Poder establecer una relación entre los gastos generados y un centro de costes concreto en la hoja de gastos es básico para el seguimiento y análisis económico, ya se trate de un departamento, área o proyecto.
Uno de los factores más básicos y recurrentes en la mayoría de empresa es poder establecer una relación entre los gastos generados y un centro de costes concreto, entendiendo éste como un concepto genérico al que imputar gastos: un proyecto, un departamento, un área de la empresa...
El objetivo de fondo es fundamentalmente económico. En el caso de los departamentos, ser capaz de imputar cada gastos a un centro de costes hace posible incorporar los gastos de viajes a las otros orígenes de gastos que soporta. Dado que en muchos casos, los gastos relacionados con los viajes forman una partida importante, es necesario tenerlos en cuenta para establecer el presupuesto anual.
Cuando el centro de costes es un proyecto la situación es similar, es necesario tener esos costes contabilizados para poder atribuirlos.
Se suele usar una codificación propia de cada organización para relacionar hoja de gastos y centro de costes. Esta codificación puede incorporar a su vez algunos parámetros de control. Dado que en una misma hoja de gastos pueden aparecer conceptos imputados a diferentes centros de costes, esto resulta útil para discernir a primera vista información muy específica.
Esta información es útil en varias fases del proceso de gestión de gastos. Primero, el responsable que recibe la hoja de gastos para su validación debe poder asociar los gastos con el centro de costes. Por ejemplo, un jefe de proyecto debe asociar y validar cada gasto en función del contexto de cada proyecto. Por otra parte, a un nivel más profundo del proceso, el controller o alguna figura del área de finanzas debe poder establecer y analizar de forma efectiva los gastos por orígenes.
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