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    Come utilizzare le mappe per l’ottimizzazione processi aziendali

    processi aziendali timer 3 min.
    Alessandra Belotti
    Scarica la scheda:  Come si avvia un sistema di gestione basato sui processi?

    Utilizzare le mappe per l'ottimizzazione processi aziendali è una strategia adottata da chi vuole migliorare la gestione delle aziende di ogni dimensione e tipologia.

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    Mappe e ottimizzazione processi aziendali

    Realizzare la mappatura di tutti i processi produttivi che riguardano un'azienda è un'attività complessa ma che è in grado di apportare notevoli benefici alla gestione aziendale complessiva.

    Quando parliamo di mappa dei processi intendiamo una vera e propria rappresentazione grafica (ossia un diagramma di flusso), che permetta di visualizzare tutte le fasi dei processi produttivi e le correlazioni tra i diversi ambiti.

    Lo scopo della creazione di queste mappe è quello di visualizzare in una modalità molto dettagliata il funzionamento di tutte le attività aziendali e le relazioni che intercorrono tra loro.

    La composizione delle mappe avviene in due fasi. Scopriamole nel dettaglio.ottimizzazione processi aziendali

    Come utilizzare le mappe in azienda

    La prima fase della realizzazione delle mappe allo scopo di ottimizzare i processi di business consiste nel suddividere le attività aziendali secondo le tre seguenti categorie:

    • processi strategici
    • processi operativi
    • processi di supporto

    Facciamo alcuni esempi per capire meglio la suddivisione. All’interno dei processi strategici possono essere incluse le operazioni di pianificazione, le decisioni finanziarie o quelle relative alla politica imprenditoriale.

    Tra i processi operativi possono rientrare invece il reperimento delle materie prime, le operazioni di ricevimento, la gestione del magazzino, la produzione o le spedizioni.

    Nel gruppo dei processi di supporto possiamo ad esempio includere il lavoro dell’ufficio risorse umane, tutto ciò che riguarda la manutenzione o i corsi di aggiornamento e di formazione rivolti al personale.

    Una volta identificate tutte le macro operazioni che rientrano nelle tre categorie di processo, sarà possibile iniziare con la definizione dei passaggi relativi ad ogni singolo procedimento o operazione aziendale.

    Ogni azienda potrà realizzare una mappa esclusiva e specifica della propria modalità di produzione; fondamentale è però che oltre alla funzione vengono identificati i rapporti tra gli stessi processi ossia quali operazioni siano vincolate ad altri processi produttivi.

    Quando sarà stata realizzata una mappa dettagliata secondo tutti gli aspetti che abbiamo appena descritto, sarà possibile procedere al suo utilizzo per l’ottimizzazione processi aziendali.

    L’ottimizzazione dei processi

    Terminata la fase preventiva di realizzazione delle mappe sarà quindi possibile iniziare a valutare ogni singolo processo identificando in quali parti esso possa essere migliorato al fine di ottenere prestazioni maggiori come ad esempio un minor utilizzo di tempo e di risorse.

    La visualizzazione grafica dei procedimenti che vengono attuati in azienda consentirà inoltre di intervenire sui passaggi che possono essere di competenza di più flussi di lavoro. In questo senso potrebbe essere ad esempio migliorata la comunicazione o lo scambio di prodotti e procedure che coinvolgano più lavorazioni.

    Ancora una volta, ogni azienda rappresenta un caso specifico e non è quindi possibile in questa sede specificare quali siano i punti di maggiore fragilità comuni a tutte le attività produttive.

    Come si può però immaginare, anche le mappe da sole non saranno sufficienti per un'ottimizzazione processi aziendali che sia realmente tale.

    I dati a supporto dell’ottimizzazione

    A questo proposito è utile introdurre la possibilità di utilizzo dei dati inerenti ad ogni procedura aziendale per consentire un'ottimizzazione che sia davvero tale.

    Anche in questo senso la realizzazione di una mappa è fondamentale in quanto permette di capire tutte le fasi che necessitino di dati a supporto della produzione stessa e quali siano quelli realmente utili per valutare l’efficacia dei processi.

    In quest’ottica l’adozione di un software gestionale specifico è fondamentale per la possibilità data da questo tipo di strumenti in grado di ottenere i dati necessari in qualsiasi momento.

    La presenza di dati aggiornati costantemente e la loro disponibilità per le persone coinvolte nei processi decisionali consentirà di intervenire con ogni tipo di correttivo in tempi e di mettere maggiormente a frutto il vantaggio competitivo dato dall'adozione di questo strumento di gestione.

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