Quando i dipendenti, per svolgere il proprio lavoro, devono partire per una trasferta, le aziende possono rimborsarli delle spese sostenute durante il viaggio attraverso tre modalità: il rimborso spese a piè di lista, il rimborso spese forfettario e il rimborso spese misto.
La nota spese è il documento che il lavoratore deve compilare per chiedere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta di lavoro.
È un processo molto diffuso in quasi tutte le aziende, ma spesso viene preso sottogamba. Eppure, la gestione della nota spese, se ottimizzata in modo efficace, può offrire numerosi benefici all’azienda. Ad esempio, permette di controllare meglio i flussi di cassa, ridurre gli errori, effettuare previsioni finanziarie migliori e ottimizzare le trattative con i fornitori.
Non solo gestione e revisione della nota spese. Captio facilita anche il processo di contabilizzazione, in modo da garantire un supporto completo, a 360°. Perché con Captio il processo di gestione delle spese di viaggio non è isolato, ma si integra in un unico flusso, dalla creazione della nota spese fino alla sua contabilizzazione.
Le spese di viaggio costituiscono una delle voci di costo più importanti per le aziende. Per questo motivo è fondamentale predisporre una gestione adeguata in ogni fase, dal controllo dell’attinenza alla travel policy aziendale al trattamento fiscale.
Tutte le aziende, prima o poi, si ritrovano a dover gestire le note spese dei dipendenti. Può sembrare un processo insignificante e privo di valore, ma non è così. Se svolto in modo corretto è in grado di fornire molti benefici all’azienda.
Una delle tipologie di documento più utilizzate per realizzare e gestire la nota spese è il foglio Excel. È economico, facile da usare, accessibile: sulla carta, sembra la soluzione migliore. Ma è davvero così?
La nota spese può essere un’arma a doppio taglio. Se gestita in modo errato può far perdere tempo e denaro all’azienda, ma con la giusta organizzazione può permettere di risparmiare denaro e ottimizzare i processi. Come? Ecco qualche consiglio utile.
Non esiste un solo tipo di rimborso spese. In realtà, quando si tratta di trasferte, esistono almeno tre categorie di rimborso: l’indennità di trasferta giornaliera, il rimborso spese a piè di lista e il rimborso misto.
Vediamo insieme le loro caratteristiche principali.
La creazione e la gestione della nota spese è un processo lungo, sia per il dipendente che deve compilarla sia per il supervisore che deve controllarla e approvarla. Ma la soluzione esiste. Captio è il software che ti permetterà di rendere il processo più agile, veloce ed efficiente: ecco come.
