Antes de empezar a buscar un salón de convenciones o un catering, los representantes de las distintas áreas deben reunirse para trazar el eje logístico y el comunicacional del evento. Hay que tener claro qué mensaje corporativo se debe transmitir dentro y fuera de la empresa.
Cuando hablamos de un evento de empresa hay que tener en cuenta que no se trata de un día de descanso fuera de la oficina. Tanto si el evento está destinado a miembros de la empresa, es decir, motivacional, como si tiene un objetivo promocional.
Uno de los primeros pasos, que va a garantizar que un evento aporte valor añadido, es ser fiel a los objetivos del evento. Es decir, al organizar un evento corporativo en primer lugar hay que crear una sólida hoja de ruta con la colaboración de distintos departamentos de la empresa (RRHH, Marketing, Producción). Es fundamental conocer los objetivos para saber qué tipo de evento debemos organizar.
Así que antes de empezar a buscar un salón de convenciones o un catering, los representantes de las distintas áreas deben reunirse para trazar el eje logístico y el comunicacional. Hay que tener claro qué mensaje corporativo debemos transmitir dentro y fuera de la empresa.
Para que esta reunión sea fructífera:
1/Reúne a quien lo necesita. Si quieres una reunión efectiva, asegúrate de convocar solamente a aquellos que están directamente relacionados con los temas a tratar en la reunión.
2/Decide y comunica el objetivo con antelación. Ya sea una reunión programada o de seguimiento, es bueno centrar los temas principales y saber de antemano los puntos a tratar. Es muy importante decir explícitamente cuál es el objetivo principal de la reunión. Esto muestra respeto por el tiempo de las personas y permite, además, que los asistentes preparen con tiempo información adicional si es que fuera necesario.
3/ Permite que los asistentes den información de antemano. Si estamos reuniendo a las personas clave y hemos centrado los temas a tratar, ya no tendrás espectadores pasivos en tu reunión. Da la oportunidad de que los asistentes envíen por e-mail puntos adicionales. De este modo no se toman decisiones precipitadas, sino que todo el mundo ha tenido oportunidad de reflexionar, aportar la información necesaria y discutir en sus equipos los puntos relevantes.
4/ Debe quedar constancia de los acuerdos de la reunión. Después de la reunión, es muy práctico mandar una acta o email en el que se concreten los puntos clave a modo resumen para mayor claridad. Es importante cerrar bien y reconocer que el objetivo de la reunión se ha cumplido, así como dejar por escrito los compromisos y decisiones adquiridos.
