Il rimborso spese viene effettuato tutte le volte in cui un dipendente sostiene delle spese durante una trasferta di lavoro. Ma ci sono varie casistiche a cui bisogna prestare attenzione, per quanto riguarda la tipologia del rimborso ma anche relativamente alla tassazione e alla deducibilità.

Vediamo di fare maggiore chiarezza a questo proposito.

Rimborso spese: dentro il territorio comunale e fuori il territorio comunale

La prima distinzione da fare è tra le spese dentro il territorio comunale e fuori il territorio comunale.

Può capitare che il lavoratore sia chiamato a trascorrere una giornata fuori dalla propria sede di lavoro, ma all’interno della stessa città. Ci saranno delle spese che dovrà sostenere: i mezzi pubblici per spostarsi, ad esempio, o il prezzo del carburante. Oppure, può darsi che porti fuori a pranzo o a cena un cliente, e anche in quel caso l’azienda dovrà farsi carico delle spese effettuate.

In questo caso, l’indennità è sottoposta a tassazione ordinaria fatta eccezione per le spese per il trasporto pubblico, mentre le spese di vitto e alloggio all’interno del territorio comunale sono ammesse in deduzione nel limite del 75% dell’importo complessivamente sostenuto.

Se invece la trasferta avviene al di fuori del territorio comunale, ci possono essere tre diverse tipologie di rimborso spese:

• rimborso a piè di lista: con il rimborso a piè di lista, le spese sostenute dal dipendente devono essere documentate con i relativi scontrini/fatture di pagamento. Il dipendente è inoltre tenuto a compilare una nota spese, che deve rispettare i parametri richiesti dalla travel policy aziendale.  

• rimborso forfettario: in quest’altro caso, invece, l’azienda paga una cifra prestabilita al dipendente, indipendentemente dagli acquisti fatti. Dal momento che il dipendente non deve giustificare la spesa sostenuta, non è necessario che presenti la nota spese. Questi rimborsi non fanno reddito per il dipendente, ma entro un minimo giornaliero di 46,48 euro per le trasferte italiane e di 77,47 euro per quelle all’estero. La cifra che eccede da questi importi è imponibile ai fini Irpef.

• rimborso misto: questa terza categoria è un misto delle due precedenti. Viene attuata, ad esempio, quando alcune voci vengono rimborsate con la modalità a piè di lista (vitto e alloggio) e le altre in modo forfettario.