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Nota spese con Captio: il caso di successo di Schindler

Pubblicato da Captio su 23/10/2018
Digitalizzazione e semplificazione: sono due concetti chiave nella crescita e nello sviluppo aziendale.

Automatizzare i processi con un software può aiutare a:

  • risparmiare sui tempi: i processi vengono snelliti, i passaggi inutili vengono eliminati e tutto viene implementato in pochi clic.

  • ottimizzare le risorse: il passaggio dalla gestione manuale alla gestione automatizzata dei processi permette di ottimizzare le risorse e gestirle in modo più efficiente e produttivo.

  • evitare gli errori: l’automatizzazione permette di evitare l’errore umano, consentendo di risparmiare tempo e denaro.

Captio è una app che automatizza il processo di gestione delle spese di viaggio, e per le aziende può essere una risorsa davvero preziosa. Prova ne è, per esempio, l’esperienza di Schindler, azienda leader nel settore degli ascensori.

Nota spese con Captio: il caso di successo di Schindler

 

Nota spese con Captio, l’esperienza di Schindler: “Perché non ci abbiamo pensato prima?”

 

Nata nel 1874, Schindler è una multinazionale leader nella mobilità urbana. L’azienda si occupa della progettazione, installazione, manutenzione e modernizzazione di ascensori, scale e tappeti mobili per ogni tipologia di edificio. Oggi il gruppo ha società presenti in più di 100 Paesi e impiega oltre 60.000 dipendenti a livello globale. È quotato alla borsa di Zurigo e nel 2017 ha raggiunto un fatturato pari a 10,17 miliardi di CHF (circa 8,69 miliardi di Euro). In Italia Schindler S.p.A. opera dal 1948, e in Spagna è presente da oltre 70 anni.

 

La sfida

Prima di implementare Captio, Schindler Spagna utilizzava un sistema tradizionale per il rimborso delle spese che consisteva nel:

  • compilare i moduli;

  • raccogliere tutte le fatture;

  • far validare dal reparto Amministrazione;

  • inserire il tutto a sistema.

Questo processo richiedeva tempo, impegno e il coinvolgimento di numerose persone e reparti, anche perché bisognava controllare che non venissero commessi errori.

L'azienda disponeva già di un sistema per la scansione e la digitalizzazione delle fatture dei fornitori per il processo di acquisizione e vendita. Ciò ha favorito la ricerca di una soluzione come quella di Captio, risposta ideale alle esigenze di Schindler. Captio infatti dispone di una tecnologia di scansione da smartphone, una lettura automatica dei dati e un processo digitalizzato e automatizzato nella gestione delle spese di viaggio aziendali, sia in fase di rendicontazione che in fase di verifica delle spese.

 

La soluzione

Date le dimensioni dell’azienda, che vanta una presenza capillare in tutta la Spagna, e la complessità del progetto, è stato realizzato un progetto pilota. Sono state individuate 10 persone in diverse aree geografiche, scegliendo sia dipendenti propensi ad accettare la sfida dei cambiamenti tecnologici sia persone più ostili alla loro adozione. Dato il successo del progetto pilota, in un periodo compreso dai tre ai sei mesi, la soluzione di Captio è stata implementata a livello nazionale, integrandola con l’infrastruttura IT e con l’ERP del reparto Amministrazione e Finanza di Schindler. Questo ha permesso a circa 650 persone appartenenti alla forza vendita, dipendenti commerciali, tecnici e personale d’ufficio in mobilità, di richiedere mensilmente il rimborso delle spese attraverso questo sistema.

 

I risultati

A distanza di pochi mesi dall’implementazione, il processo digitalizzato e automatizzato di Captio ha consentito a Schindler di semplificare il processo di back office di circa il 70%.

 

Francisco García, Head of Finance Administration di Schindler Spagna, sostiene che:

Captio ha semplificato del 70% il processo di back office e ha migliorato la vita di un altro 70% alle persone che devono presentare le rendicontazioni

e aggiunge:

Sono tutti entusiasti, la prima cosa che ci hanno detto è perché non ci avessimo pensato prima

 

Se vuoi approfondire il case study di Schindler, guarda il video:

 

 


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Categoria: Captio, app, case study