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Ahorrar en viajes de empresa: reservar con antelación

Posteado por: Sandra Teruel | 06/11/2013 | Categorias: Gestión de gastos
Reservar con antelación es, sin duda, una de las mejores maneras de ahorrar costes en alojamiento para viajes de empresa. En este artículo te explicamos los trucos y la mejor estrategia para conseguir los mejores precios y ofertas.

Las nuevas estrategias de fijación de precios

La aparición de las compañías aéreas low cost (bajo coste) supuso un antes y después en las estrategias de fijación precios. Las tarifas fijas pasaron a la historia y ahora en cuestión de semanas, días o hasta minutos los precios pueden variar considerablemente.

Esta política de precios, que empezó, como hemos dicho, con las aerolíneas y después con los trenes de largo recorrido, se ha extendido también a los alojamientos, tanto hoteles como apartamentos.

Hoy en día, muchos hoteles calculan su mejor tarifa disponible y la van variando según la ocupación en cada momento. Esto significa que pueden salir ofertas muy importantes (de hasta un 50% o menos del precio habitual) tanto con mucha antelación como a última hora, cuando los gestores de los alojamientos comprueban que aún quedan plazas libres.

Claves para ahorrar

La mejor manera de ahorrar en la reserva de un alojamiento corporativo es fijar una estrategia que tenga en cuenta el funcionamiento de estas nuevas estrategias de precios importadas de la gestión de las aerolíneas. Dicha estrategia comprende de los siguientes pasos.

ahorro alojamiento corporativo

1. Reservar con antelación

Siempre es recomendable reservar el alojamiento, tanto si es un hotel como un apartamento, con la máxima antelación posible. De esta forma, prácticamente siempre nos aseguramos un precio inferior a la tarifa habitual y, además, tendremos más margen para negociar servicios gratuitos o rebajas en los mismos.

El problemas es que, en muchas ocasiones, la urgencia o planificación tardía de un proyecto de trabajo no permite organizar el viaje con el margen de tiempo adecuado.

2. Procurar siempre hacer reservas que permitan el reembolso por cancelación

Esta cuestión, como ya comentamos en el post anterior, es muy importante, puesto que en caso de que nos interese cancelar o modificar las fechas del desplazamiento (algo muy habitual en los viajes por motivos de trabajo) nos veremos imposibilitados de hacerlo, pudiendo llegar a perder todo el dinero.

3. Una vez tengamos confirmada la reserva con antelación, ir mirando la web para ver si sale alguna oferta mejor

Un fallo habitual es, una vez realizada la reserva con antelación, olvidarse del tema. Esto es un error puesto que, como hemos visto, los hoteles van modificando sus precios según la operación y, en cualquier momento y sobre todo a última hora, pueden ofertarse precios más bajos que los que habíamos contratado con antelación.

4. En caso de que haya una oferta más ventajosa, exigir que se nos aplique el descuento.

Que hayamos reservado una oferta con antelación, no exime al hotel o apartamento de aplicarnos la oferta más ventajosa que haya sacado al mercado. En ocasiones, esta rebaja se realiza automáticamente, pero no siempre es así, por lo que tenemos todo el derecho de exigir el mejor precio posible. De ahí la importancia de tener en cuenta la política de cancelaciones, puesto que en el caso de que no nos apliquen la rebaja, siempre podríamos cancelar la reserva y volverla a activar en las nuevas, y más ventajosas, condiciones.

Si desde la empresa no se dispone de personal, tiempo y/o experiencia suficientes para hacer estas reservas y comprobaciones, es conveniente recurrir a los servicios de una agencia de búsqueda y contratación de alojamientos, que siempre velan porque a sus clientes se les aplique la mejor oferta.

Temporadas de ferias o eventos

Cuando el destino es una ciudad donde se realizan ferias u otros eventos corporativos importantes, como Munich, Frankfurt o Barcelona, siempre hay que estudiar con suma antelación el calendario de estos actos, evitando que nuestra estancia coincida con los mismos. De lo contrario, nos podemos encontrar con serios problemas para encontrar una habitación libre y, en caso de lograrlo, tendrá que ser a un precio muy superior al habitual, pudiendo llegar a superar el 60% de las tarifas estándares de la zona.

Obviamente, si nuestra intención es acudir a alguna de esas ferias o actos, lo único que se puede hacer es ser precavido y reservar con muchísima antelación: hasta un año antes en el caso, por ejemplo, de la ciudad alemana de Munich.

Image(s): FreeDigitalPhotos.net


viajes de empresa en el 2014

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