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    App nota spese: perché serve davvero

    Nota spese timer 4 min.
    Alessandra Belotti
    get_app  Scarica l'infografica Sui passi falsi della nota spese

    La gestione delle spese aziendali può essere un compito molto complicato se non si dispone di strumenti che aiutino a ordinare le informazioni e ad automatizzare i processi. In questo articolo vi spiegheremo perché le appa nota spese possano essere la soluzione per il controllo delle spese aziendali.

    Inizieremo dal chiarire cosa si intenda con app di nota spese; elencheremo in seguito i vantaggi principali di questi strumenti.

    Parleremo di come un app gestione spese aziendali possa essere utile anche per ottimizzare i tempi e concluderemo con il suggerimento di un’applicazione pensata appositamente per questo motivo.

    Iniziamo però dal delimitare il campo e chiariamo cosa sia un’app per nota spese.

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    Cos’è un’app nota spese?

    Si tratta di un'applicazione che si può utilizzare da un dispositivo portatile o da computer, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo per gestire le note spesa di un'azienda e tenere sempre sotto controllo dati e numeri relativi ad uscite e rimborsi spese. 

    Esistono diversi tipi di applicazioni di questo tipo; possono essere focalizzate sul mondo degli affari o anche sulla vita domestica. Pur cambiando funzioni e complessità, non cambia però il concetto di base di questi strumenti. Lasciamo però da parte questa seconda tipologia.

    Le app nota spese aziendali

    Le applicazioni per le spese aziendali fanno parte di un processo di trasformazione digitale che ha influenzato in generale la gestione aziendale nell’ottica di una sempre maggiore innovazione. 

    La digitalizzazione dei processi ha permesso di risparmiare enormi quantità di tempo e fatica nella forza lavoro, permettendo di liberare risorse e tempo a favore dei processi decisionali e creativi. 

    Ma oltre a ciò, perché un’app nota spese può essere realmente vantaggiosa? Ecco i motivi più significativi.

    I vantaggi dell'utilizzo di un'app per le spese aziendali

    Tra i vantaggi più visibili nell’utilizzo di un'applicazione per la nota spese, troviamo:

    • gestione dei rimborsi chilometrici e dei fringe benefit
    • recupero IVA e fatture elettroniche
    • gestione delle spese di viaggio
    • gestione delle spese quotidiane

    Analizziamo meglio questi vantaggi. 

    Gestione delle spese auto

    In passato, molte aziende erano costrette a calcolare manualmente i costi chilometrici per i viaggi effettuati dai loro dipendenti, ma grazie alle app per il controllo dei costi questo compito è stato automatizzato. 

    Le applicazioni in questo campo sono molte e ogni applicazione ha funzioni diverse. In alcune, per esempio, è possibile inserire in anticipo un pianificatore di percorso per calcolare automaticamente quale sarà il rimborso.

    IVA e fatture elettroniche

    Il recupero dell'IVA è complesso perché bisogna prima avere a disposizione tutte le fatture, anche future. Ci sono molti modi per eseguire questa gestione e le app nota spese optano per diverse modalità, ma sempre con lo stesso obiettivo: rendere il processo più facile e a prova di errore.

    Spese di viaggi e trasferte

    I viaggi d'affari spesso sono complessi da gestire, magari per mancate rendicontazioni o ritardi nelle stesse. Grazie alle app per nota spese end-to-end è possibile prenotare voli, hotel e viaggi dalla stessa piattaforma usata e registrare tutte le spese nella stessa app, senza perdite di tempo.  

    Spese aziendali ordinarie

    Nell’attività quotidiana, è frequente che vengano sostenute spese per conto dell’azienda (ad esempio acquisto di materiali, corse in taxi, pasti di lavoro) che ora, attraverso le applicazioni, possono essere presentate, giustificate e rimborsate in pochi minuti. 

    Un ulteriore vantaggio di questo tipo di applicazioni è quello di poter pianificare e controllare le spese, generando in automatico una note spesa per l’archivio contabile. 

    app nota spese

    L’app nota spese Captio 

    Fino ad ora abbiamo parlato di app nota spese in generale; Captio ha sviluppato una soluzione pensata per rispondere a tutte le esigenze descritte in precedenza, con un'applicazione progettata per adattarsi alla politica di spesa di ogni organizzazione e capace di integrarsi con i sistemi già esistenti (sistemi payroll o ERP).

    Con l’app Captio è possibile fotografare le spese, rendendo quindi superflua la presentazione dei giustificativi cartacei. 

    Grazie a Captio, è possibile creare note spesa suddivise per progetti, ad hoc o per area e poterle supervisionare in ogni momento. 

    Il tempo è denaro

    Soprattutto in ambito corporate, questo proverbio è un principio irrinunciabile. Trovare nuovi modi di semplificare i compiti quotidiani riducendo i tempi di implementazione e le risorse impiegate può fare la vera differenza per ottimizzare i processi e risparmiare denaro.

    L’app di nota spese è uno strumento utile anche nella gestione delle spese di viaggio. Con Captio, tutte le fasi di approvazione e gestione delle spese sono automatizzate, riducendo i tempi e le possibilità di errore.

    È bene sottolineare che moltissimo tempo viene perso a causa degli errori commessi. Fare degli sbagli è normale, ma anche piccole imprecisioni possono compromette tutto il processo, che quindi deve essere rifatto da capo. Inoltre, controllare che non siano stati commessi errori nei passaggi precedenti può richiedere ulteriore tempo.

    Captio aumenta la produttività del team, perché tutti i compiti legati alla compilazione e al controllo della nota spese vengono automatizzati. I dipendenti hanno il tempo di dedicarsi ad attività più produttive per l’azienda.  

    Anche la gestione può diventare più semplice: tramite questa app è possibile verificare in tempo reale il rispetto dei criteri di spesa.

    Captio aiuta le aziende e i loro dipendenti a controllare meglio i costi e scoprire nuove opportunità di risparmio, come ci racconta il caso di successo di Schindler Spagna

    Il software integra il processo di gestione delle spese in un unico flusso, senza documenti, senza operazioni manuali, senza errori e senza frodi. Tutto può essere gestito con più facilità ed efficienza. E le spese aziendali sono monitorate in modo immediato e scrupoloso.

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