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Fatturazione elettronica nel 2019: come funziona e cosa devi sapere

Pubblicato da Captio su 06/12/2018

La fatturazione elettronica è già una realtà affermata presso la Pubblica Amministrazione. Ma a breve, brevissimo, verrà utilizzata anche tra privati. Il nuovo obbligo parte, per tutti, dal 1° gennaio 2019: è quanto stabilito dalla manovra finanziaria varata lo scorso anno. Il decreto fiscale collegato alla Legge di Bilancio 2019 ha introdotto una importanti novità, soprattutto in materia di non applicabilità delle sanzioni sui ritardi per tutto il primo semestre del prossimo anno.

Scarica: La nota spese. I consigli per trasformarla in una risorsa per il tuo  business

 

La fatturazione elettronica cambierà completamente il modo in cui si compileranno, invieranno, riceveranno e conserveranno le fatture. Ma vediamo più nel dettaglio che cos’è la fattura elettronica e come cambierà il processo di fatturazione.



Fatturazione elettronica

 

Fatturazione elettronica: cos’è

La fatturazione elettronica è

il processo digitale che genera e gestisce le fatture nel corso dell’intero ciclo di vita che le caratterizza: dalla generazione all’emissione e ricezione, fino alla conservazione, a norma, per 10 anni.

Al centro di questo processo ci sono quindi le fatture elettroniche

 

fatture in formato digitale, introdotte con la legge finanziaria 2008, in cui l’Unione Europea (EU) invita gli Stati membri a prevedere un quadro normativo e tecnologico adeguato a gestire in maniera elettronica tutto il sistema di fatturazione e controllo fiscale

In sostanza, la fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare il supporto cartaceo (e tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione).

Il formato è chiamato FatturaPA. Si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML.

La fatturazione elettronica definisce un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. I passaggi sono i seguenti:

  1. La fattura elettronica viene compilata attraverso un software di fatturazione elettronica.

  2. La fattura viene poi firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario.

  3. La fattura viene poi inviata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio. Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio invia il documento al soggetto privato a cui è indirizzato.

Fatturazione elettronica: come funziona

Produzione

Per produrre una fattura elettronica e compilarla occorre innanzitutto un software dotato della funzione di creazione del file XML. Mediante il Sdl, si potrà poi trasmettere (e ricevere) la fattura elettronica a privati. La procedura per fatturare è sempre la stessa. È necessario redigere la fattura ma poi, anziché stamparla o inviarla via e-mail in formato PDF, bisogna generarla nel formato XML FatturaPA.

 

Firma

Una volta che è stata prodotta la fattura elettronica (un file XML) è necessario firmarla digitalmente tramite firma elettronica qualificata e poi inviarla tramite il Sistema d’Interscambio al destinatario. Tutto ciò è possibile rivolgendosi a un gestionale di fatturazione.ù

 

Ricezione e registrazione

Il SdI è una specie di postino! Sarà il Sistema a farti pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici.

A te non resterà che importare la fattura elettronica nel tuo software per registrarla. Se invece ci tieni tanto a registrarla a mano non dovrai fare altro che aprire il file con un lettore idoneo e registrarla (anche se è probabile che nei primi tempi le aziende invieranno ai clienti anche una copia “tradizionale”).



Come funziona: conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che permette di conferire valore legale nel tempo a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo. La normativa prevede che i gruppi di fatture elettroniche vengano conservati per 10 anni, sia da chi emette la fattura che da chi la riceve.

I vantaggi sono tanti. La conservazione sostitutiva permette alle aziende di risparmiare sotto diversi punti di vista, dalla stampa allo stoccaggio fino all’archiviazione, in quanto:

  • vengono eliminati i costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);

  • non c’è più rischio di distruzione, corruzione o perdita;

  • non si perde più tempo per la ricerca e la consultazione.


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Categoria: fattura elettronica, fatturazione elettronica