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    Guida completa sul travel manager

    Travel manager timer 3 min.
    Alessandra Belotti
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    Nell’articolo che segue tratteremo tutti gli aspetti da conoscere sullla figura professionale del travel manager.

     

    Scopriremo prima di tutto di cosa si occupa, considerando questa figura a livello aziendale. 

    Spiegheremo in seguito perché un travel manager possa rivelarsi utile a livello aziendale. 

    Parleremo più approfonditamente degli ambiti di lavoro di questa figura e quali siano gli aspetti più critici della sua professione. 

    Termineremo la guida con alcune considerazioni sugli strumenti che possono rivelarsi utili per il lavoro di questa figura dirigenziale.

    L'ABC del Travel Manager

    Cosa fa un travel manager?

    Iniziamo dal chiarire l’ambito di lavoro di un travel manager; questa figura professionale è letteralmente il “dirigente dei viaggi”, cioè colui (o colei) che si occupa di gestire tutti i viaggi e le trasferte di lavoro. 

    Il suo ruolo consiste in primo luogo nell’organizzare tutti gli spostamenti dei dipendenti, a partire dal tragitto casa - lavoro fino alle trasferte di lungo periodo, in Italia o all’estero. 

    Non si tratta di un ruolo semplice: infatti il travel manager deve conciliare le esigenze aziendali di spostamento con l’offerta dei fornitori, senza dimenticare le direttive e le strategie, a partire dal budget assegnato a questa tipologia di attività.  

    Ma perché un’azienda dovrebbe dotarsi di una figura di questo tipo?

    Travel manager e azienda: perché adottare questa figura professionale

    La figura del travel manager è indispensabile per le aziende di grandi dimensioni o più strutturate, ma può rivelarsi molto utile anche per le realtà numericamente più piccole, ma che hanno comunque la necessità di gestire un numero elevato di spostamenti.

    L'adozione di questo tipo di ruolo aziendale è fondamentale per concentrare la gestione di tutti gli aspetti relativi ai viaggi in un’unica funzione e permette parallelamente di sollevare dai compiti organizzativi altre risorse, solitamente non specializzate in questo senso.

    La presenza di un travel manager è inoltre un vantaggio per la gestione aziendale, in quanto consente di riorganizzare le spese di viaggio secondo criteri stabiliti in azienda, con l’ulteriore vantaggio di monitorare costantemente spese e strategie relative a viaggi e spostamenti. 

    Ne consegue che la presenza di un travel manager da sola non è sufficiente a gestire questo aspetto specifico; è quindi necessario che l’azienda rifletta sulle proprie strategie in merito, fornendo indicazioni precise. Più le politiche aziendali saranno definite e maggiore sarà la capacità del travel manager di offrire soluzioni realmente efficaci.

    Persone, viaggi e gestione aziendale

    Come anticipavamo, quella del travel manager aziendale è una figura che non si occupa esclusivamente di organizzazione degli spostamenti, ma che piuttosto concilia le esigenze dell'azienda in merito con i vincoli legati al budget, gestendo al contempo le necessità e le richieste dei fornitori e dei dipendenti.

    Il suo è quindi un ruolo di mediazione, che non può prescindere da alcuni elementi di base, come il rapporto tra il costo del viaggio e la sua qualità e la necessità di comfort e sicurezza di ogni spostamento. 

    Anche se si tratta di una figura di introduzione piuttosto recente, sempre più attività stanno comprendendo come possa rivelarsi utile per la gestione in generale, a partire ad esempio dalla rendicontazione delle spese di viaggio

    A questo proposito alcuni strumenti possono rivelarsi estremamente utili.

    travel manager

    Gli strumenti dei travel manager

    Le capacità organizzative e di mediazione richieste ad un travel manager, non sempre sono sufficienti per gestire al meglio gli spostamenti; in suo supporto sono state sviluppate alcune applicazioni pensate per accompagnare il lavoro di organizzazione, gestione e rendicontazione di tutte le fasi di viaggi e trasferte.

    Fondamentale da questo punto di vista è che il travel manager abbia a disposizione strumenti capaci di integrarsi con gli altri prodotti utilizzati per la gestione aziendale, a partire da quelli per la rendicontazione delle spese di viaggio. 

    Le soluzioni disponibili sono diverse, ma hanno come tratto comune la possibilità di far interfacciare tra loro diversi reparti e figure professionali, accomunati dalla necessità di dialogo sugli aspetti di gestione aziendale, come ad esempio i reparti contabilità e quelli delle risorse umane. 

    Non entreremo nel dettaglio delle funzione specifiche disponibili nei programmi gestionali in questo senso, ma chiedeteci come Captio possa aiutare il travel manager: ci abbiamo pensato da tempo.

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