La produttività aziendale deriva da un’efficiente pianificazione del lavoro.

Solo organizzando con efficacia priorità, orari e scadenze, è possibile ottimizzare il tempo. Il principio di base è uno solo: svolgere ogni attività bene e nel minor tempo possibile. Per farlo, è necessario applicare in azienda alcune regole di Time Management.

Time Management: ecco come organizzare il tempo in azienda

Che cos’è il Time Management

Il Time Management, o Gestione del Tempo, è un processo di pianificazione e controllo del tempo per ottimizzare le attività aziendali e aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività. Il Time Management può essere migliorato attraverso l’uso di competenze, strumenti e tecniche.

Tecniche di Time Management

1-  ABC

Per gestire il tempo in modo ottimale, può essere utile classificare con le lettere A, B e C, le diverse attività da svolgere. Nello specifico:

A = Attività importanti e urgenti

B = Attività importanti, ma non urgenti

C = Attività né importanti, né urgenti”

Successivamente, è consigliato individuare le attività che richiedono meno tempo e svolgerle per prime. Secondo il principio di Pareto, infatti, è possibile ottenere l’80% del risultato con il 20% dello sforzo. Solo alla fine si possono svolgere le attività che richiedono più tempo, ma a quel punto l'80% del lavoro sarà stato già svolto.

2 - La tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro è una tecnica utile per contrastare l’istinto a procrastinare, mantenere alta la concentrazione e aumentare la produttività del lavoro. Il principio su cui si basa questa tecnica è l’idea che ogni attività possa essere suddivisa in piccole sequenze di tempo, ciascuna delle quali viene intervallata dalla successiva da una breve pausa di 5 minuti. È infatti fisiologico che il nostro cervello si senta stanco e abbia bisogno di piccole pause per “ricaricarsi”. Queste pause sono appunto finalizzate a dare energia al cervello. In cosa consiste questa tecnica? Viene usato un timer per alternare 25 minuti di impegno nello svolgimento di un compito, al massimo della concentrazione, a 5 minuti di pausa.

3 - Matrice di Eisenhower

Un’altra pratica di gestione del tempo particolarmente diffusa è la matrice di Eisenhower. Una frase attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50,

è la seguente:

Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante

Vale a dire: le attività urgenti sono le cose che pensi debbano essere svolte immediatamente, come le email e telefonate. Le attività importanti, invece, sono quelle rilevanti nel lungo termine, capaci di accrescere il nostro valore e di condurci ai nostri obiettivi. Capire se un compito da svolgere appartiene alla prima o alla seconda tipologia, però, non sempre è facile. Il metodo Eisenhower serve proprio per fare chiarezza su questo. La matrice di Eisenhower si divide in quattro quadranti, che classifica le attività da svolgere in funzione della loro urgenza e importanza.

Nella fattispecie:

• Quadrante 1 – importante/urgente: fa riferimento alle cose da fare subito. Nel quadrante 1 troviamo le azioni che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili. Per esempio, progetti in scadenza, telefonate i clienti.

• Quadrante 2 – importante/non urgente: comprende quelle azioni da svolgere personalmente ma che possono essere rimandate. È il quadrante relativo alle azioni importanti ma non urgenti mirate al miglioramento personale - come i corsi di aggiornamento - o la definizione di nuove strategie operative da mettere in pratica.

• Quadrante 3 – non importante/urgente: implica quelle attività che potresti delegare a terzi. Per esempio, riunioni a cui non è indispensabile che tu presieda.

• Quadrante 4 – non importante / non urgente: fa riferimento alle attività superflue che potresti eliminare. Come le attività banali o superflue, distrazioni, scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente.

Suddividendo le attività in questi quadranti è possibile organizzare il flusso di lavoro con maggiore facilità.