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    Guida alla riduzione costi aziendali

    gestione spese timer 3 min.
    Myriam Zanatta
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    La riduzione dei costi aziendali è un aspetto fondamentale per una gestione ottimale di ogni impresa. Ma quali sono gli elementi da considerare e i passaggi realmente efficaci per un effettivo piano di riduzione dei costi?

    Ne parliamo in questa guida, dove affronteremo in primo luogo la differenza tra riduzione dei costi aziendali e spending review.

    Affronteremo in seguito diversi elementi e passaggi da considerare, che se applicati complessivamente a tutti i processi aziendali, saranno in grado di portare ad un'effettiva ottimizzazione dei costi aziendali e ad una conseguente riduzione costi.

    Agilità nella gestione delle spese

    Riduzione costi aziendali e taglio della spesa

    Quando si affronta il tema della riduzione dei costi aziendali si sente spesso parlare di spending review, il cui significato letterale sarebbe revisione della spesa, ma che viene talvolta inteso come taglio netto a tutte le uscite. 

    Questa interpretazione è mutuata nel linguaggio comune dall'utilizzo del termine in politica, ma è tuttavia solo una sfumatura che nasconde invece un processo molto più complesso e al tempo stesso efficace.

    Taglio o riduzione?

    Il primo passo che vogliamo consigliare in un processo complessivo di ottimizzazione e riduzione dei costi aziendali è quello di evitare il taglio indiscriminato delle uscite quando ci si renda conto che i costi aziendali siano eccessivi o superiori rispetto a quello che ci si era prefigurati.

    Il rischio in questo senso è infatti quello di procedere ad un taglio indiscriminato delle uscite, che potrebbe quindi influire anche su costi necessari o investimenti per il futuro. Come fare quindi per applicare un efficiente piano di riduzione costi?

    Identificare le spese

    Fondamentale per un'effettiva riduzione della spesa è quella di procedere ad un lavoro di identificazione delle spese stesse. Potrebbe apparire come un investimento di tempo ulteriore che potrebbe gravare sui procedimenti aziendali complessivi, ma non deve invece essere inteso in questo senso.

    Il primo passo da compiere infatti per ottimizzare le uscite è quello di conoscerle nel dettaglio. Da questo punto di vista è consigliato di dettagliare il più possibile ogni aspetto delle uscite; in questo modo saremo in grado successivamente di capire quali siano le spese effettivamente necessarie quelle superflue e dove potrebbero nascondersi degli sprechi.

    riduzione costi aziendali

    Confronto periodico tra spesa e budget

    Una volta identificate le spese aziendali è utile procedere ad un confronto tra la spesa periodica ed il budget che è stato assegnato in precedenza a quel determinato reparto o processo produttivo. Nel caso in cui un budget invece non fosse stato fissato, un ulteriore consiglio è quello di identificarne uno, attribuendo anche una periodicità che potrebbe essere ad esempio trimestrale o annuale.

    La verifica puntuale della corrispondenza tra budget e le spese effettivamente realizzate è infatti la modalità più utile per poter intervenire su eventuali sprechi o per identificare spazi di ottimizzazione.

    Digitalizzazione

    In seguito a quanto abbiamo detto nel paragrafo precedente, è facile intuire come la gestione delle spese e del budget possa essere facilitata utilizzando tutti possibili strumenti digitali a disposizione.

    A questo proposito molto utile per la riduzione dei costi potrebbe essere l'adozione di uno strumento per la gestione delle spese e per la rendicontazione, in grado di semplificare il lavoro dei reparti contabili innanzitutto, ma in secondo luogo anche di alleggerire le altre funzioni produttive di tutti quei processi di rendicontazione, rimborso o verifica delle spese effettuate che finiscono inevitabilmente per gravare sui tempi di lavoro.

    Marginalità

    Quanto detto fino a qui aveva la funzione principale di aiutare nell'identificazione delle spese aziendali. Una volta stabilito quanto abbiamo spiegato nei paragrafi precedenti, sarà possibile intervenire sui processi che generano un minor profitto.

    Non sempre infatti è facile identificare quali produzioni, prodotti o servizi abbiano una marginalità inferiore; un miglioramento di questi prodotti e processi specifici o addirittura una loro eliminazione (nel caso in cui non ci fosse margine di miglioramento), potrebbe essere una strategia in un piano complessivo di riduzione dei costi operativi.

    Quanto detto fino a qui ovviamente è un discorso generalizzato, ma che può essere efficacemente applicato alle aziende di ogni tipologia e dimensione. 

    Spesso infatti si cade nella tentazione di pensare che i piani le strategie aziendali siano qualcosa riservato alle realtà di grandi o grandissime dimensioni; fortunatamente non è così, in quanto in questa tipologia di processi può essere facilmente e utilmente applicata anche nelle realtà più piccole.

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