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    I vantaggi della rendicontazione spese digitale per la gestione aziendale

    digitalizzazione timer 3 min.
    Alessandra Belotti
    Scarica la scheda:  Come si avvia un sistema di gestione basato sui processi?

    Sentiamo spesso parlare di digitalizzazione come soluzione a molte delle difficoltà aziendali: è davvero così? Vogliamo rispondere con questa guida, che mostra i vantaggi principali dell’utilizzo della rendicontazione spese aziendali in modalità digitale, rispetto al tradizionale sistema cartaceo.

    Scopriremo perché rendicontare le spese con l’aiuto di uno strumento digitale possa essere vantaggioso, affrontando in modo particolare alcune tipologie di spesa.

    Seguiranno alcune considerazioni sulle possibilità date dalle applicazioni per la gestione e la rendicontazione della spese

    Concluderemo con alcuni vantaggi dal punto di vista delle operazioni amministrative e fiscali.

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    Perché parlare di rendicontazione spese in forma digitale?

    In un mondo dove gli strumenti digitali sono sempre più presenti a tutti i livelli, è ancora corretto chiedersi se sia vantaggiosa o meno la gestione digitale delle spese e di altri aspetti aziendali? 

    La risposta è sì, perché nonostante i passi avanti fatti in questo senso, non è raro incontrare aziende anche di grandi dimensioni che ancora delegano alla carta e all’analogico parte del proprio processo di gestione. 

    Accade anche nella rendicontazione delle spese, dove spesso scontrini e ricevute si mischiano a fatture elettroniche e ricevute digitali. Come semplificare tutto questo?

    Spese, viaggi e trasferte

    Un ambito dove certamente la rendicontazione delle spese può trarre vantaggio dalla gestione in digitale, è quello relativo alla gestione dei viaggi di lavoro, delle trasferte e delle spese di spostamento

    Soprattutto per quanto riguarda viaggi e trasferte, la rendicontazione porta con sé un ampio margine di errore, dovuto alla molteplicità delle spese da conteggiare, che si moltiplicano per un numero spesso elevato di dipendenti.

    Con un numero alto di transazioni da considerare, il rischio di errore aumenta parallelamente, con una possibile perdita di tempo per individuare eventuali errori o controlli ripetuti per evitarli all’origine. 

    Tutto questo si traduce però in un costo per l'azienda; ecco perché la gestione delle spese in forma digitale può rappresentare una fonte di risparmio e ridurre drasticamente le possibilità di errori, volontari o involontari che siano. 

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    I vantaggi dei programmi di rendicontazione spese

    Oltre a quanto detto in precedenza, un programma di rendicontazione spese offre diversi vantaggi, come ad esempio la possibilità di personalizzazione delle spese, che è in grado di semplificare ulteriormente la gestione delle uscite.

    In secondo luogo questo tipo di studenti consentono di personalizzare diversi parametri, introducendo ad esempio degli avvisi in caso di sforamento di un budget prestabilito o di spese non autorizzate. 

    Si tratta di alcuni esempi di utilizzo di questi applicativi, ma che fanno comprendere come questi strumenti non consentono solo di passare definitivamente dalla carta al digitale, ma permettono anche di avere un controllo maggiore sempre più focalizzato su questo importante ambito aziendale. 

    Rendicontazione spese, aspetti fiscali e finanziari

    Oltre a quanto detto fino a qui, la rendicontazione spese effettuata tramite app può aver anche ulteriori vantaggi, come quelli derivanti dalla possibilità di conteggiare aliquote IVA diverse.

    Questo è un caso molto frequente per chi si trova a dover fare i conti con viaggi o spese effettuate all’estero.

    Parallelamente, la possibilità di semplificare la riconciliazione bancaria, costituisce un ulteriore vantaggio a tutto favore della semplificazione della rendicontazione delle spese aziendali.

    Dopo quanto detto fino a qui, non possiamo quindi che affermare come l’adozione di un app o di un programma gestionale per questo aspetto non possa che costituire un vantaggio, a favore della maggiore rapidità di questo tipo di operazioni, della minor possibilità di errore e di maggiore tempo da dedicare ad altri aspetti aziendali.

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