Uno dei metodi più utilizzati per la rendicontazione delle spese di viaggio dei dipendenti e in generale per la nota spese è il modulo rimborso spese Excel.
In questa guida scopriremo innanzitutto di che cosa si tratti nel dettaglio e quali siano le sue caratteristiche.
In seguito spiegheremo dove si possono scaricare dei moduli gratuiti per la nota spese anche pensati espressamente per le aziende.
Concluderemo con una considerazione sui limiti e sulle alternative a questo tipo di strumento informatico.
Come è fatto un modulo rimborso spese Excel?
Il modulo rimborso spese Excel è una tabella realizzata con il noto programma dei fogli di calcolo di Microsoft.
In rete esistono molti modelli già pronti che possono essere scaricati ed utilizzati direttamente. Ce ne sono di diverso tipo, come ad esempio il template per rimborso delle spese di viaggio o dei dipendenti.
Le versioni possono essere anche molto differenti tra loro, ma ad esempio è possibile scaricare un modulo che prevede la possibilità di compilare diversi parametri, come i dati relativi alla persona che presenta la nota spese, il suo ruolo, il periodo di riferimento ed il motivo di richiesta del rimborso spese.
Oltre ai dati presenti nell'intestazione, il foglio Excel presenta poi delle colonne per inserire i dati specifici del rimborso richiesto che comprendono ad esempio:
- Data
- Conto o progetto di riferimento
- Descrizione della spesa
- Spese di soggiorno
- Spese per i pasti
- Spese per i trasporti
Il modulo di rimborso spese può essere scaricato e modificato a piacimento, aggiungendo colonne o modificandone l’intestazione.
Dove si trovano i template da scaricare
Questo tipo di moduli preimpostati possono essere scaricati da diversi siti a partire da quello ufficiale di Microsoft.
I modelli vengono aggiornati periodicamente; tra quelli disponibili è possibile scaricare anche alcuni moduli di rimborso spese per i dipendenti pensati quindi appositamente per le aziende e per i viaggi.
In questo caso oltre alle colonne che prevedono la suddivisione delle spese indicate nel modello precedente, sono presenti anche spazi dedicati all'inserimento del chilometraggio, pensati proprio per facilitare il calcolo della spesa sostenuta e quindi del relativo rimborso.
Si tratta di modelli più o meno complessi che ben si adattano alle esigenze basilari di rendicontazione delle spese. Si ispirano alla più tradizionale delle modalità di nota spese, trasportando nel mondo digitale i moduli cartacei utilizzati fino a qualche anno fa.
I limiti e le alternative ai moduli rimborso spese Excel
Come detto fino a qui, i moduli rimborso spese Excel per le spese di viaggio dei dipendenti e per la nota spese in generale, sono strumenti utili ma che presentano comunque dei limiti importanti.
Infatti si tratta fondamentalmente di moduli che non hanno funzioni aggiuntive rispetto alle versioni prestampate su carta.
Pure utilizzando un sistema digitale, questo tipo di modulo presenta gli stessi rischi legati alla rendicontazione classica come, per citare i più significativi, l'ampia possibilità di errore nell'inserimento dei dati e la necessità di fare riferimento a documenti e giustificativi di spesa cartacei.
In altre parole, questo tipo di modulo prevede che il dipendente o il collaboratore presentino all'azienda un foglio Excel compilato con le spese sostenute, al quale allegare poi documenti e fatture.
Un altro limite tipico di questa modulistica è quello legato alla necessità di copiare ed inoltrare il foglio Excel a più persone o dipartimenti aziendali qualora la spesa di viaggio sia inerente a più reparti.
Come è facile immaginare, l'intervento manuale e il numero di persone coinvolte rendono più probabili le possibilità di errore, con conseguenti perdite di tempo o imprecisioni nei conti. Ma esistono delle alternative?
Come superare i limiti dei moduli
Questi limiti potrebbero apparire come insignificanti, ma vanno pensati nella complessità aziendale e nella necessità di avere a che fare con decine di note spese analoghe.
Esistono però delle alternative valide, come i software gestionali per la nota spesa e per la rendicontazione.
Il primo vantaggio dato da questi strumenti è quello di poter gestire con un programma tutte le note spese, senza la necessità di elaborare manualmente i dati.
Questa possibilità include anche la maggior semplicità di gestione, a partire dall'estrazione dei dati in base alle variabili scelte dall’utente. In secondo luogo, tramite l’utilizzo di un programma o di un’app di questo tipo, il dipendente ha la possibilità di caricare in tempo reale le spese ed eventualmente i documenti relativi, semplificando così ulteriormente l’intero processo di rendicontazione e riducendo al minimo la possibilità di errore.
Ottimizzare la gestione delle spese della tua azienda e semplice
Richiedi ora una demo gratuita di Captio e rendi pio efficeint i processi