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Tabella comparativa La gestione delle spese aziendali

Il controllo della contabilità dei costi: con che frequenza farlo?

Pubblicato da Captio su 22/08/2015

La contabilità dei costi è un processo di grande rilevanza all’interno di un’azienda. Grazie a essa è possibile analizzare e monitorare i costi generati dai singoli reparti, nonché la loro distribuzione ed evoluzione rispetto ad altri periodi e rispetto al bilancio stabilito. Questo tipo di contabilità può essere un valido strumento per migliorare l’efficienza della gestione dei costi dell’impresa: ecco perché è fondamentale controllarlo in modo scrupoloso. Ma cos'è meglio? Un controllo mensile, trimestrale o semestrale?

In Italia non esiste una legge al riguardo: ogni azienda procede come meglio crede, in base alle esigenze specifiche. Per decidere ogni quanto intendiamo fare il monitoraggio di questo tipo di contabilità bisogna considerare principalmente due fattori: gli sforzi che richiede e i benefici che ne derivano.

Monitoraggio della contabilità dei costi: con che frequenza?

Controllo mensile della contabilità dei costi

Un controllo mensile fornisce il margine di tempo necessario per assicurarsi che la contabilità dei costi sia stata eseguita correttamente, individuare eventuali errori o discrepanze e agire di conseguenza. Si può far coincidere questo controllo con il momento in cui i lavoratori consegnano la nota spese, e approfittarne per fare un controllo anche della conformità alla politica delle spese dell’azienda.

Controllo trimestrale della contabilità dei costi

La seconda opzione consiste nel fare il monitoraggio della contabilità dei costi con cadenza trimestrale. In questo caso, il compito di controllare la contabilità dei costi viene realizzata in quattro momenti dell'anno: lo sforzo del dipartimento responsabile (di solito quello di contabilità e finanza) può concentrarsi su questi momenti precisi e risultare più facile a livello organizzativo. È consigliabile evitare i periodi che coincidono con i momenti di maggiore lavoro per il dipartimento, come la fine dell'anno, in cui ci sono molti compiti da sbrigare: chiudere i bilanci, predisporre quelli dell'anno successivo, etc.

Controllo semestrale della contabilità dei costi

Con questa opzione, il controllo della contabilità dei costi viene svolta due volte all’anno. Il limite più grande di questo tipo di controllo è che le irregolarità e le deviazioni prodotte e accumulate durante i sei mesi possono possono essere tante, e può risultare difficile risolverle in modo soddisfacente. Per questo non è raccomandabile aspettare così tanto tempo per svolgere questo compito: la risoluzione dei problemi rischia di essere meno efficiente.

Monitoraggio della contabilità dei costi: con che frequenza?

Oggi, grazie alla tecnologia, è possibile una quarta soluzione, che prevede controlli più frequenti: anche due (o più) volte al mese. Questa modalità permette di rilevare irregolarità e deviazioni in modo quasi istantaneo, facilitando il processo di risoluzione.

Il controllo frequente è però impossibile se non si ha accesso alle informazioni aggiornate delle spese e dei costi generati. Fortunatamente oggi esistono tecnologie come Captio: questa applicazione permette di controllare e classificare in modo istantaneo le spese di viaggio dell'azienda realizzate dai lavoratori. Perciò, nel caso si disponga di strumenti di questo tipo che facilitano e automatizzano il controllo, può essere molto vantaggioso fare una verifica abituale della contabilità dei costi.

Il consiglio generale è quello di non lasciare passare troppo tempo: è l’unico modo per individuare e risolvere in modo più efficiente deviazioni e irregolarità.

Tabella comparativa La gestione delle spese aziendali

Categoria: Contabilità e fiscalità