Organizar un evento sostenible es un proceso que cuenta con diferentes fases. El principal objetivo que se debe tener en cuenta a la hora de organizar un evento sostenible son los beneficios, tanto económicos como sociales y medioambientales, que éste debe aportar tanto a la empresa organizadora, como a los participantes y a la comunidad local.
El primer paso que se debe seguir para la organización de un evento sostenible es la planificación previa de éste, además de marcar las pautas a seguir para que cumpla los requisitos sostenibles.
En este paso es donde se define la metodología de trabajo: se marcan los aspectos medioambientales, sociales y económicos más relevantes para la organización del evento y por los cuales se debe apostar. En este punto empieza la elaboración de la política de sostenibilidad y el plan de sostenibilidad que se seguirá en todo el evento.
Puntos clave a seguir en la planificación del evento sostenible
Para planificar un evento sostenible se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
- Analizar y decidir si el tipo de evento que se quiere llevar a cabo transmite el mensaje sostenible que queremos a los destinatarios y si es el adecuado.
- Marcar las características del evento (nº de asistentes, lugar, duración, etc.)
- Definir los objetivos sostenibles del evento: por ejemplo, si será un evento “sin papel”, un evento “emisiones de carbono 0”, etc.
- Decidir cómo se va a gestionar el evento, es decir, plantearse si la organización será por parte de una sola persona o se creará un comité de planificación, o si es mejor contratar una agencia de organización de eventos o a un experto.
- Elegir un responsable en materia de sostenibilidad, encargado de coordinar las diferentes fases del evento y que se encargue de que las medidas sostenibles marcadas en el plan de sostenibilidad se cumplan.
- Formar y concienciar a las personas que intervendrán en el evento con los objetivos sostenibles marcados.
- Establecer las pautas de minimización de impactos y cómo se medirá el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos
- Esta fase también cuenta con uno de los puntos más importantes dentro de la organización de eventos sostenibles: la elaboración del plan de sostenibilidad que se seguirá durante todo el evento, del cual hablamos en el siguiente capítulo.
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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Adrià Gelabert
Responsable de Innovación Lavola
