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Il Travel Manager: ecco chi gestisce la travel policy aziendale

Pubblicato da Captio su 23/03/2018

Il Travel Manager gestisce le trasferte di lavoro. Ma ciò non significa soltanto interfacciarsi con le agenzie di viaggio e acquistare i biglietti: le sue mansioni vanno oltre a questo. Di che cosa si occupa precisamente questa figura professionale?

I compiti del Travel Manager

1 - Conosce perfettamente la travel policy aziendale

La travel policy è l’insieme delle norme con cui l’azienda gestisce, controlla e ottimizza i costi dei viaggi aziendali. Sapere a chi è possibile assegnare una determinata categoria di hotel o di trasporti, conoscere perfettamente le regole per l’organizzazione degli spostamenti, essere a conoscenza del tetto massimo di spesa di ciascun viaggiatore: il Travel Manager non solo deve essere informato su questi (e altri) aspetti, ma deve anche sapere come metterli in pratica. La sua mente è flessibile e pragmatica: deve capire quando sono ammesse eccezioni alla regola. Per esempio, può capitare che un dipendente sfori il budget fissato per i pasti, ma alla base potrebbe esserci una buona ragione. Magari si trova in un paese straniero, e i prezzi dei ristoranti sono più cari rispetto allo standard fissato dall’azienda.

2 - Apporta le modifiche alla travel policy aziendale

La travel policy è qualcosa di vivo: evolve insieme all’azienda e ai suoi cambiamenti. Il Travel Manager ha l’incarico di controllare ogni anno la travel policy e proporre modifiche e miglioramenti, raccogliendo i suggerimenti dei colleghi e applicando la sua visione pragmatica. 

3 - Diffonde la travel policy aziendale tra i dipendenti

Il ruolo del Travel Manager è operativo, quindi, ma anche di consulenza. Perché il Travel Manager è il punto di riferimento per chiunque abbia dei dubbi riguardo alla travel policy: è lui che informa i colleghi sulle regole e sulla loro applicazione.

La figura del Travel Manager: ecco chi gestisce la travel policy dell’azienda

4 - Gestisce le spese di viaggio. Trovando il giusto compromesso tra le esigenze dell’azienda e quelle dei dipendenti

Il Travel Manager decide come organizzare il budget a disposizione. Il suo incarico è individuare quelle aree del business travel che potrebbero essere gestite meglio in modo da far risparmiare l’azienda, senza però compromettere il comfort del dipendente in viaggio. Secondo uno studio condotto dall’Association of Corporate Travel Executives (ACTE), la riduzione dei costi di viaggio è considerata una priorità per l’88% dei Travel Manager intervistati. Gli altri posti della classifica sono occupati dalla sicurezza dei dati (84%), dal miglioramento della soddisfazione del viaggiatore (75%) e dalla semplificazione del programma di viaggio (72%). Tutti questi obiettivi possono essere raggiunti con una gestione più smart e tecnologica della travel experience, magari con l’aiuto di un’app per le spese di viaggio. Ed è questo il motivo per cui il Travel Manager del futuro deve essere sempre più techy e attento all’innovazione.

Insomma, il Travel Manager è una figura complessa. A metà strada tra numeri e rapporti umani, tra razionalità ed empatia.

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Categoria: viaggi d'affari