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    Perché digitalizzare la gestione spese in periodo di crisi?

    digitalizzazione timer 4 min.
    Myriam Zanatta
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    Ora che molti dipendenti lavorano da casa, è il momento perfetto per andare avanti con la digitalizzazione dell'azienda. Questa trasformazione, oltre a consentire alle aziende di migliorare la propria efficienza nel breve e nel lungo periodo, sta diventando sempre più necessaria, non solo facoltativa, per il corretto funzionamento delle aziende. Il processo di gestione delle spese è uno di quelli che devono beneficiare di questa trasformazione, e adesso ti spieghiamo perché.

    Si stima che prima dell’emergenza sanitaria faceva ricorso al telelavoro appena il 13% delle imprese (intorno ai 500mila addetti, secondo i dati dell’Osservatorio del politecnico di Milano), mentre ad oggi solo il 4% delle imprese non lo ha mai utilizzato. La situazione è diventata un'opportunità per ottenere migliori vantaggi competitivi e guadagnare efficienza nonostante la situazione.
    Agilità nella gestione delle spese

    Perché ora è il momento di passare alla gestione delle spese digitali?

    Accessibile da qualsiasi luogo

    Con il telelavoro, tutti i processi e le procedure che devono essere fisicamente in ufficio sono bloccati. La digitalizzazione di questi processi consente all'azienda di continuare la sua attività quotidiana, indipendentemente dal fatto che le persone coinvolte stiano lavorando da casa, in uno studio professionale, ecc.

    Eliminazione della carta


    La carta possiede una serie di svantaggi: ha più costi economici (la carta stessa, la stampa, l'invio di documenti fisici, ecc.), rallenta i processi, i fascicoli sono pesanti da gestire, i documenti possono essere persi o danneggiati ... Quando si lavora con uno strumento di gestione delle spese approvato dall'Agenzia delle Entrate, le copie digitali delle ricevute cartacee hanno validità legale, quindi possiamo dimenticarci definitivamente della carta.

    Riduzione della posta fisica e dei costi di spedizione


    Uno degli effetti negativi della gestione basata sulla carta è che la quest'ultima deve viaggiare. Dover gestire valigie e spedizioni di documentazione non è solo un processo gravoso, ma ha anche un costo economico diretto per l'azienda. Se invece i documenti vengono digitalizzati, con pochi click arrivano immediatamente a destinazione.

    Utilizzo dei tempi di inattività per sviluppi tecnologici

    È vero che non tutte le attività possono essere svolte lavorando da casa, quindi è comune avere momenti di ridotta attività, o direttamente di inattività, in cui non si è produttivi. Quel tempo può essere utilizzato per migliorare i processi, aumentare l'efficienza e ovviamente avanzare nella digitalizzazione dei processi di gestione.

    Costo opportunità inferiore

    L'implementazione di qualsiasi nuovo sistema in azienda, qualunque esso sia, comporta un costo di opportunità. Nella situazione attuale, questo costo opportunità è inferiore, quindi è stato il momento ottimale per iniziare l'implementazione di una soluzione di gestione dei costi.

    gestione spese

    Maggiore produttività

    Mantenere la produttività aziendale in situazioni di crisi è difficile, ma non impossibile. Per non perdere la produttività complessiva, o addirittura migliorarla, l'azienda può contribuire con miglioramenti dei processi secondari, come la gestione delle spese.

    Superare la concorrenza

    Poiché si tratta di una crisi globale, tutte le aziende si trovano ad affrontare le stesse sfide poste dal telelavoro e gli ostacoli derivanti dal lockdown. Eppure, non tutte le aziende sono ugualmente preparate ad affrontare questa situazione. Le aziende più digitalizzate e tecnologicamente adattate saranno quelle che saranno rafforzate rispetto alle loro concorrenti.

    Capacità di adattarsi alle nuove circostanze

    Avere un processo di gestione delle spese digitalizzato aiuterà l'azienda ad adattarsi a questa nuova situazione e reagire nel miglior modo possibile. In altre parole, guadagno in efficienza operativa durante i periodi di scarsità o crisi.

    Maggiore visibilità delle spese

    Questa nuova situazione è la scusa perfetta per mettere a punto i compiti che normalmente non sono una priorità e sono trascurati in circostanze normali. Uno di questi compiti è migliorare la visibilità delle spese aziendali, al fine di analizzarle al meglio e sfruttare le informazioni per prendere decisioni che possono essere strategiche.

    Rispetto delle diverse normative relative alle spese

    Come quasi tutti i processi aziendali, la gestione delle spese è soggetta a regolamentazione, in questo caso specifico relativa alla fornitura immediata di informazioni, all'archiviazione di documenti, ecc. È tempo di verificare che l'azienda sia aggiornata e conforme a tutte queste normative e, in caso contrario, adottare le misure appropriate.

    Semplificare i processi di approvazione e convalida delle spese

    Quando la gestione delle spese dei dipendenti viene effettuata manualmente e tradizionalmente, le persone responsabili della convalida di tali spese devono raccogliere i rapporti e le ricevute cartacee, esaminarli, parlare nuovamente con l'emittente della spesa in caso di riscontro di incongruenze, ecc. In altre parole, un processo lento e noioso. Se aggiungiamo anche che l'invio e la ricezione di documentazione cartacea è attualmente più complicato, questo lo rende ancora più lento e pesante. Al contrario, un sistema che non solo digitalizza ricevute e rapporti, ma automatizza anche la revisione delle spese può rimuovere un carico di lavoro di scarso valore ma molto necessario dai team leader e dal dipartimento amministrativo.

    Gestire e applicare rapidamente le modifiche alle regole

    Una delle sfide dell'attuale crisi è che le aziende devono dimostrare la capacità di reagire per adattarsi alle nuove circostanze. Più tempo impiegano le aziende ad adattarsi alla nuova realtà, maggiori saranno gli effetti negativi che subiranno. D'altra parte, quelle che si adattano rapidamente ai cambiamenti possono reagire in minor tempo. Per quanto riguarda la gestione delle spese, ciò significa disporre di uno strumento flessibile e configurabile per apportare le modifiche necessarie ed essere sempre adeguato.

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