Después de planificar el evento y generar su plan de sostenibilidad, puede pasarse a la organización y posterior celebración del mismo. Es en estas dos fases de organizar un evento es donde se plasman las ideas, medidas y objetivos marcados.
Fase de organización de un evento sostenible
En la fase de organización se empieza a dar forma al evento conforme a lo establecido en la fase de planificación. Búsqueda de instalaciones para celebrarlo, contratación de proveedores, compra de materiales...
Básicamente, se trata de cumplir los objetivos de sostenibilidad definidos en el plan de forma escrupulosa en los siguientes pasos, comunes en la organización de un evento.
- Dependiendo de la magnitud del evento y según lo establecido en la fase de planificación, es el momento de contratar a una empresa especializada. La empresa organizadora del evento debe de tener en cuenta las pautas marcadas en el plan de sostenibilidad para cumplir con los objetivos del evento.
- Escoger el lugar de celebración del evento, teniendo en cuenta factores como transporte necesario, accesibilidad y localización.
- Seleccionar los alojamientos para los participantes, según los criterios sostenibles y teniendo en cuenta los servicios de alojamiento que ofrece la comunidad local para ofrecer unos beneficios locales. Debe valorarse si existen alojamientos en la zona que siga estándares ecológicos.
- Según los objetivos sostenibles marcados en la fase de planificación, tanto medioambientales como sociales, se deben gestionar los proveedores de servicios y suministros del evento así como los productos que se usarán según lo establecido en el plan de sostenibilidad.
- Escoger los materiales que se distribuirán entre los asistentes, que deberán adaptarse a los objetivos de sostenibilidad establecidos en la fase de planificación, apostando también por los formatos y materiales más sostenibles.
- Difundir, entre los participantes, asistentes y miembros de la comunidad local así como medios de comunicación, los objetivos sostenibles del evento.
Fase de celebración del evento
La fase de celebración del evento también se conoce como la fase de ejecución, en la cual se lleva a cabo el propio evento y por tanto todas las acciones y medidas sostenibles establecidas en las fases anteriores. En este punto se aplican las medidas sostenibles previstas y se comprueban que las éstas se lleven a cabo de forma correcta. En esta fase se incluyen los siguientes pasos:
- En la ejecución del evento, se ponen en marcha las medidas de sostenibilidad establecidas por parte de los proveedores que dan los servicios al evento durante esta fase.
- Se debe controlar que todas las medidas establecidas en el plan de sostenibilidad se cumplan, tanto por parte de los proveedores de servicios del evento como por parte de los participantes y asistentes.
- Para poder realizar la fase de evaluación del evento de forma efectiva, se debe recoger toda la información relacionada con el evento.
- En esta fase se deben aplicar todas las medidas relacionadas y establecidas en el plan de sostenibilidad: llevar a cabo una correcta gestión de residuos generados, aplicar las medidas de ahorro en el consumo energético y de agua así como las medidas de prevención de contaminación lumínica, acústica, etc.
Fase de evaluación del evento
La fase de evaluación del evento, es la etapa final en la que hay que evaluar el grado de consecución de los objetivos planteados en el inicio. Los objetivos se evalúan mediante el cálculo de indicadores, como consumo energético, emisiones de CO2, etc.
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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Adrià Gelabert
Responsable de Innovación Lavola
