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    Rendere virtuali le operazioni finanziarie per adattarsi alle maggiori esigenze di smart working

    Smart working timer 4 min.
    Myriam Zanatta
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    Questa pandemia da Covid-19 lascerà ricordi indelebili. Uno di essi - che passerà probabilmente  in secondo piano - è che questa situazione rappresenterà il momento in cui il mondo si è dovuto organizzare per preparare un ufficio virtuale, permettendo ai collaboratori, dove possibile, di lavorare da casa.  

    Le aziende che stavano utilizzando poco (o per nulla) questi strumenti prima della pandemia e che al momento invece le stanno adottando per portare avanti nel migliore dei modi il lavoro da remoto, continueranno molto probabilmente ad usarli anche  una volta rientrati alla routine di sempre. 


    Un’attività che invece può essere maggiormente impreparata a reagire a questo cambio repentino, è la parte di gestione finanziaria che, ancora oggi, viene spesso gestita in modo quasi totalmente cartaceo. Le fatture e le note spesa dei dipendenti sono infatti spesso inviate al dipartimento finanziario, dove devono seguire un iter di approvazione manuale, che spesso coinvolge più persone prima di essere inserite nel  sistema contabile per l'elaborazione finale.

    Questo processo è evidentemente inefficiente. Digitalizzando infatti potrebbero essere risparmiati tempi e costi. Captio Blog Image (13)

    Nel caso in cui i dipendenti debbano lavorare da casa, questo processo si interrompe del tutto. La posta dall’esterno si accumula (ammettendo che i servizi postali continuino a consegnare) e la posta all’interno dell’ufficio si blocca. 

    Se non c’è nessuno a rivedere e approvare le fatture e le note spesa dei dipendenti, o ad inserire manualmente i dati nel sistema contabile, i venditori non possono essere pagati, e i dipendenti rimborsati. 

    Tutto ciò, chiaramente, non causa problemi gravi in caso di chiusure di una settimana o due, ma se l'evento dovesse durare a oltranza, potrebbe iniziare ad avere un impatto significativo sia sul cash flow aziendale sia sui singoli dipendenti.  

    Aziende e lavoratori, sono preoccupati  per l'impatto finanziario che il coronavirus potrà avere sugli stipendi e sui ricavi. È anche per questo che è necessario, più che mai, ridurre al minimo l’impatto.

    Automatizzare funzioni come la gestione delle note spesa, fatturazione  fornitori e tutti quei processi manuali che dipendono da cumuli e cumuli di  carta non solo può rendere i processi molto più efficiente per chi invia i giustificativi di spesa, che non dovrà più preoccuparsi di conservare le ricevute e di compilare fogli di calcolo, ma renderà anche molto più efficiente il processo di approvazione e riconciliazione bancaria gestito dal dipartimento amministrativo. 

    I dipendenti che sosterranno delle spese, così come i fornitori che emetteranno fattura, potranno  semplicemente fotografare scontrino e/o fattura, caricare l'immagine a sistema o inoltrare un’e-mail, e automaticamente la scansione permetterà che il sistema OCR ne analizzi i dati e crei una voce di spesa. 

    La policy già configurata a sistema, chiude il cerchio verificando e segnalando difformità in modo automatico. 

    I manager a questo punto ricevono una notifica via email per approvare il resoconto. Collegandosi alla piattaforma di gestione delle spese possono quindi facilmente visualizzare le immagini degli scontrini, i dettagli della transazione, e vedere se una spesa rientra o meno nella  politica aziendale grazie alle segnalazioni automatiche che gli appaiono a monitor. Una volta data la propria approvazione, la pratica passa, sempre in modo automatizzato, alla persona successiva del processo di approvazione, la quale riceverà una notifica dal sistema. 

    Dopo l'approvazione finale, i dati possono essere automaticamente esportati e codificati nel libro mastro, con una notifica inviata alla banca dell'azienda per rimborsare l'utente con un ACH (Automated Clearing House, rete elettronica per pagamenti di valore esiguo), con dei BACS (Bankers Automated Clearing Services, il tipico pagamento standard nel mondo commerciale), tramite dei SEPA (Single Euro Payments Area, che crea un sistema di pagamento standardizzato in tutta Europa grazie a degli standard comuni), con gli EFT (Electronic funds transfer, trasferimenti elettronici tra due conti bancari), o tramite Direct Entry, (per pagamenti come transazioni bancarie tramite internet e istruzioni per carte di credito e debito).

    La situazione per i flussi  di approvazione delle fatture può essere semplificata allo stesso modo per aiutare i team finanziari, implementando una soluzione di automazione pagabile tramite account. Con la stragrande maggioranza delle fatture ricevute elettronicamente (tramite PDF, fatture elettroniche o EDI, Electronic Data Interchange), i beneficiari delle fatture in tutta l’azienda possono semplicemente inviarle via e-mail a un indirizzo di raccolta centralizzato, dove possono essere caricate automaticamente nel sistema. Da lì, il workflow è molto simile a un processo online di approvazione e pagamente delle spese.

    La soluzione AP (Account Payable, pagabile tramite account) può estrarre automaticamente i dati di acquisto (articoli, quantità, costo, data d'ordine, numero d'ordine di acquisto, ecc) dalla fattura scannerizzata, e mapparla nei campi appropriati in modo che possa essere mandata per l'approvazione. Analogamente alle spese per i dipendenti, ogni persona viene automaticamente indirizzata in modo appropriato per l'approvazione, sulla base di fattori quali il codice di fatturazione e i limiti di autorizzazione del singolo. Inoltre, per ridurre la necessità di un intervento manuale nel processo, i controlli cartacei possono essere sostituiti da metodi di pagamento elettronici, ad esempio carte aziendali fisiche/virtuali o pagamenti ACH (Automated Clearing House, rete elettronica per pagamenti di valore esiguo).

    Se convertire queste due funzioni di spesa da processi centralizzati basati su carta a processi virtuali e su cloud può aiutare nei momenti in cui accedere all'ufficio non è fattibile, può anche generare importanti benefici finanziari e operativi a lungo termine. Tra questi bisogna ricordare la riduzione dei costi di elaborazione con un minor numero di errori, il controllo più efficace dei costi e la conoscenza più approfondita e basata sull'analisi della spesa aziendale, che può portare a miglioramenti strategici a lungo termine.

    Un ulteriore vantaggio nel automatizzare questi processi, che in precedenza erano solo manuali, è l'impatto umano sui dipendenti. I business travellers non hanno più bisogno di spendere ore ed ore alla fine dei loro viaggi compilando report di spesa, in modo da poter trascorrere più tempo su lavoro produttivo, così come con la famiglia. I venditori e gli appaltatori non devono aspettare settimane per essere pagati. Chi approva non ha bisogno di continuare a fare riferimento ai manuali dei dipendenti per vedere cosa è o non è all'interno della policy. Per il team di finanza, invece di dover controllare e inserire manualmente i dati riga per riga nel sistema contabile ed effettuare controlli, può concentrare il suo tempo su attività come l'analisi dei dati e la pianificazione. Grazie a questi strumenti in atto, possono farlo ovunque tramite un dispositivo mobile.

    Per maggiori informazioni su come le aziende possono ottimizzare le operazioni durante lo smart working, segui Emburse su LinkedIn.New call-to-action

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