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    Le spese straordinarie in un’azienda: quali sono?

    Myriam Zanatta
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    Nella pianificazione della contabilità finanziaria di un'azienda durante l'anno possono comparire spese impreviste che non erano state tenute in conto. Sappiamo cosa sono? Possiamo prevenirle? Perlomeno è importante conoscere le più  comuni.

    La prima cosa che dobbiamo stabilire è una chiara definizione di cosa siano le spese straordinarie. Si tratta di spese eccezionali, insolite e impreviste che non possono essere previste e che si verificano come risultato o come conseguenza di un'attività aziendale. Sono spese di natura non periodica, che si verificano in modo tempestivo e non si prevede una loro ripetizione.

    Qual è la differenza tra spese straordinarie e ordinarie? Per l'appunto, le spese ordinarie aziendali sono l'opposto: afflussi o deflussi di denaro (in contanti o tramite qualsiasi altro metodo di pagamento) che riducono l'utile dell'azienda e sono prevedibili, periodiche e calcolabili in anticipo. Un esempio di spese ordinarie sarebbero le spese fisse: affitto di spazi, buste paga dei lavoratori, bollette di acqua ed elettricità, tasse, ecc.

    Per loro stessa natura, stabilire un elenco di spese straordinarie per la fatturazione di un'azienda è complicato, poiché sono molto diverse e in molti casi dipendono da fattori esterni che non possiamo controllare. Tuttavia, ti lasciamo un elenco di esempi in modo da tenerne conto nella tua attività commerciale e, per quanto possibile, risparmiare un po' di denaro nel caso in cui un giorno compaiano senza preavviso.

    Agilità nella gestione delle spese

    Spese aziendali straordinarie

    • Multe. Ricevere una multa nella nostra azienda per qualche tipo di pratica errata è una spesa imprevista che può verificarsi. È importante pagare le multe nel più breve tempo possibile perché altrimenti la nostra azienda può essere paralizzata, subire danni alla sua reputazione o addirittura essere disabilitata. È anche vero che tutte le ammende dovrebbero essere studiate e, in caso di essere considerate abusive, impugnate.
    • Sanzioni. Le sanzioni per un'attività commerciale si manifestano sotto forma di embargo, ad esempio, o richieste finanziarie per la mancata presentazione di determinati documenti entro il termine prescritto. Puoi sempre richiederli se non sei d'accordo o pagare l'importo corrispondente per risolvere il problema.
    • Incendi. Nessuno si aspetta mai che si verifichi un incendio, quindi il suo avvenimento è l'esempio perfetto di una spesa straordinaria. Un incendio può danneggiare seriamente le nostre infrastrutture, mobili, causare la perdita di informazioni, ecc. e avremo bisogno di un forte investimento economico per riprenderci. Una buona assicurazione ci protegge anche in questi casi.
    • · Inondazioni. Così come gli incendi, le inondazioni arrivano inaspettatamente e danneggiano tavoli, sedie, armadi e danneggiano tutti gli elementi tecnologici che entrano in contatto con l'acqua.

    spese straordinarie

    Spese straordinarie frutto del telelavoro

    La pandemia provocata dal Covid-19 è stata fonte di spese straordinarie per molte aziende, le quali si sono dovute adattare a un nuovo contesto segnato da ERTE e telelavoro. Per poter lavorare correttamente da casa abbiamo bisogno di attrezzature tecniche: computer, schermi, sedie, telefono ... ogni caso è diverso e ogni azienda lo ha gestito al meglio, ma non c'è dubbio che la situazione di reclusione ha generato spese straordinarie in molti settori.

    All'inizio, i dipendenti si sono addossate molte di queste spese extra causate dal Covid-19, ma sono spese rimborsabili di cui l'azienda deve essere responsabile (secondo la sua politica di spesa). Per velocizzare il processo non c'è niente di più utile dello strumento digitale: utilizzare un software di gestione delle spese con cui è sufficiente scattare una foto degli scontrini di acquisto degli esercizi fisici (o caricare il PDF delle fatture di acquisto online) dai quali il software estrae automaticamente le informazioni sulle spese.

    Questo è ciò che si ottiene grazie a Captio, la soluzione digitale che si adatta alla politica di spesa di ogni azienda e risolve spese straordinarie.

    In breve, possiamo affermare che la natura delle spese straordinarie è inaspettata (nessuno avrebbe potuto impedire il Covid-19 un anno fa) e le organizzazioni possono prepararsi solo calcolando le giuste previsioni e disponendo di un proprio "salvadanaio" in cui risparmiare quegli importi necessari da utilizzare quando la situazione lo richiede. Speriamo sempre che le spese straordinarie siano ad un livello minimo, tuttavia esse non possono trovarci impreparati, e questo è da tenere bene a mente! Tutto può succedere nel futuro prossimo, sia nel bene che nel male, per questo incoraggiamo a essere vigile e consapevole di ciò che ti circonda.

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