Come funziona il rimborso spese ai dipendenti

Il rimborso spese viene effettuato tutte le volte in cui un dipendente sostiene delle spese durante una trasferta di lavoro. Ma ci sono varie casistiche a cui bisogna prestare attenzione, per quanto riguarda la tipologia del rimborso ma anche relativamente alla tassazione e alla deducibilità.

Vediamo di fare maggiore chiarezza a questo proposito.

Rimborso spese: dentro il territorio comunale e fuori il territorio comunale

La prima distinzione da fare è tra le spese dentro il territorio comunale e fuori il territorio comunale.

Può capitare che il lavoratore sia chiamato a trascorrere una giornata fuori dalla propria sede di lavoro, ma all’interno della stessa città. Ci saranno delle spese che dovrà sostenere: i mezzi pubblici per spostarsi, ad esempio, o il prezzo del carburante. Oppure, può darsi che porti fuori a pranzo o a cena un cliente, e anche in quel caso l’azienda dovrà farsi carico delle spese effettuate.

In questo caso, l’indennità è sottoposta a tassazione ordinaria fatta eccezione per le spese per il trasporto pubblico, mentre le spese di vitto e alloggio all’interno del territorio comunale sono ammesse in deduzione nel limite del 75% dell’importo complessivamente sostenuto.

Se invece la trasferta avviene al di fuori del territorio comunale, ci possono essere tre diverse tipologie di rimborso spese:

• rimborso a piè di lista: con il rimborso a piè di lista, le spese sostenute dal dipendente devono essere documentate con i relativi scontrini/fatture di pagamento. Il dipendente è inoltre tenuto a compilare una nota spese, che deve rispettare i parametri richiesti dalla travel policy aziendale.  

• rimborso forfettario: in quest’altro caso, invece, l’azienda paga una cifra prestabilita al dipendente, indipendentemente dagli acquisti fatti. Dal momento che il dipendente non deve giustificare la spesa sostenuta, non è necessario che presenti la nota spese. Questi rimborsi non fanno reddito per il dipendente, ma entro un minimo giornaliero di 46,48 euro per le trasferte italiane e di 77,47 euro per quelle all’estero. La cifra che eccede da questi importi è imponibile ai fini Irpef.

• rimborso misto: questa terza categoria è un misto delle due precedenti. Viene attuata, ad esempio, quando alcune voci vengono rimborsate con la modalità a piè di lista (vitto e alloggio) e le altre in modo forfettario.