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    Elementi essenziali a copertura delle travel policy aziendali

    spese di viaggio timer 3 min.
    Myriam Zanatta
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    Oggigiorno l'attuazione di una nuova politica di viaggio aziendale in azienda rappresenta una sfida. Tenendo conto del cambio di paradigma dovuto al COVID-19, ci sono fattori come la due diligence che hanno assunto un'importanza speciale. Se vuoi essere preparato e sapere come sviluppare le travel policy in questi tempi turbolenti, non perderti il ​​prossimo post.

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    Molte aziende hanno assistito ai loro programmi di viaggio ridotti o messi in standby a causa della situazione instabile che accompagna la pandemia di COVID-19. Sebbene esse siano consapevoli del cambiamento di paradigma in relazione ai viaggi aziendali, sono ben consapevoli del loro settore e sanno che i viaggi d'affari rappresentano una parte importante per il raggiungimento dei loro obiettivi.

    Pertanto, le travel policy aziendali sono in una fase di costante riassetto e devono tenere conto di un fattore chiave, ossia quello della flessibilità, flessibilità che consentirà all'azienda di avere una risposta rapida alle mutevoli situazioni che possono verificarsi in questo nuovo mondo post-covid.

    Due diligence

    Pertanto, la due diligence è uno dei fattori chiave oggi quando si pensa a come sviluppare le politiche di viaggio. La sicurezza dei viaggiatori d'affari e di tutto il team, all'interno e all'esterno dell'azienda, rappresenta una priorità. La creazione di un protocollo di sicurezza robusto e flessibile è il punto numero uno da considerare quando si parla di politiche di viaggio aziendali.

    Richieste di viaggio

    L'azienda ora più che mai deve gestire molto bene gli spostamenti ed evitare spese inutili. Pertanto, è consigliabile implementare un processo di approvazione prima del viaggio.

    Spese di viaggio

    Sulla stessa linea, dal punto precedente, le spese di viaggio devono essere molto ben determinate e controllate. Pertanto, la digitalizzazione nel processo sarà essenziale. Una digitalizzazione che assumerà sempre più risalto in tutte le fasi della nota spese ma anche nei diversi ambiti delle travel policy aziendali. Inoltre, in relazione alla policy per le spese di viaggio, dovrebbe essere specificatamente dettagliata la maniera in cui verranno pagate le spese aggiuntive, qualora vi dovessero essere. Occorre invece definire la modalità di invio delle spese per il rimborso, il termine di consegna e il periodo di tempo in cui tali spese verranno rimborsate.

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    Prenotazione

    Una corretta travel policy dovrebbe avere anche una sezione che spieghi in dettaglio come si effettuano le prenotazioni. A questo punto, vediamo anche che il processo è diventato sempre più digitalizzato. Se nella fase pre-COVID-19 la digitalizzazione era già stata imposta nel processo di prenotazione attraverso gli strumenti delle agenzie di viaggio o di altre piattaforme, da ora in poi sarà definitiva. D'altra parte, all'interno delle travel policy aziendali è fondamentale spiegare perché è importante che le prenotazioni vengano effettuate attraverso i canali stabiliti dall'azienda. Vanno inoltre inserite le informazioni sull'anticipo con cui è consigliabile effettuare le prenotazioni per l'ottimizzazione dei costi delle tariffe aeree e alberghiere.

    Alloggio

    Nel contesto attuale, è molto importante conoscere la situazione in cui l'evoluzione della pandemia è in una specifica destinazione, paese, regione. La sicurezza del passeggero viene prima di tutto e rappresenta pertanto una priorità.

    Vanno invece promosse quelle catene alberghiere che rientrano nell'elenco dei fornitori preferenziali dell'azienda. Nelle travel policy aziendali va inoltre specificato se è possibile prenotare solo camere standard o quali servizi complementari (servizio in camera, parcheggio, late check-out) saranno rimborsabili.

    Mezzi di trasporto

    Oltre a incoraggiare i viaggiatori a prenotare tenendo conto dell'elenco dei fornitori preferiti, l'azienda deve stabilire una serie di regole sul tipo di tariffa che i dipendenti possono prenotare. La politica di viaggio aziendale dovrebbe riflettere quali servizi accessori saranno coperti dall'azienda. Devono altresì essere specificate altre misure di risparmio, come quando usufruire degli scali e quando invece prendere un volo diretto. D'altra parte, per ottimizzare i costi, si consiglia di limitare l'autonoleggio ai soli casi in cui i servizi taxi o di trasporto non siano disponibili, o siano troppo costosi. Quando si tratta di noleggio auto, è importante includere dettagli sulla copertura assicurativa e le informazioni di contatto nel caso in cui il viaggiatore possa avere un incidente.

    Questi sono alcuni dei concetti di base da tenere in considerazione quando un'azienda valuta come sviluppare le politiche di viaggio. Pertanto, la pianificazione di tutti i dettagli, la flessibilità nella risposta e l'integrazione della digitalizzazione sono i grandi alleati di un'efficiente politica di viaggio aziendale adattata all'attuale cambiamento di paradigma.

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