A nadie se le habrá escapado que hoy es viernes. Sin embargo, coincide con que es el último viernes del mes. En muchas empresas es la fecha elegida para lidiar con la gestión de gastos del periodo.
Los trabajadores que han estado viajando para la empresa recopilan todos sus tickets y se disponen a redactar sus informes de gastos. Es lo que en el mundo anglosajón se llama Office Friday, viernes de oficina, en definitiva: día de papeleo.
Y está claro que la gestión de gastos es un proceso necesario. El trabajador, naturalmente, quiere que le reembolsen lo que ha gastado trabajando y la empresa necesita que se le justifiquen esos gastos de una manera detallada. Sin embargo, la gestión de gastos no debería implicar necesariamente gastar horas y horas en papeleo.
El flujo de trabajo basado en el papel resulta ineficiente: es fuente de continuos errores y tiene importantes costes asociados. Piensa en todo el tiempo que tarda un trabajador en recopilar sus tickets y redactar su nota de gastos. Ahora multiplícalo por los trabajadores que viajan y por cada mes del año. No es poca cosa, ¿no? Todo este tiempo perdido tiene un coste, y además estaría mejor invertido realizando tareas productivas de verdad para la empresa. ¿Por qué no pasar una tarde visitando a un cliente más en vez de haciendo todo este papeleo?
Herramientas de gestión de gastos como Captio enfocan precisamente este problema. Buscan facilitar todo el proceso de entrada y validación de gastos en la empresa. El ahorro de tiempo en reportar y validar los gastos está calculado entre el 50% y el 70%.
Sin embargo, cada organización es un mundo. Estamos realizando un estudio para determinar el tiempo que cada empresa invierte en su gestión de gastos. ¿Te gustaría ayudarnos? Te animamos a compartir tus cifras en los comentarios. ¿Cuánto tiempo gasta un trabajador de media en redactar su nota de gastos en tu empresa? ¿Con qué perdiodicidad la redacta? ¿Cuánto tiempo se tarda en validar y aprobar una nota de gastos? ¡Gracias por colaborar!
