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    Nota spese contabilità: la guida completa

    Alessandra Belotti
    get_app  Scarica La nota spese. I consigli per trasformarla in una risorsa per  il tuo business

    Tutte le aziende, prima o poi, si ritrovano a dover gestire le note spese contabilità. Può sembrare un processo semplice, ma non è sempre così. Nella guida che segue scopriremo come ottimizzare la nota spese, per ottenere moltissimi benefici aziendali.

    Inizieremo dallo spiegare cosa sia una nota spese, analizzando nel dettaglio il processo di generazione.

    Tratteremo dei principali problemi che possono interessare questo processo contabile e illustreremo alcuni consigli per una nota spese perfetta.

    Spiegheremo come la contabilità della nota spese sia limitata quando gestita tramite Excel e come superare queste limitazioni con uno strumento ad hoc.

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    Ecco l’indice degli argomenti che tratteremo.

    • Cos’è una nota spese? + infografica
    • Il processo di generazione della nota spese
    • I problemi principali
    • Consigli per elaborare una nota spese perfetta
    • I limiti della nota spese con Excel
    • I vantaggi della nota spese 3.0 con Captio
    • Che cos’è la nota spese per la contabilità?

    La nota spese è un documento cartaceo o digitale utilizzato dai dipendenti di un’azienda per notificare le spese sostenute in ambito lavorativo. Di solito sono gestite dal reparto amministrativo, che definisce il formato, la metodologia, le regole e le informazioni necessarie per giustificare e gestire adeguatamente le spese durante le trasferte lavorative.

    Come è strutturata

    I campi che il dipendente deve compilare affinché la spesa venga riconosciuta come valida vengono stabiliti dall’azienda. Ogni azienda può quindi stabilire i propri, ma tipicamente comprendono:

    • Voci di spesa
    • Pagamento
    • Importo
    • Data

    Inoltre, la maggior parte delle aziende stabilisce una serie di campi aggiuntivi, per esempio il cliente associato o il metodo di pagamento, in modo da ottenere maggiori informazioni e migliorare quindi la gestione della nota spese.

    Captio ha commissionato uno studio a Sales Cloud Team per conoscere le abitudini delle aziende riguardo alla compilazione e alla gestione della nota spese. Nell'infografica gratuita scoprirete che molte aziende redigono la nota spese, ma poche gestiscono il processo in modo efficiente, ad esempio utilizzando la nota spese digitale. 

    Download dell’infografica

    Il processo di generazione della nota spese

    Nell’elaborazione della nota spese distinguiamo tre tappe distinte:

    1. Creazione: normalmente, la nota spese viene creata dal dipendente che ha sostenuto la spesa, avvalendosi delle fatture o degli scontrini che sono stati emessi.
    2. Supervisione: attraverso un revisore (interno o esterno), l’azienda conferma che queste spese sono reali e conformi al regolamento stabilito.
    3. Amministrazione: l’ultimo passaggio consiste nel trasferire i dati già convalidati della nota spese al sistema di contabilità dell’azienda per procedere, successivamente, al rimborso del dipendente.

    Ogni fase può essere ottimizzata e resa più rapida ed efficiente: basta seguire alcuni semplici consigli.

    nota spese contabilita

    I problemi principali della nota spese contabilità

    La compilazione della nota spese è un processo diffuso in quasi tutte le aziende. Si calcola che il 60% delle imprese ha dipendenti (con una percentuale che varia dal 1% al 20%) che hanno la necessità di compilare questo tipo di documento.

    Tuttavia la gestione contabile della nota spese solleva una serie di problemi frequenti

    • L’elaborazione della nota spese richiede tempo (un’ora al mese in media per dipendente) che viene sottratto ad altri lavori.
    • La qualità di questo lavoro non apporta valore aggiunto alla produttività dell’azienda.
    • Gli errori che si possono commettere durante il processo di compilazione richiedono molto tempo per essere individuati e corretti. Spesso, però, molti errori passano inosservati e note spese inesatte finiscono per essere approvate.

    Consigli per elaborare una nota spese perfetta

    Dopo aver fatto l’analisi delle tre distinte tappe nell’elaborazione della nota spese e aver scoperto quali sono i problemi più frequenti, si possono identificare due consigli fondamentali per elaborare note spese senza errori ed efficaci.

    Consiglio #1 - Definire una politica delle spese esaustiva e comunicarla efficacemente ai dipendenti

    L’informazione è il segreto di un lavoro ben fatto e produttivo. Non si può pretendere che un impiegato compili correttamente la nota spese se prima non viene informato, attraverso un documento apposito, delle caratteristiche della travel policy aziendale che dovrà comprendere almeno: voci di spesa ammesse, definizione dei tetti massimi di spesa, modalità di comunicazione delle spese.

    Consiglio #2 Automatizzare il processo

    L’uso della carta e l’inserimento manuale delle spese, durante l’elaborazione della nota spese da parte dei dipendenti oppure durante la fase di controllo da parte della contabilità, è un processo inefficace e soggetto ad errori frequenti. Per questo motivo, per ottenere una nota spese perfetta è fondamentale utilizzare un software che automatizzi l’intero processo.

    I limiti della nota spese con Excel

    Uno dei formati più utilizzati per realizzare la nota spese è il software di fogli di calcolo Excel. È un metodo tradizionale: sicuramente può apportare numerosi vantaggi nella gestione delle spese di viaggio, ma presenta anche una serie di limiti importanti.

    Il limite più evidente è la sua gestione manuale. La nota spese che viene creata è sì digitale, però il lavoratore deve inserire manualmente gli importi di spesa dentro il file, conservare gli scontrini e fornirli alla persona responsabile della revisione.

    Dopo aver ricevuto tutta la documentazione necessaria, l’incaricato di questo della contabilità dovrà revisionare manualmente la nota spese e procedere alla sua contabilizzazione. Quindi, tutto sommato, la gestione della nota spese su Excel non è molto diversa dalla gestione della nota spese cartacea.

    Un altro limite importante di questo strumento è la mancanza di flessibilità. Nonostante ci si sforzi sempre di fare un modello che si adatti al massimo alle necessità dell’azienda, ci possono sempre essere casi o circostanze in cui è necessaria una nota spese più flessibile, che permetta cambiamenti o adattamenti. Purtroppo modificare la nota spese su Excel non è così semplice: un qualsiasi cambiamento, anche minimo, deve essere replicato in tutti i modelli di tutti i lavoratori e questo complica l’analisi e la gestione successiva. 

    Inoltre, far circolare varie versioni dello stesso modello aumenta la possibilità di errore e i problemi di gestione. 

    La mancanza di integrazione con gli altri sistemi dell’azienda e con i flussi di lavoro è un altro difetto che viene riscontrato in questo modello. Se la nota spese non è integrata con gli altri processi dell’azienda (contabilità, gestione dei progetti o i clienti, ad esempio), la gestione delle spese si trasforma in un processo isolato. Questo lo renderà di conseguenza meno efficiente, più complicato e più costoso, sia da un punto di vista economico sia di tempo.

    I vantaggi della nota spese 3.0 con Captio

    Ecco perché la nota spese contabilità gestita con Captio può rappresentare una soluzione a tutti i problemi che abbiamo illustrato in precedenza.

    La nota spese 3.0 è:

    • Digitale: grazie a software che permettono di leggere gli scontrini è possibile estrarre i dati e generare automaticamente la nota spese.
    • Efficiente: la nota spese 3.0 permette di ottenere dati utili per avere una visione chiara di tutto il processo di gestione delle spese di viaggio, in modo da facilitare il processo decisionale.
    • Flessibile: la nota spese tradizionale, di solito, viene realizzata con Excel. Funziona se tutti i dipendenti devono compilare lo stesso identico modello, ma se ci sono modifiche possono sorgere errori e problemi. La nota spese 3.0, invece, è flessibile e si adatta alle esigenze dell’azienda e dei suoi dipendenti.
    • Integrata: tra i vantaggi della nota spesa 3.0 c’è l’integrazione con il sistema contabile in uso in azienda. In questo modo si ottiene un flusso di gestione integrato che, senza dubbio, rende il processo più efficiente.
    • Trasparente: la nota spese 3.0 rende la comunicazione tra il dipendente e il supervisore più fluida. Il dipendente può rimanere aggiornato sullo stato della revisione della sua nota spese e il supervisore, in caso di dubbio, può fare delle verifiche immediate.

    Captio è un software che permette di digitalizzare l’intero processo di gestione della nota spese rendendolo agile, rapido ed efficiente. È sufficiente fare una foto e si potrà ottenere un giustificativo di spesa conforme alle direttive dell’Agenzia delle Entrate e che sostituisce a livello legale il giustificativo originale. I vantaggi? Risparmio di tempo, di denaro e di risorse. Perché non provare?

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