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    L’importanza della gestione digitale delle fatture in un’azienda

    Alessandra Belotti
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    Semplificazione dei processi, risparmio di denaro, ore di lavoro, carta e spazio. La gestione delle fatture digitali presenta molti vantaggi per le aziende, ivi incluso il dipartimento delle Risorse Umane. Non sei sicuro di quanto la digitalizzazione di documenti e fatture possa contribuire alla gestione del personale? Te lo mostriamo.

    Nuevo llamado a la acciónPer farti capire l'importanza della gestione della fatturazione digitale, ci sono studi che indicano che il risparmio di tempo per un'azienda può superare le 250.000 ore all'anno, pertanto questo si traduce in denaro.

    Ciò implica altresì guadagnare in operatività ed efficienza, dal momento che il gruppo finanziario e amministrativo può destinare il tempo guadagnato allo svolgimento di altre attività. Continuando con i processi manuali, è maggiormente probabile che tu abbia bisogno di più dipendenti per eseguire lo stesso volume di lavoro.

    Per motivi pratici come questo, la gestione automatizzata delle fatture dei fornitori è diventata una delle chiavi della trasformazione digitale aziendale. Infatti, durante il lockdown e questa era post-COVID-19 che stiamo vivendo, la domanda di servizi di gestione automatizzata delle fatture dei fornitori è aumentata del 50%. Questi sono i dati forniti dagli ultimi studi del 2019, dai quali emerge come la percentuale di utilizzo della gestione delle fatture digitali sia cresciuta del 13,51% rispetto al 2018.

    Questa crescita è stata costante negli ultimi anni, ma la domanda si moltiplicherà in modo esponenziale nei prossimi mesi per rispondere alle nuove esigenze del mercato. Gli sviluppi interni passano attraverso l'innovazione nei loro processi, e questo implica una profonda trasformazione digitale.

    gestione digitale

    Efficienza per le aziende della gestione delle fatture digitali

    Le aziende non possono permettersi di fermarsi nuovamente, e per questo hanno bisogno di strumenti che offrano la possibilità di continuare la propria attività da qualsiasi luogo. La gestione digitale del processo di gestione delle fatture, quindi, è più importante che mai.

    • Oltre ai vantaggi che già conosciamo, come il risparmio di tempo, costi o carta (la riduzione delle spese di fatturazione mensile può arrivare all'85%), optare per la gestione automatizzata delle fatture fornitori, in questo momento, può significare una grande opportunità per il Personale Dipartimento delle risorse. Facciamo alcuni esempi:
    • Ottimizzazione delle risorse
    • Se l'azienda è soggetta a un audit, il processo sarà più semplice.
    • Le informazioni vengono ricevute in tempo reale dai conti di ciascuna area.
    • Il processo decisionale è semplificato.
    • Eliminando i processi manuali, si riducono gli errori.
    • Poiché viene consumata molta meno carta, si riduce l'impronta di carbonio.
    • I registri sono più organizzati. Mai più un contratto sarà smarrito e in pochi secondi troverai il documento che stai cercando.
    • Potendo registrare più utenti, questi possono eseguire le attività contemporaneamente.
    • Quando invii una fattura a un cliente, se la gestione del processo è digitale ti fa anche risparmiare tempo.
    • È sempre più facile attrarre talenti quando un'azienda investe in innovazione tecnologica, ma quando si tratta di risorse umane, la digitalizzazione viene dimenticata: è qui che puoi differenziarti dalla concorrenza.
    • Si riducono i tempi di attesa per i pagamenti e gli incassi. Non dovrai più pagare le tasse di ritardo.
    • Aumenta la sicurezza nel trattamento delle fatture, poiché queste non possono essere modificate e non corrono il rischio di essere perse durante il processo di trattamento e invio.
    • Man mano che i dipendenti diventano più efficienti, il loro benessere aumenta.
    • È possibile stabilire che ogni dipendente sia responsabile del caricamento sulla piattaforma delle fatture ricevute dai propri fornitori. Pertanto, il processo è molto più agile ed è più fattibile effettuare pagamenti in tempo.
    • È possibile integrare lo strumento di gestione automatizzata delle fatture fornitori con lo strumento di gestione degli acquisti e degli ordini.
    • I dipendenti possono creare richieste di acquisto e inviarle per l'approvazione.
    • Quando devi approvare una fattura, il processo è molto semplice. Puoi farlo anche dalla tua e-mail.
    • Poiché è possibile sapere esattamente qual è la spesa fatturata e quali tempi vengono gestiti, i dipendenti hanno la possibilità di negoziare con i fornitori.

    Oltre a quanto detto, è importante notare che per gestire, rendicontare o monitorare una fattura non è più necessario essere in ufficio. Puoi farlo da qualsiasi dispositivo mobile.

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