La definición adecuada de los objetivos de un evento supone una serie de ventajas y beneficios tanto en la esfera organizativa, como en la consecución de las metas marcadas y el ahorro de costes.
Ventajas de un buen planteamiento de los objetivos
Los ventajas y beneficios de una definición óptima de los contenidos se pueden dividir en estos cuatro grupos:
1) Desarrollo mucho más sencillo del propio evento
Si los objetivos son coherentes, realistas y con un buen planteamiento formarán un base muy sólida sobre la que organizar un evento y desarrollarlo fácilmente. Cuando se tiene muy claro para qué se quiere organizar un determinado evento y qué se pretende conseguir es sencillo elegir el tipo de actividad corporativa más adecuada, el lugar adecuado, a quién invitar, el contenido a tratar y cómo presentarlo.
2) Consecución efectiva de las metas
La única forma de conseguir una meta, en este caso corporativa o empresarial, es tener muy claro los objetivos a alcanzar. Si además estos objetivos se rigen por el concepto y el marco teórico del Meeting Architecture, las opciones de, finalmente, lograr dichas metas se multiplican.
El Meeting Architecture viene a potenciar por encima de todo los objetivos y el contenido de cualquier evento: concepto creativo, flujo de comunicación, ponentes, formatos de exposición, formas de interactuación con los asistentes, etc.
3) Lograr un Retorno de la Inversión (ROI) adecuado
La organización de cualquier evento lleva aparejado un gasto, que puede ser muy variable pero que, en cualquier caso, siempre supone un esfuerzo económico para las empresas.
Obviamente, todas las empresas y compañìas quieren recuperar esa inversión, lo que se conoce como ROI, y esto solo es posible si se alcanzan esos objetivos previamente definidos y luego se cuantifican a través de una serie de indicadores.
4) Evitar consecuencias no deseadas
Los eventos se organizan con la esperanza de obtener beneficios pero, aunque parezca paradójico, a veces tienen un efecto totalmente contrario y acaban proyectando una imagen negativa de la empresa, ya sea en los propios empleados, clientes, proveedores u otros profesionales.
Por ejemplo, una actividad mal planteada puede dar la sensación de derroche de recursos o de mala gestión (algo totalmente desaconsejable en tiempos de ajustes de presupuesto o plantilla) u ofrecer una imagen de caos y descontrol si la organización es deficiente. De ahí la importancia mayúscula de definir al máximo los objetivos para evitar los desajustes y errores de planteamiento y ejecución.
Como hemos visto, la concreción de unos buenos objetivos es una etapa previa totalmente fundamental para la posterior organización de un evento o reunión corporativa de manera fluida, eficaz y rentable.
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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Business Development Manager en Eventoprix.es.
Eventoprix es una plataforma integral de organización y gestión on line de eventos.
