Un empleado que se encuentre en un viaje de empresa debe sentirse seguro y, ante cualquier problema, como la pérdida del equipaje o la cancelación de un vuelo, se le tienen que aportar soluciones de forma rápida y efectiva. En caso contrario, es muy probable que se descentre, pierda la concentración y tenga dificultades para realizar el trabajo o función que le ha sido encomendado.
Desafortunadamente, durante un viaje es bastante habitual que tengan lugar problemas e imprevistos de mayor o menor gravedad: incidencias con el equipaje, robo o pérdida de objetos personales o documentación, cancelación de vuelos e incluso accidentes o enfermedades sobrevenidas.
En este aspecto, la Business Travel tienen la oportunidad de jugar un papel fundamental para que el viajero se sienta lo más seguro y respaldado posible ante cualquier contingencia, a través del asesoramiento adecuado y los servicios y coberturas adicionales.
Se considera que una agencia de organización de viajes corporativos está dando un óptimo y completo servicio durante el viaje cuando es capaz de asesorar o proporcionar un servicio adecuado en cinco líneas de actuación. A continuación, detallaremos la dos primeras:
1) Atención 24 horas
Esta cuestión es totalmente primordial. Toda Business Travel debe poder dar un servicio de atención urgente al viajero al que este se pueda dirigir en cualquier momento del día y, con una simple llamada, encontrar una solución a su problema de manera ágil, rápida y eficaz.
Para evitar problemas y malentendidos, con anterioridad al viaje, o sea, antes de que se pueda producir la incidencia, deberían definirse las coberturas o servicios a las que el viajero tienen derecho, los servicios que se tendrían que abonar aparte, etc.
El Account Management o responsable de la cuenta del cliente, en colaboración con el responsable de viajes de la empresa o Travel Manager, debe identificar qué coberturas precisan los empleados en sus viajes y, a partir de ahí, trazar un plan para cubrirlas.
Simplemente con el pago mediante tarjeta de crédito ya se contrata automáticamente un seguro de viajes, que puede cubrir desde una simple extravío de equipaje o un retraso de vuelo, a importantes indemnizaciones en caso de accidente o fallecimiento.
En el caso de que, por política de empresa, no sea posible utilizar tarjetas de crédito o se necesiten coberturas más específicas, la Business Travel debe proporcionar alternativas en forma de seguros personalizados a cada cliente a través de la propia agencia o mediante terceros.
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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Commercial Regional Director en BCD Travel y BCD m&i
