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Viaggi aziendali: consigli per diventare un buon Travel Manager

Pubblicato da Captio su 07/08/2018

Altro che prenotazione di aerei e hotel: quello del Travel Manager è un lavoro molto più complesso.

Scarica: La nota spese. I consigli per trasformarla in una risorsa per il tuo  business

In azienda, il responsabile della gestione dei viaggi aziendali ha un ruolo importante: redige la travel policy e verifica la sua compliance, gestisce i costi dei viaggi di lavoro cercando di ottimizzare i processi e trattando con i fornitori per risparmiare il più possibile e coordina risorse economiche e umane, il tutto preoccupandosi anche della sicurezza e della protezione dei dipendenti. Un compito decisamente non da poco, che se svolto in modo efficace può portare numerosi benefici all’azienda.

Ecco 4 consigli che ogni buon responsabile dei viaggi aziendali dovrebbe seguire.

 

Come diventare un buon Travel Manager

 

1 - Essere consapevoli delle esigenze reali dei dipendenti

Una parte importante del lavoro di Travel Manager consiste nell’intavolare trattative con i fornitori. È un compito delicato. Il Travel Manager deve essere in grado di ottenere sconti per far risparmiare l’azienda, ma a volte ottenere una tariffa più bassa non significa automaticamente apportare un vantaggio alla società.

Lo sconto, ad esempio, potrebbe avvenire a discapito di altri fattori. Hotel a un prezzo conveniente, ma lontano dal luogo in cui si terrà la riunione; prezzi vantaggiosi, ma senza Internet incluso. E sopperire a queste mancanze potrebbe richiedere più denaro rispetto a quello risparmiato.

Per questo è fondamentale che il Travel Manager conosca perfettamente le reali esigenze dei dipendenti, in modo da modellare il servizio su di esse.

Viaggi aziendali: consigli per diventare un buon Travel Manager

 

2 - Essere empatici

Spesso si pensa che il Travel Manager sia un lavoro puramente organizzativo. E si tende a sottovalutare la componente umana di questo ruolo, che invece è molto importante.

Perché un buon Travel Manager capisce persone e situazioni, e agisce di conseguenza. È una competenza preziosa sia nelle trattative con i fornitori sia nei rapporti con i dipendenti: conoscere da un punto di vista umano le persone con cui si lavora permette di comunicare in modo trasparente ed efficace.

 

3 - Non trascurare mai la formazione

Il settore dei viaggi aziendali cambia velocemente. Nuove tendenze, nuove necessità, nuovi strumenti tecnologici per risparmiare sulla gestione delle spese aziendali. Un Travel Manager deve stare al passo con questi cambiamenti e investire nella formazione. Ma non solo: deve essere curioso su tutto ciò che riguarda le novità del settore. Solo così può proporre sempre la soluzione migliore.  

Viaggi aziendali: consigli per diventare un buon Travel Manager

 

4 - Avere sempre un piano di riserva

Gli imprevisti capitano. Soprattutto quando si viaggia: una riunione annullata, un cambio data, uno sciopero dei trasporti.

Prenotare un viaggio in anticipo è l’ideale perché permette di trovare offerte migliori e di svolgere trattative più proficue, ma bisogna sempre avere un piano B.

È meglio cercare la flessibilità con i fornitori e scegliere mezzi di trasporto o sistemazioni che consentano l’annullamento dell’ultimo minuto o il cambio delle date.

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Categoria: viaggi d'affari, Travel manager