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Svantaggi della gestione della nota spese con Excel

Pubblicato da Myriam Zanatta su 18/05/2018

 

Una delle tipologie di documento più utilizzate per realizzare e gestire la nota spese è il foglio Excel. È economico, facile da usare, accessibile: sulla carta, sembra la soluzione migliore. Ma è davvero così?


Uno dei problemi principali con la nota spese su Excel è la mancanza di flessibilità. Si cerca sempre di realizzare un modello che si adatti al massimo alle esigenze dei dipendenti dell’azienda, ma possono sempre verificarsi dei casi in cui sia necessaria una nota spese più flessibile, che si adegui a certe modifiche. Ma apporre dei cambiamenti a un modello di nota spese su Excel non è tanto semplice: una qualsiasi modifica, anche piccola, deve essere replicata in tutti i file di tutti i dipendenti, e questo complica l’analisi e la gestione successiva. Inoltre, far circolare varie versioni dello stesso modello aumenta la possibilità di errore e i problemi di gestione, senza contare il fatto che, in questo modo, è difficile analizzare i costi, individuare possibili aree di risparmio e accertarsi che la politica delle spese sia stata rispettata. La nota spese, se ben fatta, può fornire informazioni molto importanti per l’azienda. In caso contrario, se cioè la nota spese viene redatta in modo poco efficiente, non solo non viene  fornita alcuna informazione utile, ma diventa uno strumento dannoso, che fa perdere tempo e denaro.

Problema numero due: Excel è uno strumento digitale, ma la sua gestione è manuale. Il dipendente deve compilare il file a mano, conservare gli scontrini cartacei e consegnarli alla persona responsabile della supervisione. Con la documentazione a portata di mano, il supervisore dovrà revisionare manualmente la nota spese, e successivamente procedere alla sua contabilizzazione. Quindi, a conti fatti, la gestione della nota spese su Excel non è molto diversa dalla gestione della nota spese cartacea.

I limiti della nota spese con Excel

Altro aspetto da non sottovalutare: Excel non è una soluzione integrata. Sempre più aziende stanno adottando processi digitali per la gestione della contabilità, dei progetti e dei clienti. In questo contesto, usare Excel per gestire la nota spese significa isolare questo processo rispetto agli altri, rendendolo meno efficiente, più complicato e più costoso, da un punto di vista economico e di tempo.

Inoltre, il controllo delle spese diventa molto complicato. Se si desidera fare un controllo esaustivo, è necessario verificare gli scontrini relativi a ogni spesa, uno per uno. Questo processo può richiedere molte ore - se non giorni - di lavoro. Il supervisore avrà davanti a sé due possibilità: perdere molto tempo per svolgere questo compito o fare un controllo superficiale e parziale, con il rischio di non notare alcuni errori.

Errori che, peraltro, sono molto frequenti in una nota spese fatta con Excel. Come per ogni compito realizzato manualmente con materiale cartaceo, è molto facile che i dipendenti che riportano le spese sostenute in trasferta commettano errori di distrazione: cifre invertite, voci duplicate, errata applicazione della politica delle spese…

È quindi evidente che la nota spese su Excel ha grandi limiti - come la rigidità e la mancanza di adattabilità rispetto ai cambiamenti che possono essere richiesti dall’azienda - presuppone una perdita di tempo e di risorse e non può essere integrata con gli altri processi automatizzati dell’azienda.

La nota spese con Excel vs la nota spese 3.0

Uno strumento apparentemente semplice da usare ed economico, come è la nota spese su Excel, si rivela essere controproducente. La soluzione? Automatizzare il processo. Addio nota spese tradizionale, benvenuta nota spese 3.0.

La nota spese 3.0 rappresenta una modernizzazione della nota spese tradizionale, per una gestione più efficiente in tutti i sensi. La nuova nota spese è:

  • Flessibile. La nota spese 3.0 si adatta alle necessità dell’azienda e dei suoi dipendenti.

  • Digitale. Tutto il processo di gestione della nota spese è digitale, dalla fotografia degli scontrini fino alla realizzazione dei report, alla revisione, alla validazione, alla liquidazione e all’integrazione con il sistema contabile dell’azienda. Inoltre, se si utilizza una piattaforma  specializzata nella gestione delle spese approvata dall’Agenzia delle Entrate, non c’è bisogno di conservare gli scontrini di carta.

  • Integrata. La nota spese 3.0 è completamente integrata con i flussi di lavoro. 

Mai sottovalutare la nota spese. Se si sceglie quella giusta, può diventare una risorsa molto preziosa per la tua azienda.


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Categoria: Nota spese