Disponer de una buena política de gastos de viaje de empresa es fundamental, pero sólo es el primer paso para conseguir ordenar el proceso de gestión de gastos.
Además, no es el más complicado. Lo realmente difícil es implantarla en la organización, expandirla y conseguir que todo el equipo la asimile y tenga presente.
Para conseguir esto, desgraciadamente no es suficiente escribir un documento, adjuntarlo en un email, mandarlo y dar al equipo por enterado. Hay que conseguir comunicar toda esa información de una forma efectiva. Las políticas de gastos tienden a ser documentos pesados, lo normal es que los trabajadores tengan en mente aquellas reglas que más aplican, pero no el resto. Además, hay que tener en cuenta que el documento que refleje la política de gastos puede ser una fuente habitual de consulta para aquellos trabajadores que habitualmente reporten o supervisen gastos.
Por todas estas razones, hay que compartir adecuadamente la información. Para difundirla hay multitud de métodos más o menos sofisticados, desde usar la intranet de la empresa, algún mecanismo público para compartir ficheros o incluso alguna red social corporativa. El objetivo es que la política de gastos esté al alcance de cualquier trabajador cuando lo necesite.
Un factor decisivo a tomar en cuenta en cuanto a la difusión es la figura del supervisor de gastos de equipo. Dado que estas personas van a ser las que principalmente velarán por el cumplimiento de las políticas de gastos, y a la vez la ejercerán de educadores hacia los trabajadores que les reporten gastos, es fundamental que conozcan a la perfección los entresijos de la política de gastos de empresa. Por eso puede ser interesante organizar alguna formación o taller práctico como parte del proceso de puesta en marcha de una nueva política de gastos o bien cuando ha habido modificaciones importantes en ésta.
Sin embargo, el mecanismo de difusión definitivo es llevar un buen control. La existencia de una política de gastos no servirá de nada si no se toma en serio asegurar su cumplimiento. No hay que llevarlo a extremos, pero es bueno que cale una sensación de orden y control de los gastos de la organización. Saber no solamente que existe una política, sino que además se analizan cuidadosamente los gastos reportados y que existen consecuencias en caso de incumplimiento es fundamental para un proceso de implantación satisfactorio.
