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Guida definitiva sulla gestione delle spese di viaggio.

Guida completa per il Travel Manager

Pubblicato da Captio su 13/11/2018

Il lavoro del Travel Manager non è facile. Bisogna essere in grado di gestire sia il budget che le persone, e trovare un equilibrio tra questi due aspetti può essere complicato. Soprattutto se la persona che svolge questi compiti non è un Travel Manager professionale, ma un vicedirettore o un dipendente dell’amministrazione.

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Di seguito troverai una piccola guida che ti aiuterà a definire meglio la figura del Travel Manager, con consigli per svolgere questo lavoro al meglio.

 

Chi è il Travel Manager

Fino a pochi anni fa, e ancora oggi in molte aziende, la figura del Travel Manager non esisteva. Le sue funzioni venivano svolte, per esempio, dal vicedirettore, o anche da un dipendente dell’amministrazione. Ma questi profili spesso non hanno né la formazione né le competenze necessarie per gestire in modo ottimale gli spostamenti e le trasferte dei dipendenti. Le caratteristiche di un Travel Manager professionale sono:

  • Possiede una formazione specifica in Travel e Mobility Management;

  • È sempre aggiornato sulle ultime tendenze del settore;

  • Conosce bene i fornitori e sa quali sono le modalità migliori per comunicare con loro;

  • Ha una grande capacità di negoziazione e di problem solving

  • Sa dare le giuste priorità ed è dotato di ottime capacità organizzative

 

Il Travel Manager di un'azienda ha un rapporto diretto con i viaggiatori, così come con i fornitori. Da un lato, raggiungere la soddisfazione del viaggiatore d'affari non è sempre facile, ma un trattamento cordiale, piacevole e empatico è molto utile. D'altra parte, un buon accordo con i fornitori facilita anche le negoziazioni e il rapporto tra i fornitori e l'azienda. E bisogna anche avere un ottimo rapporto con i fornitori.

Travel manager

 

Le funzioni del Travel Manager

 

1 - La negoziazione con i fornitori

Quali sono i passi per una negoziazione efficace?

  • Conoscere le esigenze delle persone che devono usufruire del servizio, vale a dire i dipendenti che viaggiano. Per esempio, lavorare per un team di persone più mature non è la stessa cosa che lavorare per un team più giovane, che magari cercherà di unire svago e lavoro. Ma ci sono anche esigenze più profonde e importanti, come nel caso dei viaggiatori che hanno qualche disabilità fisica. Avere chiari questi fattori permette di risparmiare tempo e risorse, evitare che sorgano problemi e prevenire i contrattempi.

  • Rispettare un budget, e se possibile ottimizzarlo. A volte, tentare di risparmiare sul budget non è sempre la scelta vincente. Invece, applicare una politica win to win è sempre positivo nelle negoziazioni a medio o lungo termine, dove un risparmio sulle tariffe non è tanto importante quanto gli “extra” che il fornitore potrebbe offrirci, che completano il prezzo di base e che danno valore al servizio. In realtà, questi “extra” permettono di risparmiare sul lungo periodo. Se l’azienda gestisce manualmente la nota spese, un alloggio con bevande incluse può essere un risparmio: magari un po’ più più costoso, ma permette di non avere 10 scontrini per le 10 bottiglie di acqua per i 10 giorni in cui è durato il viaggio, che dovranno essere gestiti, controllati, e revisionati causando un notevole dispendio di risorse per la gestione. In un’azienda con gestione automatizzata della nota spese, invece, potrebbe non essere necessario richiedere l’opzione bevande incluse.

 

2 - La definizione della politica di viaggio

La politica di viaggio di un’azienda deve includere le norme che consentono all’organizzazione (società o istituto) di realizzare e controllare l’intero processo di gestione dei viaggi, con l’obiettivo principale di ottimizzare i costi ma sempre garantendo la sicurezza del passeggero

Rispetto alla politica di viaggio, il Travel Manager deve:

 

  • Conoscere perfettamente le regole per l’organizzazione degli spostamenti e sapere a chi può essere assegnata una particolare categoria di hotel, trasporti, etc.

  • Applicare queste norme ai negoziati con i fornitori.

  • Svolgere un ruolo di consulenza con i colleghi che in caso di dubbio possono chiedergli consiglio circa l’attuazione di queste regole.

  • Valutare e rivedere le norme. Le politica di viaggio è un documento vivo, che si adatta alle esigenze reali di chi va in trasferta. Il Travel Manager, quindi, deve raccogliere le opinioni, sia positive che negative, dei viaggiatori, e fornire un punto di vista professionale e fondato per proporre modifiche e miglioramenti. In questo senso, il suo compito non è tanto quello di controllare se le norme vengono applicate, quanto capire il motivo per cui una regola non viene rispettata ed, eventualmente, modificare la politica di viaggio.

3 - L’elaborazione del piano crisi

Il piano di crisi per i viaggi aziendali è un elemento spesso sottovalutato dai Travel Manager. Si tratta di un documento molto importante nelle grandi aziende, che dovrebbe essere adottato da tutte le imprese e adattato in base alle dimensioni e al contesto.

Tra le crisi, per esempio, possono essere annoverati gli scioperi di aerei/mezzi pubblici, calamità naturali, etc. Un piano di crisi dei viaggi d’affari sarà una lista di previsioni e linee guida da seguire nel caso in cui ci si trovi di fronte ad una situazione che lo richiede. In questo modo si possono ridurre al minimo gli aspetti negativi.

Nel definire il piano crisi, il Travel Manager dovrà:

  • Determinare quali sono le crisi più probabili, in base alla destinazione, all’ambiente, etc.

  • Determinare l’esposizione al rischio. Una volta individuate le potenziali situazioni di crisi, si deve studiare il livello di esposizione dei dipendenti e dell’azienda.

  • Ripartizione delle competenze. Nella gestione di una crisi di questo tipo saranno coinvolti diversi dipartimenti della società, quindi è importante assegnare le responsabilità e i ruoli in modo chiaro e inequivocabile.

  • Organizzazione e azione di fronte ad una crisi. È necessario delineare le linee guida, i protocolli da seguire e i consigli per gestire al meglio la situazione.

 

Il Travel Management, anche se non è considerata un’area essenziale della società, ha un peso e un’importanza notevoli. Dalla gestione del Travel Manager dipenderà l’efficienza nella gestione del budget dei viaggi d’affari, così come il benessere e la qualità del lavoro dei dipendenti in movimento.


 

Come gestire in modo efficiente le spese di viaggio


 

Categoria: Travel manager, Travel management