El open booking se ha popularizado y ha demostrado ser una alternativa factible para algunas empresas. El concepto de los viajes de empresa “desintermediados” está de moda pero causa escepticismo en entornos muy acostumbrados al control.
Fundamentalmente, lo que los viajes desintermediados promueven es una mayor libertad por parte del propio viajero de empresa para organizar, contratar y gestionar su viaje. El viajero decide y finalmente reporta los gastos relacionados. Esto se contrapone al enfoque habitual en la mayoría de empresas con un programa de viajes, en el que un responsable -ya sea una figura externo o bien interna- se encarga de todos estos factores.
Este enfoque aporta beneficios claros para los viajeros, una mayor libertad para seleccionar los factores del viaje y adaptarlos a sus preferencias redunda en una mayor satisfacción. Ahora bien, presenta también retos significativos. Por supuesto, los límites de presupuesto deben seguir aplicando y la información relacionada con el viaje debe llegar de algún modo a la empresa.
Los argumentos habitualmente esgrimidos por los detractores de este enfoque se centran en tres puntos: seguridad del viajero, influencia en los acuerdos con proveedores y control de costes ocultos. Dada la prevalencia en muchas empresas de la “cultura del control”, es normal que este cambio de paradigma sea difícil de afectar en algunos entornos empresariales. En ámbitos más abiertos como la pequeña empresa resulta más fácil.
la seguridad y la obtención de información
La integración de procesos de reserva fuera del circuito de la empresa con el resto de información del programa de viajes es una de las claves para el éxito.
También existen acercamientos intermedios. Existen herramientas de autorreserva que ofrecen avances en este aspecto proporcionado una solución a medio camino entre el viaje gestionado y el no gestionado. Se basan en el concepto de ofrecer un grupo de ofertas para que el viajero escoja, éstas provienen de proveedores que la empresa ha autorizado previamente. De esta forma, se consigue que el trabajador realice su propia reserva según criterios personales pero sin escapar a los acuerdos y mecanismos de control de la empresa.
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