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Captio: revolucionando el business travel

problemáticas de los gastos de representación

Integrar las hojas de gasto en otros sistemas

Posteado por: Dan Moser | 07/09/2013 | Categorias: Hoja de gastos

Las empresas cuentan con multitud de sistemas para la gestión de procesos de negocio, entre ellos los viajes de empresa. Integrar el control de las hojas de gasto en éstos es un paso de sentido común y que ofrece muchas ventajas.

Se cuentan entre ellos los omnipresentes ERPs, herramientas de Customer Relationship Management, plataformas de Data Warehousing, sistemas de Business Intelligence, plataforma de Reservas de Viajes... La lista es interminable, el entorno de sistemas corporativos ha sufrido un crecimiento y especialización espectacular en los últimos años.

Seguramente, el primer sistema que viene a la cabeza tratando el proceso de gestión de gastos es el contable. Dado que la información que se desprende de las hojas de gasto es indispensable para llevar la contabilidad de la empresa, los datos de las notas de gasto llegan -aunque deba ser introduciéndose manualmente- a estos sistemas.

Es indispensable integrar la información de los gastos con el sistema contable

Integrar las hojas de gasto en otros sistemas

El problema es lo que esta carga manual representa para la empresa en recursos y el poco valor que aporta. Al fin y al cabo se trata de una tarea totalmente burocrática, sin un valor “real”. Otra parte con la que debe estar integrada la gestión de gastos de empresa es con los sistemas de Recursos Humanos para controlar temas relacionados con nóminas y payroll.

No es bueno que se creen “islas de información” debido a la falta de integración de sistemas.
Queda patente que los diversos sistemas corporativos forman una red para articular todos los procesos de negocio que existen en la organización. No tiene sentido que ninguno de ellos forme una isla de información y, desde luego, no el sistema que gestione los gastos de viajes. De hecho, sus resultados e información debe quedar registrados en varios otros sistemas presentes. Por eso, asegurar un flujo integrado de la información con el mínimo esfuerzo es necesario.

Image(s): FreeDigitalPhotos.net


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