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    Travel for business: come sono cambiati i viaggi di affari?

    viaggio di lavoro timer 4 min.
    Alessandra Belotti
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    Cosa si intende per travel for business e quali sono le tendenze in questo campo? Ecco come sono cambiati i viaggi di lavoro.

    Politiche di viaggio

    Dai viaggi d'affari al travel for business

    Il concetto di viaggio d'affari è stato da tempo superato a favore del concetto di travel for business. La traduzione letterale potrebbe far apparire i due concetti come sinonimi, ma in realtà non è così.

    Per travel for business infatti si intende non solo il viaggio di lavoro, ma anche tutto ciò che ad esso è collegato, a partire dall'organizzazione di viaggi e trasferte, fino agli aspetti collegati al viaggio stesso, come le policy aziendali in merito a questo tipo di spostamenti.

    Ma come si distinguono oggi i viaggi per affari? 

    Viaggi d'affari e non solo

    Il viaggio d'affari in senso classico, cioè lo spostamento dei dipendenti per partecipare ad eventi o incontri con i clienti, è stato presto affiancato da altre tipologie di trasferte anche non direttamente connesse al viaggio di lavoro.

    In quest'ottica vanno intesi i viaggi cosiddetti incentive, ossia quelli organizzati come premio per i collaboratori.

    Un'altra tipologia di viaggio sempre attuale è quella del bleisure, un termine inglese che unisce le parole business e leisure, ossia affari e tempo libero. Si tratta quindi di viaggi che uniscono le finalità connesse al lavoro a quelle dello svago, con la previsione di tempi espressamente dedicati al divertimento del collaboratore. 

    Più recente, anche in seguito ad una maggiore introduzione dello smart working in molte imprese, è invece il turismo d'affari. In questo caso il lavoratore continua a svolgere le proprie mansioni, ma da un luogo diverso rispetto alla sede aziendale o alla propria abitazione. 

    Si tratta in un certo senso di una vacanza che ha però più l'aspetto di un trasferimento per un periodo di tempo più o meno prolungato.

    Queste diverse tipologie di viaggi, fanno già comprendere come l'evoluzione del viaggio d'affari necessitasse di una modalità di organizzazione più complessa rispetto a quella tradizionale, dove entrano in campo fattori diversi, sotto il campo di competenza del travel for business.

    travel for business

    Travel for business, policy sui viaggi e tecnologia 

    È facile dedurre come una gestione più complessa necessitasse di strumenti più adeguati per l'organizzazione complessiva dei viaggi di lavoro.

    Da questo punto di vista l'adozione di una specifica policy aziendale sui viaggi rappresenta un obbligo per poter gestire correttamente gli spostamenti e tutto ciò che ad essi è connesso. 

    Cosa sono le policy di viaggio?

    Per policy di viaggio intendiamo letteralmente le politiche aziendali in merito agli spostamenti; per essere efficaci esse dovranno necessariamente includere le procedure in merito all'organizzazione degli stessi, le modalità di allocazione del budget, le norme per le spese e per il loro rimborso. 

    In quest'ottica si spiega anche la scelta di molte aziende di dotarsi di un travel manager, una figura addetta nello specifico all'organizzazione dei viaggi di lavoro, ma anche alla corretta individuazione delle policy di viaggio aziendali, nonché all'organizzazione e gestione di tutti gli spostamenti connessi all'attività lavorativa, incluse quindi trasferte, rimborsi chilometrici e relativi aspetti finanziari. 

    Quanto detto fino qui rende chiaro quanto l'adozione di strumenti adeguati per l'amministrazione di tutti gli aspetti del travel for business sia indispensabile per una gestione che possa realmente essere definita tale.

    Un supporto in questa direzione è dato sicuramente dagli strumenti informatici di gestione dei viaggi che possano coprire due diversi aspetti: l'organizzazione e la gestione del viaggio.

    Per quanto riguarda l'organizzazione dei viaggi, i programmi più utili in questo senso sono quelli che consentono un'integrazione tra gli strumenti aziendali e quelli per l'orgaznizzazioendi viaggi e spostamenti, a partire dalla possibilità di collegamento con gli strumenti delle agenzie di viaggio.

    Considerando la gestione del viaggio invece, i software pensati per la rendicontazione delle spese di viaggio e per il loro controllo rendono più semplice tutto il lavoro di amministrazione. Questo tipo di strumenti consente infatti di rendicontare le spese in tempo reale, stabilendo anche un tetto di spesa e degli alert nel caso in cui il budget previsto venisse superato o vengano, ad esempio, effettuate spese non preventivate dal travel manager.

    Ancora, questo tipo di piattaforme permette di integrare la gestione degli strumenti di pagamento, come ad esempio le carte prepagate in uso ai dipendenti, con il molteplice vantaggio di controllo della spesa, di amministrazione del budget per i viaggi e di riduzione del rischio di frodi interne.

    Semplificare i viaggi complessi

    Se da un lato abbiamo visto come i viaggi di lavoro siano diventati una realtà sempre più complessa e diversificata nelle sue finalità, dall'altro abbiamo compreso come questa complessità possa essere gestita con l'ausilio degli strumenti più adeguati.

    Il vantaggio derivante dall'utilizzo di questi programmi non è però solo quello della gestione; infatti l'integrazione di tutti gli aspetti del travel for business con gli strumenti aziendali consentirà di inserire tutte le variabili collegate alle spese di viaggio in un'ottica complessiva, con numerosi vantaggi.

    Gli aspetti relativi ai viaggi potranno ad esempio integrare i dati aziendali utilizzati per ottimizzare le spese o il controllo in generale o ancora, potranno essere a disposizione sia del travel manager sia delle altre funzioni aziendali interessate da questo tipo di dati e processi, con un vantaggio complessivo per l'impresa. 

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