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Come fare la nota spese

Pubblicato da Rosa Castellnou su 21/05/2018
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Tutte le aziende, prima o poi, si ritrovano a dover gestire le note spese dei dipendenti. Può sembrare un processo insignificante e privo di valore, ma non è così. Se svolto in modo corretto è in grado di fornire molti benefici all’azienda.


 

1. Come fare la nota spese
2. Il processo di generazione della nota spese
3. Problemi rilevanti
4. Consigli per elaborare una nota spese perfetta
5. I limiti della nota spese con Excel
6. I vantaggi della nota spese 3.0 con Captio

 

Come accade per altri processi, il modo con cui viene realizzata la nota spese può variare da azienda ad azienda. Ci sono però una serie di caratteristiche, requisiti e aspetti che sono condivisi nella maggior parte dei casi: ecco quali sono.

1- Che cos’è la nota spese?
La nota spese è un documento cartaceo o digitale utilizzato dai dipendenti di un’azienda per notificare le spese sostenute in ambito lavorativo. Di solito sono gestite dal reparto amministrativo, che definisce il formato, la metodologia, le regole e le informazioni necessarie per giustificare e gestire adeguatamente le spese durante le trasferte lavorative.


I DIVERSI CAMPI
I campi che il dipendente deve compilare affinché la
spesa venga riconosciuta come valida vengono stabiliti como hacer una nota de gastosdall’azienda.

Possono variare (e anche di molto) ma i campi standard -
presenti praticamente in ogni nota spese - sono i seguenti:
  • Voci di spesa
  • Pagamento
  • Importo
  • Data

Inoltre, la maggior parte delle aziende stabilisce una serie di campi aggiuntivi  - per esempio il cliente associato o il metodo di pagamento - in modo da ottenere maggiori informazioni e migliorare la gestione della nota spese.

Captio ha commissionato uno studio a Sales Cloud Team per conoscere le abitudini delle aziende riguardo alla compilazione e alla gestione della nota spese. Nell'infografica gratuita scoprirai che molte aziende redigono la nota spese, ma poche gestiscono il processo in modo efficiente, ad esempio utilizzando la nota spese digitale: ben il 55% degli intervistati gestisce ancora le spese di viaggio con il supporto cartaceo.

Scarica qui l’infografica

Le 7 cose che non avresti mai pensato della tua nota spese

2- Il processo di generazione della nota spese

Nell’elaborazione della nota spese distinguiamo tre tappe distinte:

  1. Creazione
    Normalmente, la nota spese viene creata dal dipendente che ha sostenuto la spesa, avvalendosi delle fatture o degli scontrini che sono stati emessi.

  2. Supervisione
    Attraverso un revisore (interno o esterno), l’azienda conferma che queste spese sono reali e conformi al regolamento.

  3. Amministrazione
    L’ultimo passo consiste nel trasferire i dati già convalidati della nota spese al sistema di contabilità dell’azienda per procedere, successivamente, al rimborso del dipendente.

Ogni fase può essere ottimizzata e resa più rapida ed efficiente: basta seguire alcuni semplici consigli.

3- Problemi derivati

La compilazione della nota spese è un processo diffuso in quasi tutte le aziende. Si calcola che il 60% delle imprese ha dipendenti (con una percentuale che varia dal 1% al 20%) che hanno la necessità di compilare questo tipo di documento.

La gestione delle spese di viaggio solleva una serie
di
problemi frequenti e ben definiti: Problemi derivati

  • L’elaborazione della nota spese richiede tempo
    (un’ora al mese in media per dipendente) che viene sottratto ad altri lavori.

  • La qualità di questo lavoro non apporta valore
    aggiunto
    alla produttività dell’azienda.
  • Gli errori che si possono commettere durante il
    processo di compilazione richiedono molto tempo per essere individuati e corretti. Spesso, però, molti errori passano inosservati e note spese inesatte finiscono per essere approvate.

4- Consigli per elaborare una nota spese perfetta

Dopo aver fatto l’analisi delle tre distinte tappe nell’elaborazione della nota spese e aver scoperto quali sono i problemi più frequenti, si possono identificare due consigli fondamentali per elaborare note spese senza errori ed efficaci.

Consigli per elaborare una nota spese perfetta

Consiglio #1 - Definisci una politica delle spese esaustiva e metti al corrente i dipendenti

L’informazione è il segreto di un lavoro ben fatto e produttivo. Non si può pretendere che un impiegato compili correttamente la nota spese se prima non viene informato - attraverso un documento apposito - sulle caratteristiche della travel policy aziendale: voci di spesa ammesse, definizione dei tetti massimi di spesa, etc.

Consiglio #2 Automatizza il processo

L’uso della carta e l’inserimento manuale delle spese, durante l’elaborazione della nota spese da parte dei dipendenti oppure durante la fase di controllo da parte della contabilità, è un processo inefficace e incline a errori. Per questo motivo, per ottenere una nota spese perfetta è fondamentale usare un software che automatizzi l’intero processo.

5- I limiti della nota spese con Excel

Uno dei formati più utilizzati per realizzare la nota spese è Excel. È il metodo tradizionale: sicuramente può apportare numerosi vantaggi nella gestione delle spese di viaggio, ma presenta anche una serie di limiti importanti.


Il limite più evidente è la sua gestione manuale. La nota spese
che viene creata è digitale, però il lavoratore deve inserire I limiti della nota spese con Excelmanualmente gli importi di spesa dentro il file, conservare
gli scontrini di carta e
darli alla persona responsabile della revisione.

Dopo aver ricevuto tutta la documentazione necessaria, questa persona dovrà revisionare manualmente la nota spese e procedere alla sua contabilizzazione. Quindi, tutto sommato, la gestione della nota spese su Excel non è molto diversa dalla gestione della nota spese cartacea.

Un altro limite importante è la mancanza di flessibilità.
Nonostante ci si sforzi sempre di fare un modello che si
adatti al massimo alle necessità dell’azienda, ci possono
sempre essere casi o circostanze in cui è necessaria una
nota spese più flessibile, che permetta cambiamenti o
adattamenti. Purtroppo modificare la nota spese su Excel
non è così semplice: un qualsiasi cambiamento, anche piccolo,
deve essere replicato in tutti i modelli di tutti i lavoratori, e questo complica l’analisi e la gestione successiva. Inoltre, far circolare varie versioni dello stesso modello aumenta la possibilità di errore e i problemi di gestione.


La mancanza di integrazione con gli altri sistemi dell’azienda e con i flussi di lavoro è un altro difetto che viene riscontrato in questo modello. Se la nota spese non è integrata con gli altri processi dell’azienda (contabilità, gestione dei progetti o i clienti…) la gestione delle spese si trasforma in un processo isolato. Questo lo rende meno efficiente, più complicato e più costoso, da un punto di vista economico e di tempo.

6- I vantaggi della nota spese 3.0 con Captio

La nota spese 3.0 è:

  • Digitale: grazie a software che permettono di leggere
    gli scontrini è possibile estrarre i dati e generare
    I vantaggi della nota spese 3.0 con Captioautomaticamente la nota spese.
  • Efficiente: la nota spese 3.0 permette di ottenere dati
    utili per avere una visione chiara di tutto il processo di gestione delle spese di viaggio, in modo da facilitare il processo decisionale.
  • Flessibile: la nota spese tradizionale, di solito, viene realizzata con Excel. Funziona se tutti i dipendenti
    devono compilare lo stesso identico modello, ma se ci sono modifiche possono sorgere errori e problemi.
    La nota spese 3.0, invece, è flessibile e si adatta alle esigenze dell’azienda e dei suoi dipendenti.
  • Integrata: tra i vantaggi della nota spesa 3.0 c’è l’integrazione con il sistema contabile. In questo modo si ottiene un flusso di gestione integrato che, senza dubbio, rende il processo più efficiente.
  • Trasparente: la nota spese 3.0 rende la comunicazione tra il dipendente e il supervisore più fluida. Il dipendente può rimanere aggiornato sullo stato della revisione della sua nota spese e il supervisore, in caso di dubbio, può fare delle verifiche immediate.

Captio è un software che permette di digitalizzare l’intero processo di gestione della nota spese rendendolo agile, rapido ed efficiente. Basta fare una foto, e si potrà ottenere un giustificativo di spesa conforme alle direttive dell’Agenzia delle Entrate e che sostituisce a livello legale il giustificativo originale. I vantaggi? Risparmio di tempo, di denaro e di risorse. Schindler, azienda leader nella progettazione e vendita di ascensori e scale mobili, ha adottato Captio per la gestione delle note spese dei dipendenti. E i risultati sono stati decisamente soddisfacenti. Guarda la testimonianza dell’Head of Finance Administration di Schindler.

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Categoria: Nota spese, Contabilità e fiscalità