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Captio: revolucionando el business travel

Retos que conlleva el SII en España

Posteado por: Aitor Laskurain | 19/12/2017 | Categorias: Suministro Inmediato de Información

El mes de julio entró en vigor el Suministro Inmediato de Información (SII), un ambicioso proyecto que va a revolucionar la gestión del IVA. En este post te explicamos cuáles son los retos que plantea la aplicación del SII en España.

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Gestión del IVA y el SII.jpgEl SII es un novedoso sistema de gestión del  IVA que exige que las compañías informen en prácticamente a tiempo real de sus facturas recibidas y emitidas A partir de la implantación del SII, las empresas están obligadas a enviar la información a la administración en apenas 8 días (y a partir de 2018 el plazo se reducirá a tan solo 4 días). Los datos deberán incluir, entre otros, la fecha y hora de emisión de la factura, la información relativa al emisor y al receptor, así como los importes de la operación y de los impuestos derivados de ella.  
 
De esta forma, el nuevo SII acerca el momento en el que se registran o contabilizan las facturas al de la realización de la operación económica que subyace a ellas. Hasta ahora, solo se informaba de las facturas al final del mes o del trimestre.
 

Gracias a la tecnología, las empresas llevarán su registro directamente desde la sede de la Agencia Tributaria. Para tener una idea del volumen de información que gestionará el Ministerio de Hacienda, una empresa como Repsol emite más de 200 millones de facturas cada año.  

Esta nueva gestión del IVA en tiempo real será obligatoria únicamente para las grandes empresas que facturen más de 6 millones de euros al año.  Los grupos de IVA y las compañías que se acojan al régimen de devolución mensual también deberán cumplir con el nuevo SII. Se estima que en estos momentos el IVA en tiempo real afectará a más de 63.000 empresas. Aunque la cifra no parece excesivamente grande,  de acuerdo a los cálculos de la Agencia Tributaria, estas compañías acumulan el 80% de la facturación anual del IVA. Sin embargo, se prevé que para el año 2020 el SII será obligatorio para aproximadamente tres millones de firmas registradas en España.

Retos que plantea el SII

Obviamente, este nuevo requerimiento a las empresas supone grandes retos tecnológicos y de gestión y tratamiento de los datos, para los que Captio tiene las soluciones más adecuadas.

1. Sobrecarga administrativa

La información que debe aportarse mediante el nuevo SII es la que se facilitaba hasta ahora con los libros de registros, añadiendo información adicional de las facturas. El número de datos puede cambiar de acuerdo al tipo documento. La introducción manual de todo ese volumen de información es un proceso largo, lento e ineficiente, por lo que se hace necesario un tratamiento automtizado de la información.   

2. Prevención de errores

Una de las fortalezas del SII es que obtiene nuestros “Datos Fiscales”, ya que tiene acceso a un Libro Registro “contrastado” y a otro “declarado” con información facilitada por terceros. Por ese motivo, es de vital importancia que la información sea correcta y veraz, descartando errores humanos. Al introducir este gran volumen de información manualmente, es probable que ocurran errores.

Retos del SII para las empresas.jpg

3. Cumplimiento de plazos

Para las facturas que se hayan recibido, el plazo para suministrar la información es de 4 días naturales a partir del momento de su contabilización.  En cuanto a las operaciones de importación, esos cuatro días naturales se computarán desde el momento en el que se produzca el registro contable del documento en el que figura la cuota liquidada por las aduanas. Los plazos para reportar, supervisar y contabilizar de gastos son extremadamente ajustados.

El SII y la gestión de viajes de empresa

Antes de la entrada en vigor del Suministro Inmediato de Información, los gastos originados en los  viajes de empresa se acumulaban hasta generar un informe que debía ser supervisado y contabilizado en la propia empresa. Era un proceso largo y tedioso ya que involucraba numerosas tareas administrativas y papeleo.

A partir de la implantación del SII, el periodo de tiempo desde la contabilización del gasto hasta su notificación a Hacienda será de 4 días como máximo. Para ajustarse a la nueva normativa y gestionar los gastos de viaje de manera adecuada, las compañías deben automatizar la forma en la que sus empleados en movilidad les remiten sus gastos.

La solución de Captio

La aplicación de Captio ofrece numerosas ventajas, entre las que destacan la agilidad en el proceso de gestión de gastos y la integración completa en el sistema contable de la empresa.

Con tan solo utilizar un smartphone, Captio captura y digitaliza cada gasto en el momento en que se produce. El potente sistema OCR de lectura de Captio extrae automáticamente toda la información para cumplir con los requisitos del SII. Una vez validados los datos por el supervisor, son suministrados a la Agencia Tributaria en un proceso ágil, independiente y automático, ya que la AEAT tiene previsto el uso de webservice para ello. De esta forma, se elimina la gestión manual de datos y se garantiza la absoluta corrección de los mismos.

Con Captio todas las etapas del proceso se integran en un flujo perfectamente sincronizado. Gracias a la rapidez en el reporte, en la supervisión, en la comprobación de las políticas de gasto y en la contabilización, se aceleran todas las fases de la gestión de datos.