La nota spese è il documento che il lavoratore compila per richiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta di lavoro.

Può essere cartacea o digitale ed è composta da una serie di campi. Chiaramente, il numero e la tipologia di campi dipendono dalle esigenze dell’azienda, ma i campi standard, presenti praticamente in tutte le note spese, sono:

• nome del fornitore
• causale della spesa
• importo
• data

La nota spese può essere arricchita da campi aggiuntivi (ad esempio, il tetto massimo oltre il quale non si può sforare) per permettere una compilazione e una gestione più accurata.

Come si compila una nota spese?

La compilazione della nota spese segue tre fasi:

1) Stesura: di solito viene fatta direttamente dall’impiegato che ha effettuato le spese partendo dai relativi scontrini, fatture o ricevute.

2) Controllo: l’azienda verifica che gli importi indicati siano corretti e che le spese siano conformi alle politiche aziendali.

3) Inserimento dei dati convalidati nella contabilità generale dell’azienda: dopo questo ultimo passaggio, si può procedere al rimborso.

Quali sono le difficoltà nella compilazione della nota spese?

Quasi tutte le aziende, prima o poi, si sono trovate a dover gestire la compilazione della nota spese. Questo processo può portare ad alcune difficoltà:

• Tempo eccessivo: elaborare la nota spese richiede tempo. È stato calcolato che, in media, può portare via un’ora al mese per impiegato.

• Mancanza di produttività: questo procedimento non apporta valore aggiunto all’azienda e non aumenta la produttività aziendale.

• Attività noiosa: la maggior parte dei lavoratori percepisce l’elaborazione delle note spese come un’attività estremamente noiosa.

• Errori: l’errore umano può sempre verificarsi, e il controllo delle inaccuratezze è inefficace, complesso e costoso.

Come si crea la nota spese perfetta?

Esiste il modo per evitare questi problemi? Questi due consigli ti aiuteranno a realizzare note spese ottimali, efficaci e senza errori.

1 - Definisci una chiara politica sulle spese e informa gli impiegati

Non si può pretendere che un impiegato compili correttamente la sua nota spese se prima non è stato informato sulla politica aziendale (causali ammesse, importi massimi prefissati, etc.). Realizza un manuale apposito e diffondilo tra i dipendenti: essere informati è il requisito essenziale per un lavoro ben fatto e per essere produttivi. In questo modo eviterai qualsiasi malinteso e ridurrai il numero di errori e di procedure sbagliate.

2 - Automatizza i processi

Un altro modo per evitare errori è utilizzare un software in grado di automatizzare i processi. Inserire manualmente le spese partendo dallo scontrino può portare a errori, sia durante l’elaborazione delle note da parte degli impiegati sia in fase di controllo e di inserimento dei dati nella contabilità generale. Per fortuna esistono software tecnologici e applicazioni in grado non solo di cancellare ogni errore umano, ma anche di snellire il processo facendo risparmiare tempo e fatica. È sufficiente fare una foto degli scontrini e delle fatture e lo strumento si occuperà di identificare i dati, rilevare tutti gli aspetti non conformi e inserire le informazioni automaticamente nella contabilità generale.

La gestione e il controllo delle spese possono diventare procedimenti estremamente semplici e sicuri, sia per il dipendente che per le aziende. Basta solo usare gli strumenti giusti.