La produttività aziendale deriva da un’efficiente pianificazione del lavoro e gestione del tempo. Solo organizzando con efficacia priorità, orari e scadenze, è possibile ottimizzare il tempo. Ma cosa significa ottimizzare? Ecco che interviene il time management.
Il time management è la gestione del tempo di lavoro in tutti i suoi aspetti: dalla comprensione dei tempi di lavoro, alla pianificazione, fino all’esecuzione.
Il principio di base è uno solo: svolgere ogni attività al meglio ma nel minor tempo possibile. Per farlo è possibile ricorre ad alcune tecniche ed a degli strumenti specifici.
Approfondiamo tutti questi aspetti, con alcune idee e suggerimenti utili.
Time management: ecco come organizzare il tempo in azienda
Prima di spiegare come organizzare il tempo aziendale, iniziamo dal definire cosa si intenda per gestione del tempo.
Che cos’è il Time Management
Il time management è un processo di pianificazione e controllo del tempo per ottimizzare le attività aziendali con il fine di aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività. Il time management può essere migliorato attraverso l’uso di competenze, strumenti e tecniche.
Qual è il primo step del time management
Prima di occuparci di tecniche e strumenti è utile scoprire il primo step del time management: scoprire come viene impiegato il tempo. Per ottimizzare qualsiasi attività infatti, è necessario capire a fondo come essa venga svolta.
Questo vale anche per il tempo: sia che si tratti di attività individuali, sia di processi aziendali, il primo passo sarà quindi fotografare l’utilizzo del tempo in ogni suo dettaglio. Per fare ciò molto utile è il ricorso ad un programma di tracciamento del tempo, che consenta di suddividere le attività per tipologia e di dettagliare il più possibile la mansione svolta in quel preciso arco temporale.
Dopo aver compreso quali siano i tempi di lavoro, è possibile passare all'applicazione vera e propria delle tecniche di gestione del tempo stesso.
Tecniche di time management
Per gestire il tempo in modo ottimale, può essere utile classificare con le lettere A, B e C, le diverse attività da svolgere, classificandole in:
ABC
- A = importanti e urgenti
- B = importanti, ma non urgenti
- C = né importanti, né urgenti
Successivamente, è consigliato individuare le attività che richiedono meno tempo e svolgerle per prime. Secondo il principio di Pareto, infatti, è possibile ottenere l’80% del risultato con il 20% dello sforzo. Solo alla fine si possono svolgere le attività che richiedono più tempo, ma a quel punto l'80% del lavoro sarà stato già svolto.
La tecnica del pomodoro
La tecnica del pomodoro è una tecnica utile per contrastare l’istinto a procrastinare, mantenere alta la concentrazione e aumentare la produttività sul lavoro. Il principio su cui si basa questa tecnica è l’idea che ogni attività possa essere suddivisa in piccole sequenze di tempo, ciascuna delle quali viene intervallata dalla successiva da una breve pausa di 5 minuti.
È infatti fisiologico che il nostro cervello si senta stanco e abbia bisogno di brevi pause per ricaricarsi. Queste pause sono appunto finalizzate a dare energia al cervello. In cosa consiste questa tecnica? Viene usato un timer per alternare 25 minuti di impegno nello svolgimento di un compito al massimo della concentrazione a 5 minuti di pausa.
La matrice di Eisenhower
Un’altra pratica di gestione del tempo particolarmente diffusa è la matrice di Eisenhower. Una frase attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è la seguente:
“Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”
Vale a dire: le attività urgenti sono le cose che pensi debbano essere svolte immediatamente, come le e-mail e le telefonate. Le attività importanti, invece, sono quelle rilevanti nel lungo termine, capaci di accrescere il nostro valore e di condurci verso gli obiettivi.
Capire se un compito da svolgere appartiene alla prima o alla seconda tipologia però non sempre è facile. Il metodo Eisenhower serve proprio per fare chiarezza su questo. La matrice di Eisenhower si divide in quattro quadranti, che classificano le attività da svolgere in funzione della loro urgenza e importanza:
- Quadrante 1 – importante/urgente: fa riferimento alle cose da fare subito. Nel quadrante 1 troviamo le azioni che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili. Per esempio, progetti in scadenza, telefonate i clienti.
- Quadrante 2 – importante/non urgente: comprende quelle azioni da svolgere personalmente ma che possono essere rimandate. È il quadrante relativo alle azioni importanti ma non urgenti mirate al miglioramento personale, come i corsi di aggiornamento o la definizione di nuove strategie operative da mettere in pratica.
- Quadrante 3 – non importante/urgente: implica quelle attività che potrebbero essere delegate. Per esempio, riunioni a cui non è indispensabile essere presenti.
- Quadrante 4 – non importante/non urgente: fa riferimento alle attività superflue che potrebbero essere eliminate, come le attività banali o le distrazioni che rischiano di diventare scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente.
Suddividendo le attività in questi quadranti è possibile organizzare il flusso di lavoro con maggiore facilità.
Queste tecniche possono essere applicate alla gestione del tempo anche con l’ausilio di alcuni strumenti utili per ottimizzare ancora di più i processi ed i tempi di lavoro.
Gli strumenti indispensabili per il time management
Software di task management
Esistono molti software e app di time management, più o meno complessi. Tra i più efficaci citiamo Jira, uno strumento che permette la collaborazione tra più persone, con le funzioni di pianificare, monitorare il lavoro e ottimizzare i ritmi di esecuzione. Consente inoltre di estrarre dei report per ottimizzare ancora di più tutti i processi di lavoro, del singolo o del team.
Software per ridurre le distrazioni
Le distrazioni sono acerrime nemiche dell’organizzazione del tempo. Alcune sono difficili da evitare, come l’urgenza che scombina i piani o il collega che chiede l’aiuto su un determinato progetto. Altre, invece, possono essere gestite con maggiore facilità. Un aiuto in questo senso può venire da app come SelfControl che, per il tempo stabilito, impedisce l’accesso ai siti inseriti in una black list scelta dall'utente
Software per monitorare lo svolgimento dell’attività
Spesso non ci si rende conto di come il tempo venga impiegato realmente. Per qualche motivo, task che richiederebbero pochi minuti per essere completate finiscono per richiedere troppo tempo, magari sottraendo tempo ai progetti che necessiterebbero di più tempo. App come Toggl consentono di monitorare lo svolgimento delle attività in tempo reale ed esportarlo nelle diverse integrazioni di app, permettendo agli utenti di tenere traccia del tempo speso per i progetti.
Questo tipo di programmi sono inoltre molto utili anche in fase di pianificazione iniziale (quella che abbiamo descritto in precedenza come time management primo step), proprio per comprendere dove il tempo venga impiegato maggiormente.
Il time management in sintesi
Riassumendo, per un perfetto time management, consigliamo di:
- comprendere come il tempo venga utilizzato
- applicare una tecnica di gestione del tempo
- analizzare i risultati
- migliorare i processi più dispendiosi (anche con l’aiuto degli strumenti giusti)
Non tutte le tecniche e gli strumenti sono adatti per ogni team o persona, ma dedicare il giusto tempo a scoprire quella più adatta alle proprie necessità è un investimento che verrà ampiamente ricompensato.
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