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    6 tappe per cambiare il sistema di gestione delle spese

    gestione spese timer 5 min.
    Myriam Zanatta
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    Il passaggio a un nuovo sistema di gestione delle spese porterà ordine e controllo al ritmo degli affari della tua azienda.  In questo articolo ti mostreremo sei tappe per raggiungere il cambiamento che stai cercando, non perdertelo!

    Tutte le aziende hanno un limite al livello di frustrazione che sono disposte a tollerare nei sistemi che usano per tenere il passo con il loro business. Quanto a lungo si possono sopportare esperienze utente noiose, termini contrattuali oppressivi e fatturazione inaffidabile prima di dire "basta"? Al di là dei risultati di base della soluzione, cosa ottieni dal tuo investimento? Dov'è il valore aggiunto? Puoi pensare che sia solo un altro numero di conto, e, quando hai bisogno di aiuto, ti accorgi che è stato appositamente costruito un muro per tenerti lontano dal supporto di cui hai bisogno per risolvere il problema.

    Capire che è il momento di cambiare richiede riflessione e accettazione. Tuttavia, all'inizio, intraprendere un cambiamento può sembrare sconvolgente, indipendentemente da quanto l'azienda possa essere preparata per tale cambiamento. Ecco sei tappe per rendere il cambiamento il più naturale possibile.

    Agilità nella gestione delle spese

    1. Rivedere l'attuale contratto

    Le scritte in piccolo sono di solito l'ultima cosa che leggiamo, se le leggiamo addirittura, anche se dovrebbero essere il primo punto di attenzione durante la lettura. Rivedi il tuo contratto e osserva:

    • Quando deve essere rinnovato?
    • Quali sono le spese ricorrenti?
    • Ti viene addebitato il costo della creazione dei rapporti?
    • Quanto ti viene addebitato per l'invio o la revisione dei rapporti?
    • Cosa succede se un rapporto deve essere corretto?
    • Ci sono dei sovrapprezzi?
    • Paghi costi extra per l’assistenza o la formazione?
    • Quali sono i costi aggiuntivi da pagare per rescindere il contratto?

    Informati su cosa comporta contrattualmente il cambio per conoscere i tempi e i costi.

    gestione spese aziendali

    2. Condurre un sondaggio tra gli utenti


    Ci sono molti esempi per giustificare che il sentimento di frustrazione non è un caso isolato. Un tale malessere provoca spesso un effetto domino che può andare oltre i confini dell’ufficio amministativo. Se decidi di cambiare la tua soluzione di gestione delle spese, devi sapere cosa non funziona, in modo da poterlo evitare e correggerlo con quella che la sostituirà.

    Dovresti chiedere alle parti interessate di inviare un sondaggio a tutti i reparti per avere una panoramica delle prestazioni della soluzione. Concentrati poi sugli utenti più comuni e importanti, così come sugli amministratori. In questo modo, capirai cosa funziona e cosa no da entrambi i lati del processo di lavoro, grazie all'opinione delle persone che vi sono coinvolte. Questa è la tua opportunità per condividere ciò che pensi possa facilitare il processo di lavoro. È anche un'opportunità per individuare dove si potrebbero apportare miglioramenti per aumentare l'efficienza del processo.

    3. Dare priorità all'essenziale

    I commenti raccolti nel sondaggio servono come base logica per una matrice dei bisogni. Alcune persone stilano una semplice checklist a partire dai commenti ricevuti, con bisogni e desideri realizzabili. Altre vanno oltre e classificano le caratteristiche o le funzioni desiderate in termini di opzioni di soluzione. 

    Alcune delle funzioni e dei servizi più desiderati in una soluzione includono:

    • Automazione della generazione di rapporti
    • Autocompletamento dell'analisi delle ricevute
    • Accesso da qualsiasi luogo
    • Interfaccia facile da usare
    • Accesso all'assistenza utile
    • Funzionalità mobile
    • Pagamento internazionale

    Indipendentemente da come vengono sintetizzate le risposte al sondaggio, le conoscenze acquisite faciliteranno la scelta dei possibili sostituti.

    4. Individuare alternative

    Siamo più connessi che mai. Siamo solo a pochi tasti di distanza dalle esperienze di altri colleghi o da lunghe liste di commenti di altri utenti. Affidati a loro per creare un breve elenco di alternative valide. È comune per gli sviluppatori di soluzioni rendere disponibili delle demo per i test pubblici. Questa è una grande opportunità per vedere il software in azione e, se possibile, porre domande che possono restringere il campo e mostrare possibili difetti.

    Impegnarsi in discussioni con le opzioni che mostrano il maggior potenziale. È anche il momento migliore per riunire un gruppo diversificato di utenti che possono contribuire con la loro esperienza al processo di selezione.

    Più questo gruppo riflette la totalità degli utenti, a tutti i livelli, più sarà vantaggioso.

    5. Riunire e dimostrare

    Utilizza le sessioni dimostrative programmate dal team di vendita delle soluzioni per fare domande. Uno sviluppatore di fiducia deve essere in grado di personalizzare la presentazione in base alle esigenze uniche della tua azienda e darti un ampio spazio di conversazione.

    Non è semplicemente un'opportunità per vedere il software in azione, ma anche per dare una nuova dimensione alle prime impressioni. Chiedi allo sviluppatore circa l'implementazione della soluzione, l’assistenza, le integrazioni, la formazione degli utenti, l'uptime, i flussi di lavoro: in generale, tutto ciò che contribuisce al successo della sua adozione e che dimostra che si adatterà alla crescita del tuo business.

    Affidati all'input del tuo gruppo di utenti per ottenere prospettive specifiche, in quanto può essere utile per verificare le affermazioni degli sviluppatori, testare la funzionalità della soluzione o chiedere informazioni su presupposti che potresti aver trascurato. Sarà la tua arma segreta per trovare la soluzione perfetta per la tua azienda.

    6. Scegliere saggiamente

    A questo punto, avrai visto innumerevoli demo di diverse soluzioni. Tu e il tuo team avete già esaminato diverse alternative per vedere quale si adatta meglio ai processi dell'azienda. L'elenco è sempre più corto. È il momento di introdurre i migliori per mettere fine alla frustrazione.

    In questo caso, più semplice è, meglio è. Limita il numero di fornitori che presenterai al CFO e agli altri manager interessati. Ti hanno assunto perché si fidano della tua accuratezza e del tuo buon giudizio. Per contestualizzare la tua scelta, presenta i pro e i contro dei candidati finali a seconda di come si applicano all'azienda.

    Indipendentemente da quale sia il fornitore vincente, devi essere sicuro che è stato selezionato con una piena comprensione della tua capacità di affrontare le frustrazioni esistenti. Tutto il lavoro fatto prima di prendere la decisione porterà alla scelta di un nuovo sistema in sostituzione che offra la facilità e la semplicità desiderate.

    Se desideri maggiori informazioni su una qualsiasi delle tappe di cui sopra, contattaci. IT-CTA-solicita-demo

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