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    Tre trucchi per adottare una politica di spese nelle grandi imprese

    travel policy timer 3 min.
    Alessandra Belotti
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    Ogni viaggio d'affari costa alle aziende italiane in media più di 700 euro, che rappresenta una spesa media annua di quasi 70.000 euro. Questo numero aumenta quando si tratta di aziende con più di 150 dipendenti, pertanto, è necessario adottare misure per risparmiare sui costi.

    Stabilire un budget, controllare le fatture, scrivere report, negoziare con i fornitori e gestire con attenzione le prenotazioni per ottenere le tariffe più economiche, sono i primi passi da compiere per controllare le spese di viaggio. Tuttavia, un’esigenza davvero essenziale oggi è la necessità di implementare politiche di viaggio aziendali all’interno del comparto aziendale e, dunque, tra i dipendenti.

    Vuoi sapere come puoi attuare queste politiche di spesa? Ti suggeriamo di iniziare eseguendo 3 azioni:

    Nuevo llamado a la acción

    1. Consentire l’uso di SBT

    È positivo che le aziende abbiano dipendenti che negoziano con i fornitori e raggiungano accordi per beneficiare di sconti su biglietti aerei e hotel, tuttavia questo non è abbastanza. Sempre più grandi aziende utilizzano gli SBT (Self Booking Tools), ovvero strumenti di prenotazione autonoma online che consentono ai lavoratori di prenotare i propri viaggi. Ciò è incredibilmente efficace, dal momento che è il dipendente a scegliere le ore e le sistemazioni che meglio si adattano alle sue esigenze.

    Ti è mai capitato che ti sia stato riservato un hotel lontano dal luogo in cui si svolge l'evento? Di conseguenza, hai dovuto prendere dei taxi, comportando così una spesa extra per la tua azienda. Questo è solo un esempio di cosa si può evitare se si lascia che sia il lavoratore stesso a gestire le sue prenotazioni.

    politiche aziendali

    2. La chiave è nelle carte aziendali

    Tuttavia, sono ancora tante le aziende, anche di grandi dimensioni, che mettono a disposizione dei propri dipendenti i soldi per pagare le spese di trasferta aziendale. Questa misura implica che si perda denaro in cambi di valuta, biglietti che si perdono, o in anticipi che non vengono calcolati quando è il momento di pagare le indennità. Inoltre, il lavoratore perde tempo prezioso raccogliendo ricevute per compilare note spese.

    Un modo semplice di facilitare le cose e che aiuta a controllare meglio le spese aziendali sono le carte aziendali con il controllo delle spese in tempo reale. Esiste la possibilità che i dipendenti di una società siano i titolari di dette carte che servono come mezzo di pagamento per le spese necessarie durante i loro viaggi o per le loro spese di rappresentanza. Con le carte si eliminano gli anticipi, le spese sono più controllate perché si ha accesso in ogni momento a ciascuno dei movimenti effettuati, con luogo, data e ora su una piattaforma online.

    Inoltre, le carte aziendali verificano che ogni spesa aderisce alla politica interna dell'azienda con avvisi automatici. In questo modo, gli amministratori ricevono una notifica in tempo reale se i dati non sono corretti o non sono conformi ai regolamenti aziendali.

    3. Utilizza piattaforme di controllo delle spese


    Tutte le politiche di spesa delle grandi aziende dovrebbero includere piattaforme di controllo delle spese. Queste rappresentano il modo più semplice per garantire che i tuoi dipendenti rispettino la politica di viaggio della tua azienda. Strumenti come Emburse Captio consentono di stabilire controlli e impostare avvisi automatici per tutte le spese che violano la politica delle spese di viaggio aziendali.

    In questo modo, l'utente designato come supervisore riceverà note spese periodiche che può approvare, approvare parzialmente o rifiutare a seconda che rispettino o meno la politica di spesa dell'azienda.

    Inoltre, l'automazione della pianificazione dei programmi di viaggio o la misurazione e l'analisi delle spese automatizzate, sono alcune delle funzionalità che consentono di individuare aree di miglioramento o di risparmio.

    Con queste piattaforme, quindi, è molto più difficile che si verifichino le frodi interne più comuni, come il caricamento di spese sostenute nel fine settimana o il caricamento di biglietti duplicati.

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