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    Spese sostenute con carta di credito aziendale: perché è un’ottima idea?

    spese aziendali timer 3 min.
    Myriam Zanatta
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    In questo articolo ci concentreremo sulle spese sostenute con carta di credito aziendale. Scopriremo i principali motivi per i quali l'adozione di una carta di pagamento sia un'ottima idea.

    Inizieremo con lo spiegare il perché l'abbandono del contante a favore delle carte di credito sia una scelta auspicabile in tutte le gestioni aziendali.

    Tratteremo poi dei vantaggi dei pagamenti tramite carta e concluderemo con la possibilità di integrare il conteggio delle spese sostenute con le carte di pagamento aziendali all'interno di un software gestionale.

    Agilità nella gestione delle spese

    Spese sostenute con carta di credito aziendale o contanti?

    Come abbiamo avuto modo di anticipare nell’introduzione, la scelta tra contanti o carte di credito aziendali in una realtà ben gestita dovrebbe orientarsi verso la seconda opzione.

    Perché invece i contanti non sono più adeguati per una gestione ottimale della spesa? I motivi sono molteplici.

    In primo luogo affidare dei contanti a collaboratori e dipendenti significa dover anticipare queste somme. Ne consegue che l'azienda è obbligata a gestire un flusso di cassa importante, aspetto non sempre possibile soprattutto quando le quantità di contante da assegnare sono molto elevate.

    In secondo luogo l’utilizzo dei contanti deve fare necessariamente i conti con i rischi ad esso associati come le possibilità di rapina, furto o di smarrimento da parte del dipendente. Inoltre per le leggi in vigore per il contrasto delle frodi fiscali non è consentito effettuare operazioni elevate tramite contante, fattore che di conseguenza funge da disincentivo nell’adozione di questa modalità di anticipo delle spese.

    Un ulteriore problema legato all'utilizzo dei contanti da parte dei dipendenti potrebbe essere legato ad un utilizzo non consentito delle somme assegnate.

    Perché dunque le spese sostenute con una carta di credito aziendale sarebbero più gestibili?

    spese sostenute con carta di credito aziendale

    L’utilizzo di carte di pagamento aziendali 

    In seguito a quanto abbiamo detto in precedenza, l'utilizzo delle carte di credito aziendali per le spese permette di superare tutti i limiti del contante che abbiamo descritto.

    In aggiunta a ciò, scegliere di adottare una carta potrebbe rivelarsi una scelta vincente anche per la possibilità di posticipare il pagamento della spesa nel caso delle carte di credito vere proprie oppure di allocare un budget prestabilito qualora si scelgano delle carte di pagamento prepagate.

    A prescindere dalla tipologia dello strumento, l'utilizzo di una carta consente di controllare in maniera puntuale e addirittura in tempo reale come vengano utilizzati i fondi aziendali. A seconda del tipo di carta è inoltre possibile usufruire di strumenti per differenziare il budget a disposizione di ogni collaboratore e per il controllo dello stesso.

    Questo non è però l'unico vantaggio che possiamo rilevare nelle spese sostenute con una carta di credito aziendale. 

    Integrazione tra carte di pagamento e sistemi gestionali

    L'adozione di carte di pagamento per la gestione delle spese in azienda può essere ulteriormente semplificata e resa vantaggiosa qualora le carte possano essere integrate agevolmente con i sistemi di contabilità e gestione aziendale.

    I software più avanzati da questo punto di vista permettono infatti di integrare i movimenti effettuati dalle diverse carte di pagamento all'interno di un programma gestionale più complesso.

    Ma cosa significa questa integrazione? In primo luogo questa possibilità riduce il rischio di errore da parte degli addetti alla contabilità sollevandoli da un impegno piuttosto gravoso, cioè quello della rendicontazione delle spese.

    La riduzione del rischio di errore si traduce indirettamente anche in una migliore gestione aziendale e di conseguenza in una riduzione dei costi legati all'amministrazione ed in particolare alla contabilità per questo tipo di spese.


    L'adozione di un software capace di integrare anche le carte aziendali porta infine con sé anche il vantaggio di consentire l'accesso alla rendicontazione di queste spese anche da parte di altri reparti non direttamente coinvolti. In altre parole, la gestione della spesa non diventa più solo di pertinenza dei reparti ai quali fanno riferimento i dipendenti che la sostengono, ma viene inglobata in un modello di gestione a visione più ampia e, di conseguenza, migliorativo. 

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