La tipología de los gastos relacionados con los viajes de empresa es extensa y muy propia de cada organización. Sin embargo, existen factores típicos que suelen regularse de forma similar en la mayoría de empresas.
Los gastos relacionados con dietas y kilometraje son dos de ellos, ya que tratan campos totalmente básicos en un viaje: la manutención, el alojamiento y el transporte necesario. Juntos, componen una parte muy elevada del presupuesto dedicado a los viajes de la empresa. Este ebook trata específicamente sobre ellos e intenta responder a las preguntas más comunes que existen en torno a estos dos conceptos.
Para empezar, cabe establecer que los gastos de dietas y kilometraje pueden englobarse dentro de dos conceptos más amplios, como son los gastos de viaje y representación.
Los gastos de viaje son las cantidades derivadas del traslado de un empleado a un lugar distinto del centro habitual donde desarrolla su actividad por exigencias del trabajo. Los gastos de representación pueden estar relacionados, pero no son lo mismo, se trata de los gastos en que el trabajador incurre para representar, promocionar, consolidar y mejorar determinadas estructuras de negocio, principalmente clientes. De esta forma, es habitual que durante los gastos de viaje se incurra en gastos de representación, pero un gasto de representación no se genera sólo en un viaje.
De esta forma, las dietas y el kilometraje son sólo dos de los conceptos que se pueden encontrar en estas dos categorías.
Las dietas se componen de todos los gastos relacionados con la manutención y -posible- estancia que genera el desplazamiento de un trabajador fuera de su centro habitual de trabajo. La forma de tratar su gestión a nivel de empresa es variopinta, pero una forma común de tratarlas es como entidades con una asignación fija. Son una forma de organizar las cantidades que abona la empresa por una comida, una cena, una noche de hotel o una combinación de éstas. Se establece de esta forma una simplificación, la empresa paga una cantidad fija por un concepto en vez de la cantidad exacta por cada gasto.
Por supuesto, esto ofrece ventajas para la gestión, pero también algunos inconvenientes como por ejemplo ser menos exactos en la gestión del gasto.
Los gastos de locomoción –entre los cuales se encontraría el kilometraje- son aquellos que se relacionan directamente con el medio de transporte usado por el trabajador para el desplazamiento. Por ejemplo el kilometraje del coche particular, un billete de avión o de tren, etc.
Como el resto de gastos relacionados con los viajes de empresa, las dietas y el kilometraje tienen carácter compensatorio, por lo que su reembolso por la empresa queda excluido de la categoría de salario.
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