Los que llevan un tiempo relacionados con el mundo de los viajes de empresa saben que a menudo surgen imprevistos y cambios. Situaciones de gasto que se podrían considerar extrañas ocurren constantemente y es necesario incorporar información contextual a las hojas de gastos para evitar problemas durante su gestión.
Agendas que cambian, citas que se posponen, comidas a las que se invita a un cliente, el día a día de un trabajador en un viaje de negocios es cambiante, en cierta medida caótico y poco predecible. Las reglas para aprobar o rechazar un gasto no están talladas en piedra.
Una metodología habitual -y un poco rudimentaria- usada por los trabajadores, es apuntar en el reverso de los tiques la información que se quiere recordar. Cuando redactan su hoja de gastos la añaden a una columna de observaciones o similar. Esto puede servir en un caso de emergencia pero no debería ser lo habitual en un proceso de gestión de gastos riguroso.
Para establecer un flujo de este tipo se pueden utilizar herramientas como los smartphones, que permiten acceder a sistemas de reporte de gastos desde cualquier lugar.
Image(s): FreeDigitalPhotos.net
