Agilización de procesos, ahorro de dinero, de horas de trabajo, de papel y de espacio. La gestión digital de facturas supone muchas ventajas para las empresas, incluido el departamento de Recursos Humanos. ¿No tienes muy claro qué puede aportar la digitalización de documentos y facturas para la gestión de personal? Te lo mostramos.
Para que entiendas la importancia que tiene la gestión digital de la facturación, hay estudios que indican que el ahorro de tiempo para una empresa puede superar las 250.000 horas anuales. Eso se traduce en dinero.
Pero también implica ganar en operatividad y eficiencia, puesto que el equipo de finanzas y administración puede destinar ese tiempo que ha ganado a realizar otras tareas. De continuar con los procesos manuales, es más probable que necesites más empleados para desempeñar el mismo volumen de trabajo.
Por cuestiones tan prácticas como esta es por lo que la gestion automatizada de facturas de proveedores se ha convertido en una de las claves de la transformación digital empresarial.
De hecho, durante el confinamiento y esta época post COVID-19 que estamos viviendo, la demanda de los servicios de gestión automatizada de facturas de proveedores ha aumentado un 50%. Son cifras aportadas por los últimos estudios de 2019, en el que se reflejaba que el porcentaje de utilización de la gestión digital de facturas había crecido un 13,51% con respecto a 2018.
Este crecimiento ha sido constante durante los últimos años, pero la demanda se multiplicará exponencialmente a lo largo de los próximos meses para dar respuesta a las nuevas necesidades del mercado. Los desarrollos internos pasan por la innovación en sus procesos, y ello implica una profunda transformación digital.
Eficacia para las empresas de la gestión digital de facturas
Las empresas no pueden permitirse el volver a parar, y para ello necesitan herramientas que ofrezcan la posibilidad de continuar con su actividad desde cualquier ubicación. La gestión digital del proceso de gestión de facturas, por tanto, cobra más importancia que nunca.
Además de las ventajas que ya conocemos, como son el ahorro de tiempo, de costes o de papel (la reducción de los gastos mensuales de facturación puede llegar al 85%), optar por la gestión automatizada de facturas de proveedores en este momento puede suponer una gran oportunidad para el departamento de Recursos Humanos. Pongamos algunos ejemplos:
- Optimización de recursos.
- En caso de someter a la compañía a una auditoría, el proceso será más sencillo.
- Se recibe información en tiempo real de las cuentas de cada área.
- La toma de decisiones se agiliza.
- Al eliminar los procesos manuales, se reducen los errores.
- Como se consume mucho menos papel, se reduce la huella de carbono.
- Los archivos están más organizados. Nunca más se volverá a traspapelar un contrato y encontrarás el documento que busques en cuestión de segundos.
- Al poder dar de alta a varios usuarios, estos pueden realizar las tareas de forma simultánea.
- A la hora de enviar una factura a un cliente, si la gestión del proceso es digital también le ahorra tiempo.
- Siempre es más fácil atraer talento cuando una empresa invierte en innovación tecnológica. Pero cuando se trata de Recursos Humanos, la digitalización es la gran olvidada. Aquí es donde puedes diferenciarte de la competencia.
- Se reduce el tiempo de espera para pagos y cobros. Ya no tendrás que abonar más recargos por pagos atrasados.
- Aumenta la seguridad en el tratamiento de las facturas, ya que estas no pueden modificarse y no corren el riesgo de perderse durante el proceso de tratamiento y envío.
- Como los trabajadores ganan en eficacia, aumenta su bienestar.
- Es posible establecer que cada trabajador sea responsable de subir a la plataforma las facturas que recibe de sus proveedores. Así, el proceso es mucho más ágil y es más factible pagarles a tiempo.
- Puedes integrar la herramienta de gestión automatizada de facturas de proveedores con la de gestión de compras y pedidos.
- Los empleados pueden crear solicitudes de compra y enviarlas para que se las aprueben.
- Cuando tengas que aprobar una factura, el proceso es muy sencillo. Puedes hacerlo incluso desde tu correo electrónico.
- Como es posible saber exactamente cuál es el gasto en facturas y qué márgenes de tiempo se manejan, los trabajadores tienen capacidad para negociar con los proveedores.
Además de todo lo dicho, es importante destacar que para gestionar, reportar o supervisar una factura ya no es necesario estar en la oficina. Puedes hacerlo desde cualquier dispositivo móvil.
