Per ogni attività imprenditoriale, come gestire contabilità azienda è un punto fondamentale capace di fare la differenza tra un’azienda che genera profitto e una in perdita.
In aggiunta, contabilità e fiscalità sono due concetti strettamente connessi tra loro: una contabilità precisa delle spese e delle entrate permetterà di gestire meglio anche la fiscalità corrispondente dell’azienda.
Come tenere la contabilità nel modo migliore, evitando di commettere errori e di perdere tempo?
Lo illustreremo nel dettaglio nei paragrafi che seguono, con alcuni consigli pratici per gestire al meglio questo aspetto cruciale per tutti i tipi di attività.
Il controllo delle spese
Il primo punto da considerare per portare la contabilità di un’azienda alla massima semplicità è quello relativo ai costi. Potrebbe accadere che alcuni costi possano passare inosservati senza volerlo; è il caso per esempio di quelli di un viaggio aziendale, delle spese correlate o dei piccoli importi pagati in contanti.
Tutti i costi sono importanti, anche quelli più piccoli: essere scrupolosi su questo aspetto è fondamentale per una contabilità impeccabile.
In aggiunta, è necessario essere certi di aver inserito ogni registrazione contabile nel conto corrispondente, considerando anche la corretta applicazione dell’IVA.
L’importanza dell’archivio
Il secondo consiglio su come tenere la contabilità riguarda l’archivio: fatture, ricevute e altri documenti giustificativi devono essere reperibili, ordinati e sempre aggiornati per non rischiare di perdere nessun costo.
I documenti devono essere conservati per alcuni anni ai fini fiscali. Per esempio, le ricevute dei costi sui quali si è detratta la quota dell’IVA devono essere disponibili per l’Agenzia delle Entrate come minimo per quattro anni oltre all’esercizio in corso.
Da questo punto di vista la fatturazione elettronica ha dato una grossa spinta alla semplificazione della gestione fiscale e contabile; tuttavia è comunque necessario prestare la dovuta attenzione al corretto conteggio di tutte le fatture, anche se di piccolo importo.
Attenzione all’IVA non deducibile
Un aspetto fondamentale quanto i precedenti è quello relativo ai casi di IVA deducibile e non deducibile, elementi spesso fonte di errore nella corretta gestione della contabilità.
A questo proposito va inoltre considerato che un costo deducibile in linea teorica potrebbe non esserlo in assenza della ricevuta o se la ricevuta non è corretta.
L’importanza di un consulente
Anche quando tutto è in ordine e ben contabilizzato, potrebbero sorgere dei dubbi, soprattutto per operazioni particolari o non abituali: in questi casi è sempre consigliato ricorrere ad un consulente capace di affiancare l’azienda in tutti i procedimenti contabili.
Gestione della contabilità e tempi
Nonostante fino ad ora abbiamo parlato di come gestire contabilità azienda in termini generali, un aspetto importante da considerare è il tempo della gestione, o meglio, la periodicità della stessa.
Fondamentale da questo punto di vista è stabilire una periodicità da rispettare per il controllo dei costi e la gestione fiscale. In Italia non esiste una legge specifica a riguardo: ogni azienda può procedere secondo le proprie preferenze.
Ecco alcuni periodi temporali tipici per le aziende di ogni dimensione, da considerare per agevolare la tenuta fiscale e contabile.
In particolare parleremo di contabilità:
- mensile
- trimestrale
- semestrale
- ad alta frequenza
Controllo mensile della contabilità dei costi
Un controllo mensile fornisce il margine di tempo minimo per assicurarsi che la contabilità dei costi sia stata eseguita correttamente, individuare eventuali errori o discrepanze e agire di conseguenza.
Si potrebbe far coincidere questo controllo con il momento in cui i dipendenti consegnano la nota spese e approfittarne per un controllo in merito alla conformità delle stesse alla politica delle spese dell’azienda e ai budget stabiliti.
Controllo trimestrale dei costi
La seconda opzione consiste nell’effettuare il monitoraggio della contabilità dei costi con cadenza trimestrale. In questo caso, il compito di controllare la contabilità dei costi si ripeterà quindi quattro volte all'anno.
È consigliabile evitare i periodi che coincidono con i momenti di maggiore lavoro per il dipartimento fiscale e contabile, come la fine dell'anno.
Il controllo semestrale della contabilità dei costi
Con questa terza opzione, il controllo della contabilità dei costi viene svolto solo due volte all’anno. Il limite maggiore di questo tipo di controllo è che le irregolarità e le discrepanze accumulate durante i sei mesi precedenti potrebbero essere numerose e potrebbe quindi risultare difficile risolverle rapidamente.
Il controllo costante
Oltre a queste tre opzioni, grazie alla tecnologia, è possibile optare per una quarta soluzione, che prevede controlli più frequenti. Questa modalità permette di rilevare irregolarità e deviazioni in modo quasi istantaneo, facilitando quindi il processo di risoluzione.
Il controllo frequente sarebbe però impossibile senza l’accesso immediato alle informazioni sulle spese e dei costi generati.
A questo scopo sono state progettate ed implementate tecnologie come quelle proposte da Captio: questa applicazione permette in particolare di controllare e classificare in modo istantaneo le spese, come ad esempio quelle relative ai viaggi aziendali effettuate dai lavoratori.
A prescindere dalla scelta o meno di soluzioni tecnologiche, il consiglio sempre valido è quello di adottare una periodicità frequente, soprattutto per il controllo delle spese; si tratta dell’unico modo per individuare e risolvere in modo più efficiente deviazioni e irregolarità.
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