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    Frodi interne o errori? Come affrontarli

    Captio timer 8 min.
    Myriam Zanatta
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    La possibilità di ridurre i costi e di ottimizzare le spese può essere un grande vantaggio competitivo per un'azienda. Per raggiungere questo obiettivo, bisogna essere chiari su cosa sia la considerato una frode interna e cosa un errore così da poter adottare misure adeguate. In questo articolo spieghiamo in dettaglio come fare. 

    L'impatto delle frodi interne sulla gestione delle spese aziendali:

    1. Cos’è una frode interna?
    2. Tipi di frode interna
    3. Conseguenze economiche e non
    4. Come affrontare un caso di frode interna
    5. Prevenzione
    6. Rilevamento

    1. Cos’è una frode interna?

    L'espressione "frode interna" può sembrare un po' dura, in alcune situazioni, si è riluttanti ad utilizzarla e la si chiama "abuso". Le definizioni possono essere molteplici, ma nel concreto è un insieme di attività che mirano a “gonfiare” la nota spesa del lavoratore e a guadagnare qualche euro in più. Si tratta di un fenomeno che interessa la maggior parte delle aziende ed essendo un costo aggiuntivo non giustificato, è bene trovare una soluzione per evitarlo.

    La tendenza del lavoratore nel compiere una frode solitamente è proporzionale a quanto si sente controllato nelle sue spese. Solitamente infatti i processi di analisi e revisione delle note spesa sono lenti e costosi, e chi deve supervisionare, impossibilitato a farlo su ogni voce,  estrae un campione e lo analizza. In questo modo però la supervisione rimane parziale e/o superficiale. 

    Questa percezione nella mancanza di controllo approfondito, porta alcuni dipendenti a falsare le loro spese. Come? Duplicando gli scontrini già inviati, scambiando ricevute con altri lavoratori, aumentando la spesa per la diaria... La varietà di trucchi tentati è infinita e dipende solo all'inventiva e all'audacia dei responsabili.

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    2. Tipi di frodi interne

    Tipo 1: Documenti 

    Questo tipo di frode interna si verifica ogni volta che il documento fornito come prova non soddisfa le condizioni normative.
    Per essere valido, un documento, una fattura o uno scontrino deve soddisfare i seguenti requisiti:

    • Numero della fattura/scontrino
    • Dati completi dell'emittente della fattura: numero di partita IVA o codice fiscale, indirizzo, ecc.
    • Importo con le imposte obbligatorie debitamente ripartite.
    • Data di emissione.
    • Luogo di emissione.
    • Descrizione completa dei prodotti acquistati.
    • Base imponibile.
    • Aliquota d’imposta applicata.
    • Totale di spesa.
    • Modalità di pagamento utilizzata.

    Oltre a tutte queste informazioni, il documento non deve essere danneggiato e, naturalmente, deve essere perfettamente leggibile. Pertanto, il revisore contabile o il responsabile della supervisione dovranno esaminare attentamente la composizione, lo stato e la leggibilità dei documenti. 

    In questa stessa sezione potremmo includere le frodi interne per gli scontrini passati più di una volta o per aver alterato le informazioni presenti.

    Tipo 2: corrispondenza temporale

    Si tratta di una dissonanza tra la data della nota di pagamento e il giorno in cui la spesa è stata effettivamente sostenuta. È quasi sempre una questione di indennità, alloggio e biglietti che non coincidono nel tempo o nel luogo con il viaggio effettivamente effettuato.

    Tipo 3: eccesso di spesa

    A volte le spese presentate dal dipendente attraverso una nota spesa non rispettano i limiti stabiliti dalle politiche di viaggio dell'azienda, superando il tetto massimo autorizzato.
    A seconda della società, i limiti fissati possono essere per spesa, per giornata, per categoria (alberghi, ristoranti, benzina, ecc.) e/o per chilometraggio.

    Un altro tipo di frode interna molto comune che possiamo far rientrare in questa categoria è il non tenere conto degli acconti già versati dall'azienda.

    Tipo 4: acquisto di articoli non conformi

    Questo tipo di violazione si ha quando il dipendente acquista un prodotto, ad esempio un caricabatterie per cellulare, senza la previa autorizzazione dell'azienda.

    In questi casi, più che all'acquisto in sé, la frode è dovuta al fatto che non venga utilizzato il canale concordato e che la spesa venga inserita in una nota spesa relativa ad un viaggio. In questo caso infatti il dipendente, oltre a dover essere autorizzato dalla società,  dovrà acquistare questo prodotto attraverso un altro canale e inserirlo in un'altra voce di spesa.

    Tipo 5: scadenza del termine

    La maggior parte delle aziende ha concordato e adeguatamente inserito nella propria politica di viaggio una scadenza o un limite di tempo per la presentazione delle note spesa da parte del dipendente. Questo limite di tempo è variabile e può essere di 15 giorni, 3 o 6 mesi. Deve comunque essere un tempo ragionevole, determinato dall'azienda, in modo che il dipendente abbia tempo sufficiente per preparare e presentare le note spesa. Tutte le note presentate dopo questi termini non possono essere accettate come spese rimborsabili e rimanendo, quindi, a carico del dipendente.

    Allo stesso modo, tutte le spese passate come viaggi d'affari la cui data non coincide con il viaggio a cui si riferiscono, così come le spese effettuate durante il fine settimana o in giorni festivi (salvo che non si stesse effettivamente lavorando), possono rientrare nella sfera delle frodi interne.

    3. Conseguenze economiche e non

    • Conseguenze economiche: il costo economico della frode interna è quello valutato nel modo più semplice e diretto. In questo senso, secondo i dati raccolti in un report Captio in Spagna sulla frode interna, i costi in 750 aziende analizzate ammontano in media a 676,56 euro all'anno per lavoratore. 
    • Altre conseguenze: oltre al costo economico, le spese impreviste che l’azienda deve sostenere per le frodi interne hanno altre conseguenze negative. In primo luogo, una riduzione della competitività. Alla perdita di denaro dovuta alle frodi interne spesso corrisponde un aumento dei costi dei prodotti o dei servizi offerti, il che porta a una diminuzione diretta del livello di competitività dell’azienda.
      In secondo luogo, si deve ricordare la difficoltà nel poter prendere decisioni strategiche all'interno dell'azienda, perché quando le informazioni derivano da note spesa "gonfiate", la qualità delle decisioni prese inevitabilmente ne risente.
      Il peggioramento del clima lavorativo è un'altra conseguenza, poiché le frodi interne possono generare situazioni di disagio tra i lavoratori (disuguaglianze, sentimento di ingiustizia, ecc.), e questo può influenzare la motivazione e la produttività dei lavoratori.
      E infine, ma non meno importante, un'altra conseguenza è come ciò possa influire sulla reputazione dell'azienda. In altre parole, la mancanza di controllo, di prevenzione e di individuazione di frodi interne può influire negativamente sulla reputazione dell'azienda, e nei casi più gravi persino sulla fiducia da parte di investitori, clienti o fornitori.

    4. Come affrontare un caso di frode interna

    Prima di tutto, dobbiamo essere chiari sul fatto che la tolleranza “zero” per le frodi interne è la premessa fondamentale che ogni organizzazione deve avere. Di fronte alle frodi interne, l'importante è avere prove sicure e documentate. Inoltre, l’elemento chiave per prendere una decisione è il fatto in sé e non l’ammontare della frode. L'azione energica e immediata dell'azienda in situazioni di frode interna è la migliore misura preventiva, e senza dubbio la migliore decisione aziendale, visto l’incrinarsi del rapporto di fiducia con il dipendente.

    Detto questo, una volta che la società è a conoscenza di una sospetta frode interna, deve attivare un protocollo specifico per questi casi, già debitamente definito. 

    Vediamo i passi che un protocollo d'azione dovrebbe avere: 

    • Il Dipartimento o la persona che ha la funzione di trattare i casi di frode interna (deve essere definito nell'organigramma e nella definizione delle funzioni), è chi centralizza tutte le informazioni e dovrà svolgere:
      • Indagine: sarà necessario svolgere un'indagine approfondita del caso, analizzata e documentata. La fase di indagine non sarà completata fino a quando non sarà ragionevolmente certo che il collaboratore sia colpevole o non colpevole.
      • Colloquio personale: sarà necessario fissare un colloquio con il collaboratore durante il quale gli verrà fornita tutta la documentazione e i fatti oggettivi rilevati durante l'indagine.
      • Rapporto: sarà necessario redigere un rapporto completo dell'indagine e presentarlo alla Commissione Disciplinare o, in mancanza, al dipartimento designato. Questo rapporto deve essere redatto sulla base di fatti oggettivi e documentati.
    • La Commissione disciplinare, o chi per essa, sulla base della relazione e della dichiarazione dei fatti e del fascicolo disciplinare, deve emettere una sanzione:
      • Stabilire misure disciplinari.
      • Licenziamento.
      • Aprire un processo penale.
      • Aprire un processo civile.
      • Richiedere il rimborso dell'assicurazione già stipulata.
      • Continuare l'indagine, attuando nuove procedure.

    A seconda della gravità e degli elementi oggettivi di colpevolezza, è consigliabile pensare ad un congedo retribuito fino alla fine dell'intero processo.

    Oltre ai provvedimenti sarà importante implementare nuovi processi di business e di controllo.

    È molto importante che tutte le aziende abbiano:

    • Protocolli d'azione per i casi di frode interna.
    • Una metodologia per gestire l’indagine, il colloquio e la stesura dei rapporti.

    Persone altamente qualificate per ricoprire questo ruolo.

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    5. Prevenzione

    Ci sono una varietà di misure e iniziative che le aziende possono attuare per ridurre al minimo le frodi interne. Questo richiede il coinvolgimento di tutti i livelli dell'azienda, poiché tutte le parti hanno un ruolo da svolgere nella prevenzione e nell'individuazione di tali atti.

    Alcune delle misure più importanti da prendere in considerazione possono essere:

    • È essenziale stabilire e definire il quadro normativo che definirà, tra le altre cose, ciò che è e ciò che non è frode interna, il comportamento che ci si aspetta dai membri dell'azienda, ecc. Si tratta di documenti quali le politiche di spesa e i codici etici o di condotta che devono essere a disposizione di tutti i dipendenti. Inoltre, questi documenti devono stabilire il grado di gravità della frode e le misure che saranno adottate sulla base di questa, qualora venga scoperta.
    • I progressi tecnologici consentono alle aziende di disporre di strumenti adeguati per l'individuazione e la prevenzione delle frodi interne. I software per l'automazione e la digitalizzazione della gestione delle spese, come Captio, consentono un controllo dettagliato, spesa per spesa, in modo automatico e immediato, in modo da poter stabilire controlli e prevenire gran parte delle frodi interne.
    • La formazione è fondamentale nella prevenzione delle frodi interne. Un adeguato piano di formazione deve servire per sensibilizzare e allineare tutti i membri alle politiche aziendali.
    • Gli audit sono eccellenti strumenti per individuare le frodi interne che si sono verificate in passato e possono avere un effetto deterrente per prevenire potenziali frodi in futuro.
    • A volte, la frode interna è il modo in cui alcuni lavoratori pensano di compensare le ingiustizie lavorative, reali o presunte, che subiscono. Pertanto, un trattamento equo e paritario di tutti i dipendenti è un'ottima misura, oltre a migliorare l'ambiente di lavoro.
    • È importante stabilire un canale di segnalazione anonimo, che permetta a chiunque voglia segnalare una possibile frode di poterlo fare senza dover dare spiegazioni.

    Tutti i livelli dell'azienda devono essere impegnati allo stesso modo a rispettare le politiche di spesa per prevenire le frodi interne e dare l'esempio.

    6. Rilevazione

    Per affrontare le frodi interne, la piattaforma di gestione delle spese di Captio dispone di un sistema per individuare i tipi di frode sopra menzionati e avere la situazione sotto controllo in ogni momento. Captio consente di controllare e rilevare automaticamente i tickets di viaggio segnalati dai vostri dipendenti che non rispettano le politiche aziendali e sono quindi potenzialmente oggetto di pratiche fraudolente. Captio è una soluzione in grado di individuare molteplici errori o frodi, come la rivelazione di scontrini modificati o di spese effettuate durante le ferie, che un lavoratore può fare quando usufruisce di spese per la mobilità e rilevare i casi fin dal principio per evitare la presenza di frodi all'interno dell'azienda.

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