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Información adicional en la hoja de gasto

Posteado por: Dan Moser | 05/09/2013 | Categorias: Hoja de gastos

Los que llevan un tiempo relacionados con el mundo de los viajes de empresa saben que a menudo surgen imprevistos y cambios. Situaciones de gasto que se podrían considerar extrañas ocurren constantemente y es necesario incorporar información contextual a las hojas de gastos para evitar problemas durante su gestión.

Agendas que cambian, citas que se posponen, comidas a las que se invita a un cliente, el día a día de un trabajador en un viaje de negocios es cambiante, en cierta medida caótico y poco predecible. Las reglas para aprobar o rechazar un gasto no están talladas en piedra.

Información adicional en la hoja de gasto
 
 
La política de gastos es y debe ser la medida para saber si un gasto de viaje es aceptable o no. Sin embargo, las reglas no deben estar talladas en piedra y deben valorarse en conjunto con la situación en la que se ha realizado el gasto. Si el sentido común se opone -según la persona que realiza el gasto- a lo que la política de gasto dice, ésta debería ser capaz de una forma sencilla de contextualizar esa situación para que el supervisor disponga de la información en el momento de aprobar su hoja de gastos.
 

Una metodología habitual -y un poco rudimentaria- usada por los trabajadores, es apuntar en el reverso de los tiques la información que se quiere recordar. Cuando redactan su hoja de gastos la añaden a una columna de observaciones o similar. Esto puede servir en un caso de emergencia pero no debería ser lo habitual en un proceso de gestión de gastos riguroso.

Registrar directamente en la hoja el gasto junto con las observaciones in situ Lo ideal, es disponer de un mecanismo para asociar ese gasto con una serie de observaciones sobre la situación en la que se ha producido y conseguir que automáticamente se propague esta información hacia la hoja de gastos. Ésta no se reporta hasta el final del periodo, registrando todos los gastos relativos a éste.
 

Para establecer un flujo de este tipo se pueden utilizar herramientas como los smartphones, que permiten acceder a sistemas de reporte de gastos desde cualquier lugar.

Hoja de Gastos Perfecta guía gratuita

Image(s): FreeDigitalPhotos.net