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    Trasferte dipendenti: calcolare le spese per la benzina

    Alessandra Belotti
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    Quando il lavoratore dipendente deve intraprendere un viaggio di lavoro con un’auto aziendale, gli viene richiesto di annotarsi tutti i costi sostenuti per la trasferta tra cui le spese della benzina, per lo spostamento in auto.

    Come si esegue quindi correttamente il calcolo delle spese per la benzina? Esistono strumenti che rendono più semplice il calcolo e che permettono anche un maggiore controllo da parte del datore di lavoro.

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    Rimborso chilometrico e rimborso spese benzina 

    Il rimborso chilometrico ed il rimborso per le spese della benzina sono due concetti differenti che non bisogna confondere. Se nel caso del rimborso chilometrico vengono considerati una serie di fattori tra cui modello dell’autoveicolo, cavalli, distanza ed il tutto equiparato con le Tabelle ACI, il rimborso delle spese per la benzina riguarda solamente il costo del carburante. 

    La principale differenza tra i due tipi di rimborso è che il primo riguarda il lavoratore dipendente che utilizza un mezzo proprio per la trasferta, mentre il secondo il dipendente che utilizza un veicolo di proprietà dell’azienda. 

    Al dipendente che presente il calcolo delle spese per la benzina spetta un rimborso spese da parte dell’azienda. 

    calcolo spesa benzina

    Come si calcolano le spese per la benzina?

    Come per qualsiasi nota spese, il dipendente ha l’obbligo di conservare tutti gli scontrini e le fatture emesse durante il rifornimento di carburante, validi come giustificativi per i costi sostenuti. L’azienda effettuerà poi un controllo, con i documenti consegnati, sulle spese sostenute e provvederà ad emettere il rimborso spese a favore del lavoratore. 

    In alcuni casi e in accordo con l’azienda, il lavoratore dipendente potrebbe percepire quello che viene definito come “rimborso forfettario”. 

    La prima tipologia di rimborso della quale abbiamo parlato, infatti, è nota come “rimborso analitico”, perché avviene dopo la verifica e analisi dei documenti comprovanti i costi affrontati per l’acquisto della benzina. 

    A differenza della prima tipologia, il rimborso forfettario prevede che venga restituito al proprio collaboratore un ammontare di denaro a “forfait”, e quindi prestabilito anticipatamente dall’azienda. Per la definizione dell’importo corretto è necessario che il datore di lavore faccia riferimento ai contratti collettivi nazionali che danno indicazioni precise in materia. 

    Deducibilità delle spese per la benzina 

    Secondo la normativa, il dipendente ha la possibilità di dedurre o di detrarre l’IVA anche quando anticipa i costi per il rifornimento di carburante, pagando con una propria carta di credito. 

    Ovviamente, bisogna accertarsi di conservare la documentazione cartacea completa (scontrini, fatture) ai fini di rispettare le indicazioni della normativa e di permettere un controllo efficace e corretto da parte del datore di lavoro. 

    In questo caso il rimborso spese che il datore di lavoro destinerà al proprio collaboratore dovrà necessariamente essere fatto con pagamento tracciabile, come un bonifico bancario. 

    Diverso invece è il caso in cui il dipendente anticipi le spese per la benzina con pagamento in contanti e l’azienda provveda al relativo rimborso con bonifico. In questo caso, la normativa non prevede alcuna deducibilità sui costi IVA da parte del dipendente.

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