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    Perché tutte le aziende avrebbero bisogno di un software nota spese?

    viaggio di lavoro timer 3 min.
    Myriam Zanatta
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    Un software nota spese è uno strumento necessario per ogni azienda? Analizziamo i vantaggi di questo tipo di strumento.

    Nuevo llamado a la acción

    Prima dei software nota spese: la gestione dei costi

    Chiunque abbia esperienza nell'amministrazione di un'azienda saprà come gli obblighi amministrativi, contabili e le procedure aziendali richiedano uno sforzo molto elevato per la gestione delle spese.

    Non si tratta solo di far fronte al controllo dei costi nel bilancio aziendale, quanto anche di gestire correttamente le uscite necessarie al corretto funzionamento dell’azienda, a partire dai viaggi aziendali.

    Questi aspetti rappresentano un problema soprattutto per le imprese che ancora si avvalgono di una rendicontazione tradizionale per quanto riguarda le spese e, più in generale, per la loro assegnazione e controllo.

    Il processo di gestione dei costi manuale non solo implica il dovere avere a che fare con le ricevute e con le rendicontazioni cartacee, ma porta con sé anche un elevato rischio di errore nella rendicontazione stessa sia da parte di chi ha effettuato le spese sia da chi le deve gestire. Ciò si traduce irrimediabilmente in un aumento dei tempi necessari per questi aspetti e di conseguenza, in un costo maggiore per l’azienda.

    La rendicontazione e le politiche di viaggio

    In quest'ottica sicuramente i costi di viaggio rappresentano un aspetto complesso da gestire per quanto riguarda la nota spese.

    Una gestione ottimale consiglierebbe di individuare e stabilire una precisa politica di spesa in merito ai viaggi aziendali. La presenza di politiche determinate in questo senso permetterà di effettuare scelte più semplici sia per quanto riguarda la determinazione del budget sia per la verifica del rispetto dello stesso.

    Tuttavia ancora una volta se questo tipo di rendicontazione venisse effettuata manualmente essa comporterebbe ancora i rischi che abbiamo descritto nel paragrafo precedente. Ecco quindi che l'adozione di un software nota spese consente di ottenere diversi vantaggi in tutto il processo.

    Analizziamoli più nel dettaglio.

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    I vantaggi dei software per gestione note spese: dalle spese di viaggio all’analisi dei dati

    Come accennavamo nel paragrafo precedente, un software nota spese è in grado di apportare diversi vantaggi alla gestione delle spese di viaggio, ma più complessivamente, all’amministrazione aziendale.

    Questa tipologia di soluzioni informatiche consente di portare l'azienda verso un maggior grado di digitalizzazione. Di conseguenza i processi manuali verranno ridotti e con essi diminuirà anche la maggiore possibilità di errori connessa a questo tipo di sistema.

    La riduzione delle possibilità di errore porta con sé una gestione migliore del tempo che si traduce in una riduzione di costi per l'azienda. Tuttavia i vantaggi dei software per note spese non terminano qui.

    Le politiche di viaggio

    Un secondo aspetto interessante da considerare riguarda la possibilità di verificare che le politiche di viaggio aziendali (ma più in generale di spesa) vengano effettivamente rispettate.

    Se la gestione tradizionale delle note spese permetteva di verificare le spese solo una volta che il dipendente aveva presentato la richiesta di rimborso, con l'adozione di un software specifico sarà possibile controllare le spese effettuate e quindi il rispetto di quanto stabilito dalle policy aziendali, riducendo anche le possibilità di frodi interne

    Non si tratta di mero controllo quanto piuttosto della possibilità di monitorare costantemente i costi connessi ad un determinato viaggio, ma anche ad uno specifico aspetto produttivo. Conoscere i dati in tempo reale infatti offre la possibilità di apportare tutte quelle modifiche che potrebbero rendersi necessarie anche in corso d’opera.

    La digitalizzazione dei processi aziendali

    Un altro aspetto che dovrebbe essere tenuto in considerazione a proposito dell’amministrazione aziendale e delle note spese è che le spese, così come la loro rendicontazione, hanno subito un'accelerazione legata alla digitalizzazione ormai estesa a tutti i campi.

    La fatturazione elettronica è l'esempio più lampante di quanto ormai le ricevute cartacee e le note spese di questo stesso tipo possano essere facilmente superate. Parallelamente anche i pagamenti in digitale hanno spinto a cambiare l'ottica relativa alla gestione delle spese di viaggio, come dimostrano ad esempio le carte di pagamento prepagate studiate proprio per semplificare ulteriormente questo tipo di rendicontazione.

    Possiamo quindi affermare che l’utilizzo di un software per le note spese sia un passo necessario verso una digitalizzazione aziendale ormai non più rimandabile, a meno che l'azienda non voglia consapevolmente lasciare un vantaggio ai propri concorrenti.

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