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    Perché adottare un ERP aziendale e quale scegliere?

    erp timer 5 min.
    Myriam Zanatta
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    Molti programmi di gestione aziendale potrebbero essere adattati alle esigenze della vostra organizzazione, ma dovrete sapere di quale tipo di ERP aziendale avete bisogno in base ai vostri obiettivi aziendali.

    In questa guida vi spiegheremo innanzitutto che cosa significhi l’acronimo ERP. 

    Descriveremo poi i diversi tipi di programmi ERP, spiegando in base a cosa possano differenziarsi. 

    Concluderemo infine parlando di ERP su misura e implementazione.

    Prima di iniziare ad analizzare le diverse tipologie di ERP, spieghiamo che cosa si intenda con questo acronimo.

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    ERP aziendale: acronimo e definizione

    ERP è l’acronimo di enterprise resource planning; indica cioè un sistema di pianificazione delle risorse aziendali. Si tratta in altre parole di un software che permette alle aziende di integrare diverse operazioni all'interno di un unico programma.

    Ciò permette ad esempio di centralizzare le attività di contabilità, produzione, logistica, risorse umane o inventario in un'unica piattaforma da cui gestire contemporaneamente una moltitudine di processi aziendali. 

    Uno dei vantaggi riconosciuti agli ERP è la loro adattabilità alle esigenze di ogni progetto. Ci riferiamo all'implementazione, una possibilità della quale tratteremo però in seguito. 

    Scopriamo ora in che che cosa si differenziano tra loro i programmi ERP.

    Tipi di programmi ERP

    Possiamo stabilire le differenze tra un sistema ERP integrale e un altro considerando quattro aspetti:

    1. design
    2. hosting
    3. struttura
    4. sviluppo

    Analizziamo questi aspetti nello specifico.

    erp aziendale

    Le differenze in base al design

    • Su misura: questa è l'opzione scelta di solito dalle aziende più grandi, che hanno esigenze più complesse, più dipartimenti e anche maggiore budget da investire. Installare un ERP su misura significa poter avere delle funzioni completamente personalizzate e adattate all’azienda, con notevoli vantaggi di gestione. 
    • Predefinito: è il più comune nelle PMI e nelle piccole imprese. Gli ERP aziendali predefiniti hanno una struttura modulare progettata a monte da cui è possibile aggiungere e rimuovere funzioni secondo le proprie esigenze. Questi modelli sono più convenienti e richiedono meno lavoro nell'implementazione dell'ERP. 

    Le differenze di hosting 

    • ERP locale: gli ERP locali sono software allocati sul server dell'azienda. Garantiscono la percezione di una maggiore sicurezza e riservatezza, anche se, di contro, viene  limitato l'uso che può essere fatto del software a seconda del dispositivo in cui lo si è installato. 
    • ERP in cloud: questi programmi di gestione aziendale sono ospitati su server esterni, che sono di proprietà del fornitore del software scelto. Come ogni scelta, anche questa ha i suoi vantaggi e i suoi svantaggi: con un ERP cloud si gode di una maggiore agilità per accedere all'ERP aziendale da qualsiasi dispositivo, a condizione che si disponga di una connessione internet. 

    Struttura dell’ERP aziendale

    • ERP orizzontale: un sistema ERP orizzontale è più generico e comprende moduli utili per qualsiasi tipo di azienda, indipendentemente dal suo settore. 
    • ERP verticale: gli ERP verticali sono settoriali, cioè sono progettati per soddisfare le esigenze di un'azienda in un settore specifico: industria, commercio, turismo, alimentazione, ecc. Offrono soluzioni più specifiche, solitamente più costose rispetto ad un sistema orizzontale. 

    Differenze in base allo sviluppo 

    • ERP open source: l'ERP open source è un modello di software libero, basato sulla collaborazione aperta e dove l'utente scarica direttamente il codice sorgente. 
    • ERP a sorgente privata: questi sono i modelli tradizionali a pagamento, chiamati anche ERP proprietari. Il loro utilizzo deve essere pagato tramite licenze o modello SaaS (Software as a Service) ma offrono maggiori garanzie nello sviluppo, nel funzionamento e nella personalizzazione dei moduli, oltre alla possibilità di essere aggiornati periodicamente. 

    Perché implementare un programma di gestione? 

    Il momento dell'implementazione dell'ERP aziendale è uno dei più importanti nell'evoluzione del business, perché segna un salto di qualità nella gestione dei processi che permetterà all’azienda di crescere e di essere più efficiente.

    Le ragioni per implementare un programma di gestione sono molteplici, e le abbiamo già in parte menzionate in precedenza: integrare tutte le informazioni finanziarie in un'unica piattaforma, così come le informazioni dei clienti; standardizzare e accelerare i processi produttivi e gestire con maggiore agilità tutte le procedure delle risorse umane. È evidente quindi quanto sia importante tutto ciò.

    Il tempo medio di implementazione di un ERP è di circa 3-6 mesi, ma a seconda della soluzione adottata, potrebbe essere necessario anche molto meno tempo. 

    Fondamentale è però pianificare e strutturare il processo, per il quale si consiglia di ricorrere a una consulenza esterna (a meno che la vostra azienda non disponga già di un team informatico con sufficiente conoscenza della materia). 

    Queste sono le fasi di implementazione di un ERP:

    • Organizzazione: per iniziare, è necessario determinare quali risorse saranno destinate all'implementazione, coordinare tutte le persone coinvolte nel compito e definire i ruoli e le responsabilità di ciascuno.
    • Shaping: capire il business. Far comprendere le dinamiche aziendali alla realtà esterna che realizzerà l'implementazione in merito ad aspettative, processi e risultati. 
    • Parametrizzazione: ossia la fase di configurazione dello strumento in base ai parametri che sono stati definiti durante lo shaping. 
    • Preparazione finale: questa è la fase che precede l'implementazione dell'ERP, in cui tutte le tematiche trattate vengono riviste e rese definitive. 
    • Partenza (go live): avvio del nuovo programma di gestione. Questo è il momento in cui viene attivato e l'azienda inizia ad utilizzarlo e integrarlo nelle operazioni abituali.
    • Controllo del progetto: dopo la messa in azione, non termina l'implementazione dell’ERP aziendale. Bisognerà infatti controllare che la piattaforma funzioni, analizzare il suo sviluppo, identificare e correggere gli errori e mettere in atto tutti i correttivi necessari al perfetto funzionamento.

    Una volta che il programma di gestione sarà stato installato e messo a punto, è consigliabile aggiungere altri software che possano semplificare e ottimizzare ulteriormente la gestione aziendale complessiva.

    Un esempio è Captio: uno strumento per la gestione delle spese dei dipendenti dell'azienda che può essere integrato efficacemente con qualsiasi ERP.

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