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¿Por qué digitalizar la gestión de gastos en época de crisis?

Myriam Zanatta
virtualizacion departamento financiero
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En plena crisis global del COVID-19, las empresas tienen que afrontar duros retos. Todas las que han podido optar por seguir operativas gracias al teletrabajo se encuentran en una situación compleja, en la que la gestión de recursos es especialmente complicada, por que lo que la mayoría optan por centrarse en aquellas labores y procesos más vitales para el funcionamiento de la empresa, y “aparcar” todos los proyectos que puedan aplazarse. Pero en realidad, esta situación puede convertirse en una oportunidad para conseguir mejores ventajas competitivas y ganar en eficiencia a pesar de la situación.

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Ahora que muchos empleados trabajan desde casa, es el momento perfecto para avanzar, por ejemplo, en la digitalización de la empresa. Esta transformación, además de permitir a las empresas mejorar su eficiencia a corto y largo plazo, está siendo cada vez más necesaria, no solamente opcional, para el correcto funcionamiento de las organizaciones.

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¿Por qué ahora?

El proceso de la gestión de gastos es uno de los que puede verse beneficiado por esta transformación. Puede parecer un proceso de poco valor y con poca prioridad, pero la verdad es que es el momento justo para dar el salto a la gestión de gastos digital. ¿Por qué ahora? Algunos de los motivos son:

  • Accesible desde cualquier lugar
    Con el teletrabajo, todos los procesos y gestiones que necesiten estar físicamente en la oficina quedan paralizados. Digitalizar esos procesos permite a la empresa seguir con su día a día sin importar si los involucrados están trabajando desde casa, en desplazamiento profesional, etc.
  • Eliminación del papel
    El papel conlleva una serie de desventajas: tiene más costes económicos (el papel en sí, la impresión, el envío de documentos físicos, etc.), ralentiza los procesos, el archivo es pesado de gestionar, los documentos se pueden perder o dañar… Al trabajar con una herramienta de gestión de gastos homologada por la Agencia Tributaria, las copias digitales de los justificantes en papel tienen validez legal, por lo que podemos olvidarnos definitivamente del papel.
  • Reducción de correos físicos y gastos de envío

    Uno de los efectos negativos de la gestión basada en el papel es que el papel tiene que viajar. Tener que gestionar valijas y envíos por correo de documentación no solo es un proceso engorroso, sino que además tiene un coste económico directo para la empresa. En cambio, si los documentos están digitalizados, con unos pocos clics llegan a su destino de forma inmediata.

  • Uso del tiempo de inactividad para desarrollos tecnológicos

    Es cierto que no todas las tareas se pueden realizar trabajando desde casa, por lo que es habitual tener momentos de reducción de la actividad, o directamente de inactividad, en los que no se está siendo productivo. Ese tiempo puede ser empleado para mejorar los procesos, ganar eficiencia y por supuesto avanzar en la digitalización de los procesos de gestión.

  • Coste de oportunidad menor
    Implementar cualquier nuevo sistema en la empresa, sea cual sea, conlleva un coste de oportunidad. En la coyuntura actual, ese coste de oportunidad es menor, por lo que viene siendo un momento óptimo para emprender la implementación de una solución de gestión de gastos.
  • Mejora de la productividad

    Mantener la productividad de la empresa en situaciones de crisis es complicado, pero no imposible. Para no perder productividad global, o incluso mejorarla, la empresa puede ayudarse de las mejoras de procesos secundarios, como la gestión de gastos.

  • Aventajar a la competencia
    Al tratarse de una crisis global, todas las empresas están afrontando los mismos retos que supone el teletrabajo y los impedimentos derivados del confinamiento. Pero no todas las empresas están igual de preparadas para hacer frente a esta situación. Las compañías que están más digitalizadas y adaptadas tecnológicamente serán las que saldrán reforzadas respecto a sus competidores.
  • Capacidad para ajustarse a las nuevas circunstancias
    Es indudable que estamos antes una situación completamente nueva y nunca vista. Contar con un proceso de gestión de los gastos digitalizado ayudará a la empresa a adaptarse y ajustarse a esta nueva situación y reaccionar de la mejor manera posible. Dicho de otro modo, ganar en eficiencia operativa durante los momentos de escasez o crisis.
  • Mejor visibilidad de los gastos
    El confinamiento es la excusa perfecta para poner hilo a la aguja en tareas que normalmente no son prioritarias y se dejan de lado en circunstancias normales. Una de estas tareas es mejorar la visibilidad de los gastos de la empresa, para poder así analizarlos mejor y aprovechar la información para tomar decisiones que pueden ser estratégicas.
  • Cumplimiento de las diferentes normativas relacionadas con los gastos
    Como casi cualquier proceso de las compañías, la gestión de los gastos está supeditada a unas normativas, en este caso concreto relacionadas con el Suministro Inmediato de Información, con el archivo de documentos, etc. Es el momento de comprobar que la empresa esté al día y cumpliendo todas estas regulaciones, y en caso de no estarlo, tomar las medidas oportunas.
  • Simplificar los procesos de aprobación y validación de los gastos
    Cuando la gestión de los gastos de los empleados se realiza de forma manual y tradicional, las personas responsables de validar esos gastos tienen que recoger los informes y los justificantes en papel, revisarlos, hablar de nuevo con el emisor del gasto en caso de encontrar alguna inconsistencia, etc. Es decir, un proceso lento y tedioso. Si además añadimos que enviar y recibir la documentación en papel está siendo más complicado actualmente, esto hace que sea todavía más lento y pesado. Por contra, un sistema que no solamente digitaliza los justificantes y los informes, sino que además también automatiza la revisión de los gastos puede quitar una carga de trabajo de poco valor pero muy necesaria a los responsables de equipo y al departamento de Administración.
  • Administrar y hacer cumplir rápidamente los cambios de reglas
    Uno de los retos de la crisis actual es que las empresas tienen que demostrar tener capacidad de reacción para adaptarse a las nuevas circunstancias. Cuanto más tarden las empresas en ajustarse a la nueva realidad, más efectos negativos padecerán. Por contra las que se adaptan rápidamente a los cambios pueden reaccionar con más inmediatez. En lo relativo a la gestión de gastos, esto significa poder contar con una herramienta que sea flexible y configurable para realizar los cambios necesarios y estar siempre adaptados.

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