La nota spese è documento fiscale di fondamentale importanza per l’azienda che il lavoratore compila per richiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta di lavoro. In queste occasioni è infatti il lavoratore dipendente ad anticipare i costi della trasferta, così come di altre spese (cene con fornitori, trasporti, pernottamento) e, al suo rientro in azienda, è importante che si provveda alla corretta compilazione della nota spese.
Questo documento può essere cartaceo o digitale ed è composto da una serie di campi da compilare.
Il numero e la tipologia di tali campi dipendono dalle esigenze dell’azienda ma quelli standard che devono essere necessariamente presenti in tutte le note spese, sono:
- nome del fornitore
- causale della spesa
- importo
- data
La nota spese può essere poi arricchita da campi aggiuntivi (ad esempio, il tetto massimo oltre il quale non si può sforare) per permettere una compilazione e una gestione più accurata.
Come si compila una nota spese perfetta?
Innazitutto, la compilazione della nota spese deve rispettare tre fasi di compilazione:
1) Stesura: di solito viene fatta direttamente dall’impiegato che ha effettuato le spese partendo dai relativi scontrini, fatture o ricevute.
2) Controllo: un addetto o ufficio preposto in azienda verifica che gli importi indicati siano corretti e che le spese siano conformi alle politiche aziendali.
3) Inserimento dei dati convalidati nella contabilità generale dell’azienda: dopo questo ultimo passaggio, si può procedere al rimborso.
Quali sono le difficoltà nella compilazione della nota spese?
Quasi tutte le aziende, prima o poi, si sono trovate a dover gestire la compilazione della nota spese. Questo processo può portare ad alcune difficoltà:
- Tempo eccessivo: elaborare la nota spese richiede tempo. È stato calcolato che, in media, può portare via un’ora al mese per impiegato.
- Mancanza di produttività: questo procedimento non apporta valore aggiunto all’azienda e non aumenta la produttività aziendale.
- Attività noiosa: la maggior parte dei lavoratori percepisce l’elaborazione delle note spese come un’attività estremamente noiosa.
- Errori: l’errore umano può sempre verificarsi, e il controllo delle inaccuratezze è inefficace, complesso e costoso. Non dimentichiamo, inoltre, che può accadere di smarrire scontrini o fatture da allegare alla nota spese.
Come si crea la nota spese perfetta?
Esiste il modo per evitare questi problemi? Quali sono le caratteristiche di una nota spese perfetta? Questi due consigli consentiranno di realizzare note spese perfette, efficaci e prive di errori.
1 - Definire una chiara politica sulle spese e informa gli impiegati
Non si può pretendere che un impiegato compili correttamente la sua nota spese se prima non è stato informato sulla politica aziendale (causali ammesse, importi massimi prefissati, etc.). Per questo motivo, è utile realizza un manuale apposito di compilazione e distribuirlo tra i dipendenti che saranno soggetti alla compilazione della nota spese. Una corretta informazione è un requisito essenziale per un lavoro ben fatto e per essere produttivi. In questo modo si eviteranno qualsiasi malinteso con una conseguente riduzione del numero di procedure sbagliate.
2 - Automatizzazione i processi
Un altro modo per evitare errori è utilizzare un software in grado di automatizzare i processi. L’inserimento manuale delle spese sostenute, infatti, partendo dallo scontrino o dalla fattura conservata può portare a errori, sia durante l’elaborazione della nota spesa da parte degli impiegati, sia in fase di controllo e di inserimento dei dati nella contabilità generale. Per questo, oggi, esistono diversi software tecnologici e applicazioni in grado non solo di evitare l’errore umano e di snellire il processo facendo risparmiare tempo e fatica. È sufficiente fare una foto degli scontrini e delle fatture e lo strumento si occuperà di identificare i dati, rilevare tutti gli aspetti non conformi e inserire le informazioni automaticamente nella contabilità generale.
Inoltre, grazie all’uso della tecnologia, è possibile condividere la nota spese in tempo reale con il proprio datore di lavoro o l’incaricato preposto al controllo in modo da risparmiare tempo e creare una maggiore ottimizzazione di tutto il processo.
Con gli strumenti giusti, la gestione e il controllo delle spese possono diventare procedimenti estremamente semplici e sicuri, sia per il dipendente che per le aziende. Sarà così più semplice compilare e consegnare una nota spese perfetta.
