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Captio: revolucionando el business travel

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Cómo cambiará la nueva normativa del IVA la gestión de los gastos de empresa

Posteado por: Dan Moser | 30/10/2014 | Categorias: Noticias de Captio

Hace unos días la Agencia Tributaria anunció la entrada en vigencia en 2017 del nuevo Sistema Inmediato de Información (SII) con el objetivo de agilizar las actuaciones de control y las devoluciones. La idea es sencilla: conocer en tiempo real las transacciones comerciales que se realizan. El alcance de los cambio que esta normativa provocará en algunos procesos de la empresa son todavía inciertos.

Las grandes empresas (inicialmente la norma será obligatoria sólo para aquellas que facturen más de seis millones de euros anuales) deberán comunicar en un periodo máximo de cuatro días la información fiscal de las facturas que emitan o reciban. La norma también aplica sobre los tiques de compra. En caso de incumplimiento, el fisco podrá recurrir a sanciones.

¿Una transición fácil o traumática?

A pesar de que la AEAT afirma que aplicar los cambios necesarios para cumplir la normativa no va a ser traumático para las grandes empresas, ya que cuentan con sistemas informáticos que integran muchos de sus flujos de trabajo con facturas, resulta difícil generalizar. Se prevé que haya campos que presenten dificultades adicionales.

tiques

Un caso problemático puede ser la gestión de gastos de empresa. En la operativa habitual actual, los gastos se acumulan hasta generar periódicamente un informe que pasa a los circuitos de supervisión y contabilización de la empresa. Aparte de la demora inicial, este proceso se puede retrasar hasta semanas.

Cuando el SII entré en vigor, el lapso de tiempo desde que se produce el gasto hasta que la empresa es capaz de notificarlo a Hacienda será de un máximo de cuatro días. Esto abre numerosas preguntas sobre cómo deberá cambiar la operativa de las empresas para gestionar estos gastos de viaje.

Aunque resulta difícil aventurar qué cambios se van a tener que dar para adaptarse a esta nueva normativa, esta noticia parece apuntar a que las empresas deberán automatizar la forma en la que sus empleados en movilidad les hacen llegar sus gastos para ser capaces de reportarlos a Hacienda de una forma muy ágil.

Envió de la información fiscal

La AEAT prevé el envío de la información a través de web service, o -para los casos con poco volumen- a través de formulario o importación web. Si bien no deberá aportarse la factura en sí, sí su información. Previsiblemente esto redundará en la digitalización del proceso de gestión de gastos.

Inevitablemente, la nueva normativa de Sistema Inmediato de Información forzará algunos cambios en los procesos empresariales. Por supuesto, aportará ventajas, y no exclusivamente para el fisco.

Hablando estrictamente de la gestión de gastos de viaje, fomentará un control mucho más exhaustivo por parte de la empresa y una mayor productividad en los flujos de reporte, supervisión y contabilizaciónEn un ámbito más general, acogerse a este sistema permitirá a las empresas ampliar en 10 días el término para presentar las autoliquidaciones, la eliminación de la necesidad de presentar las tres declaraciones anuales de IVA y, probablemente, una menor incidencia de inspecciones para las empresas cuya operativa se ajuste totalmente a la legalidad.

Cómo puede Captio facilitar la adaptación al SII

Por supuesto, Captio va a evolucionar para adaptarse a las necesidades que tendrán las empresas en cuanto al SII. Estamos seguros que como plataforma cuyo fin es automatizar la gestión de gastos de empresa podemos y debemos aportar mucho en el reporte inmediato de información con fines legales.

Galaxy_Nexus

Captio aporta una ventaja fundamental, la captura y digitalización de cada gasto en el momento en el que se produce mediante el smartphone; después de esta captura, el sistema extrae automáticamente la información del justificante. Todos estos datos que ahora mismo pasan a la fase de supervisión se podrán suministrar directamente a la AEAT en un proceso ágil, independiente del lugar y automático.

Por supuesto, la noticia salió solamente hace unos días y será necesario estudiar e implementar algunos cambios en la plataforma, pero estamos seguros de que Captio va a tener mucho que ofrecer para resolver esta nueva situación.

Nos ponemos a trabajar.

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